В качестве первичных учетных документов могу применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
Какова ответственность за нарушение правил оформления первичных документов?
Если организация не оформила необходимой первичный документ и этот факт обнаружила налоговая инспекция при проверке, то на организацию могут быть наложены штрафные санкции.
Организацию могут привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Напомним: все эти объекты предприятие обязано отражать в учете (подп. 3 п. 1 ст. 23 НК РФ). Так вот, если фирма ошибалась в течение одного налогового периода, то ее оштрафуют на 5000 руб. Об этом говорится в пункте 1 статьи 120 НК РФ.
В том случае, когда организация грубо нарушала правила в течение более одного налогового периода, штраф увеличится до 15 000 руб. Это предусмотрено пунктом 2 той же статьи. Обратите внимание: если фирма совершала нарушения в 1, 2 и 3 кварталах одного года, оштрафовать ее на 15 000 руб. нельзя. Дело в том, что налоговым периодом по налогу на прибыль является календарный год. Поэтому максимум, что грозит фирме, это налоговые санкции в размере 5000 руб. Также считают и арбитражные суды. Пример тому постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 октября 2000 г. по делу № А5/990/2000/2. Однако помните: рассчитывать на сравнительно небольшой штраф можно лишь в том случае, если нарушения никак не повлияли на налоговую базу. В противном случае размер санкций будет существенно больше.
Пример 1
Организация на вводимые в эксплуатацию основные средства не составила акт приема-передачи по форме № ОС-1. Нарушены статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», постановление Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». Комментарий: бухгалтерский учет ведется на основании первичных документов. Акт формы № ОС-1 применяется для учета ввода объектов в эксплуатацию, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного структурного подразделения организации в другое, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче, продаже другой организации.
При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре на каждый объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением (приказом) руководителя организации. Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным.
Другой пример. Налоговый инспектор обнаружил, что у организации нет счетов-фактур и квитанций к приходным кассовым ордерам. Поэтому суд обязал ее заплатить штраф, сославшись на статью 120 НК РФ (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 мая 2003 г. по делу № А19-4940/02-43-Ф02-1403/03-С1).
В другом случае суд расценил как грубое нарушение то, что у предприятия нет регистров бухгалтерского учета, подтверждающих увеличение стоимости основного средства (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 декабря 2002 г. по делу № Ф01/4357-859/А70-2002).
Как исправить ошибки в регистрах бухгалтерского учета
Данные их первичных учетных документов заносятся в регистры бухгалтерского учета для последующего отражения на счетах бухгалтерского учета.
В соответствии со статьей 10 ФЗ «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
За достоверность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета ответственны лица, которые их составляют и подписывают.
Ошибки, допущенные в результате неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета финансово-хозяйственных операций – это группа бухгалтерских ошибок. Для их исправления необходимо провести дополнительные бухгалтерские записи.
Ошибки можно подразделить на две группы. Первая группа – ошибки, которые связаны с методологией бухгалтерского учета, то сеть искажают отчетность, но не приводят к занижению или к завышению налогообложения. Вторая группа – ошибки, в результате которых происходит занижение или завышение объектов налогообложения, в итоге искажается результат финансово-хозяйственной деятельности предприятия, отражаемый в отчетности.
Способ исправления ошибок зависит от характера ошибки и даты ее выявления. Период внесения исправительных проводок по выявленным ошибкам определяется исходя из периода совершения ошибки.
| Период, в котором допущена ошибка | Период, в котором необходимо внести исправления |
| Текущий год | Месяц обнаружения ошибки |
| Прошлый год | Декабрь прошлого года – если ошибка выявлена до сдачи годовой отчетности за прошлый год. Месяц обнаружения ошибки – если ошибка выявлена после сдачи годовой отчетности за прошлый год (исправления в бухгалтерскую отчетность прошлого года не вносятся) |
| Более ранние годы | Месяц обнаружения ошибки (исправления в бухгалтерскую отчетность прошлых лет не вносятся) |
При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению годовая бухгалтерская отчетность.
В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.
Если отчетность текущего периода уже сформирована, данные перенесены в Главную книгу, то порядок исправления ошибок будет иным.
А порядок исправления ошибок, обнаруженных по истечении отчетного месяца (периода), в регистрах бухгалтерского учета следующий:
- внесение исправлений в бухгалтерский учет (оформление исправительных проводок, например, связанных с исчислением налогов или корректировки налоговой базы);
- внесение исправлений в формы бухгалтерской отчетности;
- внесение исправлений в соответствующие расчеты по налогам;
-уплата в соответствующий бюджет причитающихся сумм налоговых платежей.
Исправительные записи в бухгалтерском учете производятся одним из трех указанных ниже способов.
В соответствии с пунктом 11 приказа № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» в случаях выявления неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который подготавливается к утверждению и представлению в соответствующие адреса готовая бухгалтерская отчетность.
При исправлении обнаруженных бухгалтерских ошибок целесообразно составлять бухгалтерскую справку об исправительных проводках. В ней следует фиксировать факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме того, обосновать необходимость произведенных в учетных регистрах исправительных записей. Такая справка первичным документом не является.
Исправление ошибки, по мнению автора, не является хозяйственной операцией. Хозяйственной операцией признается факт хозяйственной деятельности, являющийся объектом учета (п.2 ст.1 ФЗ «О бухгалтерском учете», п.9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 198 г. № 34н). Само действие по отражению в учете фактов хозяйственной деятельности хозяйственной операцией не является. Соответственно исправление ранее произведенных действий по отражению в учете фактов хозяйственной деятельности (исправление ошибки) не может считаться хозяйственной операцией.
Поэтому справка может быть составлена в любой форме, с любыми реквизитами, позволяющими бухгалтеру быстро сориентироваться: кем, когда и на каком основании была проведена данная исправительная проводка.