Смекни!
smekni.com

Делопроизводство 6 (стр. 14 из 49)

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализован­ная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. доку­ментов и более, где нельзя осуществлять централизованную реги­страцию, важнейшие документы необходимо регистрировать в кан­целярии, остальные — в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках (см. прилож. 3.1-3.2). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)

На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (ма­шинописным или рукописным способом):

• входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 — порядковый номер поступающего доку­мента, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 — дата по­ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата долж­ны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

•от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Ок­сид»);

• количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

• дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 №259/10);

• краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структур­ных подразделений.

Количество экземпляров регистрационной карточки определя­ется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изго­тавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: вхо­дящие — один цвет, отправляемые — другой, внутренние — тре­тий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя — один цвет, в структурные подразделения — другой, контрольные — тре­тий, неконтрольные — четвертый, отправляемые — пятый, внут­ренние — шестой цвет.

При передаче документов руководителю карточки после перво­го этапа регистрации помещаются временно в справочную карто­теку в раздел «Документы на докладе».

Руководитель должен рассматривать документы в день их по­ступления (как нежелательное исключение — на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция дол­жна быть конкретной. Например:

Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

______________________

Подпись

Дата

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более ос­тавлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходи­мости использования документа в будущем для руководителя делает­ся ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как прави­ло, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному ис­полнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии—дру­гим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточ­ку в раздел «Кто направил документ. Резолюция». Например:

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

_______________________

Подпись руководителя

Дата

Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» — 15.01.2000; «Кому на­правлен документ» — Г.В. Иванову; «Расписка в получении» — роспись Иванова Г.В., дата.

В соответствии с Положением Регистрационной государствен­ной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения ру­ководителями направляется в канцелярию, которая переносит ре­золюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры кар­точек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я — справочная (по порядку номеров); 2-я — контрольная (по срокам исполнения); 3-я — основные вопросы деятельности организации; 4-я — пере­писка с организациями по территориям или по конкретным учреж­дениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точ­ную информацию по любому документу, поступившему в органи­зацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда рабо­та над ними полностью завершена и исполнитель считает его испол­ненным. При передаче документа на подпись к нему следует прила­гать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.

1. На основании поступившего инициативного документа со­ставляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Адми­нистрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных учи­лищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия до­кумента с контроля.

2. На основании поступившего постановления главы Админис­трации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образо­ванию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.

3. На основании письма Министерства образования РФ о по­рядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано сове­щание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, ука­занное в данном письме. Поступивший документ снимается с кон­троля справкой.

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Таким образом, после исполнения документа необходимо зане­сти в регистрационные карточки последние данные, которые вклю­чают в себя:

• отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содер­жание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа ука­зывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициатив­ном документе).

Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащих­ся профессиональных училищ области;

• указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

Например:

Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2000;

• дату возврата, расписку принявшего документ. Например:

20.01.2000____________________

Подпись

• номер дела, в котором хранится документ, или отметка об унич­тожении.

Например:

Д № 02-36.

Приведем пример полностью заполненной карточки регистра­ции поступающих документов:

Дата регистрации и входящий номер От кого поступил документ Количество листов и экземпляров Дата полученного документа, исходящий номер
10.01.2000 №35 Министерство образования РФ 2 л. в 1 экз. 25.12.1999 № 2054-02/5
Краткое содержание документа:Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ об­ласти. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение Кому направлен документ Расписка в получении Дата возврата, расписка принявшего документ Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении
10.01.2000 Кирсано­вой Н.В. Подпись 20.01.2000 Д № 02-36
Отметка о контроле и исполнении:Заказной почтой отправлена справка об организации го­рячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000

3. Подготовка и регистрация отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согла­сование, визирование (в необходимых случаях), подписание (ут­верждение), регистрацию и отправку.

В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем пе­чатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До пе­редачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержа­ния, составления и оформления документа, наличие виз и прило­жений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом доку­мента или же они находятся у исполнителя и передаются руково­дителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей орга­низации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляе­мому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выпол­нения приказа может быть представлен на подпись без приложе­ния этого приказа.