При проверке основных средств необходимо помнить, что в балансе они показываются по остаточной стоимости, поэтому аудитору нужно подтвердить остатки по счетам 01,02.
В процессе аудиторского контроля применяются методы формальной, логической и арифметической проверки.
При формальной проверке выявляют: все ли реквизиты документов в наличии, правильно ли заполнены, имеются ли подписи ответственных лиц и так далее.
Логическая проверка позволяет выяснить: имела ли место та или иная операция и в указанном ли объеме.
Арифметическая проверка ставит целью выявление ошибок при таксировке (умножении цены или расценки на количество) или суммирования ряда чисел в процессе составления накопительных и группировочных ведомостей.
Так аудиторы могут использовать встречную проверку, когда приемами сопоставления обеспечивается сверка данных документов, относящихся к одной и той же хозяйственной операции. При этом сопоставляются копии документов, находящихся в разных организациях и отражающих одну и ту же хозяйственную операцию. Могут выявиться различия, вследствие исправления данных в документах, подмены документов или же отражения в документах совершенно разных сведений, связанных с формированием одной и той же операции.
При проведении аудиторской проверки основных средств в организации прежде всего следует проверить, как ведется аналитический учет основных средств.
Прибывшие в организацию основные средства должны своевременно приходоваться на склад, если их сразу не передают в производство, о чем в документах делается специальная отметка. Оприходованные основные средства контролируют, анализируя поступающие от поставщиков расчетные документы, платежные требования, счета фактуры, товарно-транспортные накладные, сертификаты и т.д.
Работник склада подтверждает наличие и передачу поступивших средств эксплуатацию или на производство. Если этого не делать, то происходит нарушение порядка передачи основных средств в производство, а это может привести к злоупотреблению.
Таблица 8 – Куда могут поступать основные средства
| № | наименование | функции | Д | К |
| 1 | от учредителей | первоначальная стоимость определяется по договоренности сторон, регистрируется в учредительном договоре, на основании данных которого заполняется акт приемки-передачи (журнал-ордер № 8, ведомость № 7) сверяется с главной книгой по счету 75, с технической документацией | 01 | 75 |
| 2 | безвозмездно | первоначальная стоимость определяется экспертным путем ( на основании заключения эксперта нотариально заверенного), либо по документам передающей стороны, на основании этих документов делается запись в акте приемки-передачи основных средств ( журнал-ордер № 12) | 01 | 91 |
| 3 | как капитальные вложения | первоначальная стоимость определяется исходя из фактических затрат на приобретение, доставку, установку и монтаж; основанием является смета затрат, счета поставщиков, документы по начислению заработной платы работникам занятым погрузкой, разгрузкой, установкой и монтажом | 01 | 08 |
Первоначальная стоимость собирается на счете 08 по каждому инвентарному объекту отдельно (ведомость № 18 и журнал-ордер № 16 сверяются со сметой), а затем списывается в Дт счета 01 с Кт счета 08.
Если обнаруживается при проверке расхождения, вызванные недоставкой оборудования поставщиками, составляется акт, который является основанием для предъявления претензий поставщику и транспортной организации, при этом делается проводка:
Дебет 63 Кредит 60, 76 - «Резервы по сомнительным долгам»
При приобретении оборудования, требующего установки, должна быть сделана бухгалтерская запись:
Дебет 07 «Оборудование к установке»
Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Иногда оборудование вносят учредители в счет их вклада в Уставной капитал, тогда составляется проводка:
Дебет 07 «Оборудование к установке»
Кредит 75 «Расчеты с учредителями»
Следует проверить, нет ли объектов основных средств, по которым не ведутся инвентарные карточки, и предложить – восстановить на такие средства инвентарные карточки.
Для визуального контроля аудитору распечатывается и представляется в виде описи «инвентарная книга».
Синтетический учет движения основных средств и их износа ведется в журналах – ордерах № 13, 10, 10/1.
Данные дебетовых и кредитовых оборотов по счетам 01, 02, и 03 необходимо сверить с данными главной книги, балансом.
При расхождении между данными аналитического и синтетического учета необходимо выявить их причины и виновных в этом должностных лиц, определить последствия (недоначисление или излишнее начисление амортизации) и внести предложения по устранению выявленных недостатков.
Аудитору необходимо так же проверить проведение инвентаризации. Как была проведена последняя инвентаризация, какие были выявлены ошибки и как они были исправлены. Если инвентаризация основных средств не проводилась более 2-3 лет, то аудитор может потребовать ее проведения. Это позволит более качественно провести последующую проверку и уменьшить аудиторский риск.
Поступившие в организацию новые основные средства учитываются по первоначальной стоимости. Приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, приходуют в сумме покупной стоимости (оплаты) и расходов по их доставке и установке с добавлением суммы износа по этим объектам, указанной в документах на оплату.
Первоначальная стоимость основных средств не подлежит изменению за исключением случаев достройки и дооборудования объектов, произведенные в порядке капитальных вложений, а также переоценки основных средств.
Документальной проверке в организации также подлежат операции по списанию основных средств. В каждом отдельном случае необходимо проверить правильность оформления документов на выбывшие основные средства, законность и целесообразность выбытия, а также правильность отражения в учете операций, связанных с ликвидацией и выбытием основных средств.
В процессе контроля выясняют, не было ли случаев списания новых объектов основных средств и подмены их основными средствами, бывшими в употреблении.
При безвозмездной передаче основных средств и иного имущества выявленный финансовый результат относится на собственные источники средств организации.
В ходе контроля за правильностью начисления амортизации необходимо установить, все ли объекты основных средств приняты в расчет при начислении амортизации.
Сумму амортизации, подлежащую начислению в отчетном периоде, рассчитывают на основе начисленной амортизации в предыдущем месяце, к которой прибавляют начисленную сумму амортизации по поступившим основным средствам и вычитывают сумму амортизации по выбывшим основным средствам в прошлом месяце, а также сумму амортизации в связи с истечением нормативных сроков службы полностью амортизированных основных средств.
Начисление амортизации без учета движения и приводит к искажению учетных данных об издержках производства и действительной величине остаточной стоимости основных средств.
Важно проверить правильность применения норм амортизации и поправочных коэффициентов к ним. Поправочные коэффициенты, увеличивающие базовую норму амортизации, применяются в случаях эксплуатации основных средств в условиях их значительной нагрузки или в условиях их содержания в агрессивной среде, вызывающей их повышенный износ.
При проверке документов по начислению и учету амортизации основных средств нужно иметь в виду, что начисление амортизации не производится во время проведения реконструкции и технического переоборудования основных фондов с полной их остановкой, а также в случае переводов в установленном порядке на консервацию.[13, с. 387]
На время реконструкции и технического перевооружения продлевается нормативный срок службы основных средств. При этом не прекращается начисление амортизации во время ремонта основных средств.
По всем фактам неправильного начисления амортизации определяются суммы излишне начисленной или недоначисленной амортизации, устанавливают как это повлияло на себестоимость продукции и финансовые результаты, выявляют причины нарушений и виновных в этом лиц, предлагаются меры к недопущению подобных недостатков в будущем.
При проверке правильности начисления износа по основным средствам, следует учитывать, что начисление износа основных средств производится исходя из их восстановительной стоимости и в соответствии с принятой учетной политикой организации.
При проверке сумм начисленной амортизации следует убедиться в правильности использования норм начисления амортизации и правильности расчета суммы.
Сумма амортизации за отчетный период равна:
Сумма амортизации за прошлый отчетный период + амортизация по поступившим основным средствам - амортизация по выбывшим основным средствам.
Всю полученную информацию аудитор регистрирует в своих рабочих документах, при необходимости корректирует план проверки.
В организациях проводится переоценка основных средств практически каждый год.
Результаты переоценки основных фондов отражаются по дебету счетов 01, 07, 08.
Результаты переоценки (разница стоимости и индексированного износа) должны отражаться на счете 83/1 «Прирост стоимости имущества по переоценке» в части основных средств производственного назначения, или на счете 88 для основных средств непроизводственного назначения.
Составляются проводки:
Дебет 01 Кредит 83/1 суммы переоценки ОС (или увеличения стоимости).
Дебет 83/1 Кредит 02 суммы уменьшения износа основных средств.
Суммы, отнесенные в кредит счета «Добавочный капитал», как правило, не списываются.
Учет долгосрочных инвестиций по приобретаемым организацией основным средствам ведется на счете 08 «Вложении во внеоборотные активы» за исключением объектов, переданных организации в качестве вкладов в Уставной капитал и полученных безвозмездно от государственных органов, юридических и физических лиц.