ООО «Экспресс-Сервис Плюс» разрабатывает единую политику для целей бухгалтерского и налогового учета. У предприятия нет отдельной учетной политики для целей налогообложения.
Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.
Организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля.
Основные этапы документооборота:
- составление и оформление документов;
- движение документов по рабочим местам;
- прием документов в бухгалтерии;
- обработка документов в бухгалтерии;
- сдача документов в архив.
Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляют документы, связанные с их представления и подразделения предприятия, куда представляются документы.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов и их передачу несут лица, составившие документ. Расписание сроков составления представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.
График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работниками, с приложением форм документов и инструкций по их каждому составлению.
Свое назначение графики в учете оправдают только тогда, когда они неуклонно соблюдаются. Поэтому их выполнение должно повседневно контролироваться бухгалтером (руководителем).
Документооборот организуется в соответствии с выбранной структурой бухгалтерии и распределенными между ее сотрудниками.
Общий документооборот предприятия складывается из документо-оборотов каждого вида документов используемых на предприятии. Для каждого документа составляется специальный график (оперрограмма), показывающий стадии прохождения документа и обязанности сотрудников по обработке данного документа. Все документы, поступающие в бухгалтерию, должны быть проверены по форме и содержанию. Документы хранятся по датам, а их передачу в архив обеспечивает бухгалтер (руководитель).
Документооборотом определяются правила и порядок составления и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов. Составление графика документооборота организует бухгалтер. График этот утверждается приказом руководителя предприятия.
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.
Бухгалтерский способ первичного учета при помощи системы бухгалтерских документов постепенно превращается в более многообразную по методологическим приемам и техническим средствам систему первичного учета.
Первичный учет не является самостоятельным видом учета. Он представляет собой обособившийся в отдельную систему способ первичного наблюдения и регистрации первичных данных для всех видов экономической информации вообще.
Бухгалтерский учет предъявляет повышенные требования к первичному учету. Система первичного учета в отличие от документооборота направлена не на создание использования в учетной работе бухгалтерских документов, а на измерение и отражение показателей, характеризующих хозяйственные операции.
Она включает в себя документооборот как один из элементов систем в части тех хозяйственных операций, которые оформляются письменными бухгалтерскими документами вручную или полумеханизированным способом.
Рациональная организация системы первичного учета предполагает:
- исключения избыточных первичных данных, не используемых в процессе их дальнейшей обработки;
- организацию сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций в момент их совершения;
- расширение регистрации первичной информации при помощи датчиков и дисплеев;
- исключение постоянной информации, промежуточных расчетных показателей из первичных данных в них по методу отклонения от норматива, календарного фонда, времени, планового задания;
- введение единой системы кодирования первичных данных и единой системы контроля их достоверности, движения, использования первичных документов.
Система первичного учета в отличие от документооборота направлена не на создание и использование в учетной работе бухгалтерских документов, а на измерение и отражение показателей, характеризующих хозяйственные операции. Она включает в себя документооборот как один из элементов системы в части тех хозяйственных операций, которые оформляются письменными бухгалтерскими документами вручную или полумеханизированным способом.
В ООО «Экспресс-Сервис Плюс» график документооборота не разработан.
3.2 Учет денежных средств и расчетных операций
Все денежные средства организации можно разделить на две категории: наличные и безналичные. К наличным относятся денежные средства, находящиеся в кассе организации, а к безналичным – денежные средства на счетах в банке, а также переводы в пути.
Организация кассового хозяйства и учет денежных средств в кассе организации регламентируется Порядком ведения кассовых операций (Письмо ЦБ РФ от 04 октября 1993).
В ООО «Экспресс-Сервис Плюс» отсутствует специальное охраняемое помещение кассы. В бухгалтерии для приема, выдачи и хранения наличных средств имеется несгораемый сейф, вмонтированный в шкаф и расположенный возле рабочего места кассира. В штате предприятия должность кассира совмещает главный бухгалтер. Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации. Слесарь по ремонту автомобилей денежную наличность сдаёт с обязательным приложением документов: при сдаче выручки ККМ – справка-отчет кассира-операциониста и итоговый кассовый чек за операционный день. Сумма сдаваемой выручки должна соответствовать данным приложенных документов. Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (ПКО) (Ф № КО-1), подписанному главным бухгалтером и кассиром.
Наличные деньги из кассы кассир выдаёт по расходному кассовому ордеру (РКО) (Ф № КО-2).
Учет кассовых операций ведется на активном счете 50 «Касса». На предприятии установлен единый лимит остатка денежных средств в кассе с учетом специфики деятельности и в 2006 г. составил 5800 руб. Расчет лимита остатка кассы и разрешение на расходование наличных денег из выручки согласован с Краснодарским филиалом АКБ «МБРР» (ОАО), так же ксерокопия расчета предоставлена в ФКБ «Петрокоммерц» в г. Краснодаре.
Сверхлимитную выручку главный бухгалтер сдает в банк в конце рабочего дня. На основании объявления о взносе наличных средств на расчетный счет деньги приходуются на расчетный счет организации. Организация может использовать сверхлимитную выручку на выплату заработной платы и социальных пособий. Так же в том случае если у организации не имеется задолженности по налогам и сборам оно может расходовать сверхлимитную выручку на командировочные расходы, покупку канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря, оплата срочных ремонтных работ, приобретение ГСМ. В том случае если в организации появляется задолженность перед налоговыми органами и внебюджетными фондами, то предприятие обязано сдавать сверхлимитную выручку на расчетный счет.
Остаток денежных средств в кассе ООО «Экспресс-Сервис Плюс» на 01.01.2007 г. составил 5478,00 руб. В 2006 г. основным каналом поступления денежных средств в кассу была выручка от реализации продукции и от ремонта и техобслуживания легковых автотранспортных средств, которая была отражена бухгалтерской записью:
Дебет счета 50 «Касса» - 532141 руб.
Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями» - 532141 руб.
Оборот дебетовый за 2006 г. составил 532141 руб.
За 2006 г. выдано наличными в подотчет на приобретение материально-производственных запасов 891704 руб. на что была составлена бухгалтерская запись:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 891704 руб.
Кредит счета 50 «Касса» - 891704 руб.
Сдача наличных денежных средств из кассы на расчетный счет составила 200000 руб. и была отражена бухгалтерской записью:
Дебет счета 51 «Расчетные счета» - 200000 руб.
Кредит счета 50 «Касса» - 200000 руб.
Оборот кредитовый счета 50 «Касса» за 2006 г. составил 1273030 руб. Остаток наличных денежных средств в кассе на 01.01.2007 г. составил 1153 руб., что соответствует установленному лимиту денежных средств в кассе.
Таблица 4 - Схема учетных записей по 50 «Касса», 2006 г. Дебет Кредит
| С кредита счетов | Содержание записи | Сумма, руб. | Содержание записи | Сумма, руб. | В дебет счетов | |
| Сальдо на 01.01.06 г. | 5478 | |||||
| 62 | Поступила выручка от покупателей | 532141 | Внесено наличными на расчетный счет | 200000 | 51 | |
| 66 | Поступили заемные средства | 270000 | Выдана заработная плата | 126386 | 70 | |
| 71 | Возвращены неиспользованные подотчетные суммы | 7564 | Выдано в подотчет | 891704 | 71 | |
| Возвращены заемные средства | 48600 | 66 | ||||
| 51 | Получены наличные денежные средства из банка | 459000 | Оплачено поставщику наличными средствами | 63450 | 60 | |
| Х | ОБОРОТ | 1268705 | ОБОРОТ | 1273030 | Х | |
| Сальдо на 01.01.07 г. | 1153 | |||||
ООО «Экспресс-Сервис Плюс» имеет два расчетных счет в АКБ «МБРР» (ОАО) в г. Краснодаре и в ФКБ «Петрокоммерц» в г. Краснодаре. Организация для осуществления операций по расчетным счетам пользуется программой «Клиент – Банк».