Информационной основой для проведения ревизии служат первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и статистическая отчетность по фактически исполненным хозяйственным и финансовым операциям, фактические остатки наличных и безналичных денежных средств и товарно-материальных ценностей. Результаты ревизии оформляются актом, имеющим юридическую силу и значение.
Как было отмечено выше, контроль по охвату операций управляемого субъекта подразделяется на тематический (частный) и комплексный (полный).
Тематические контрольные проверки – это форма текущего финансового контроля однородных хозяйственных операций, выполняемых объединениями, предприятиями, например использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, обеспечения сохранности государственной собственности. Тематические проверки имеют сходство с текущими проверками, но проводятся по более широкому кругу показателей конкретной темы с применением методов экономического анализа, вычислительной техники и привлечением специалистов различного профиля. Если в процессе текущего обследования применяются в основном методы фактического контроля, то при тематических проверках используются планово-нормативная и договорная информация, данные бухгалтерского учета, хронометражные наблюдения, проводятся выборочные инвентаризации ценностей.
Основные задачи комплексной ревизии – всесторонняя проверка состояния экономики предприятий, учреждений и организаций, анализ их производственной и операционной деятельности, проверка использования производственных мощностей, внедрения передового опыта и научной организации производства и труда, применения прогрессивных норм расходования сырья, материалов, топлива, воды и электроэнергии, осуществления мероприятий по снижению себестоимости и обеспечению высокого качества продукции и строительно-монтажных работ, выполнения хозяйственных и финансовых планов.
Финансирование мероприятия по ФЭК осуществляется из различных источников.
Средства проверяемого субъекта являются источником финансирования коммерческого финансового контроля, оплаты услуг внешних аудиторских организаций. За счет проверяемого субъекта организуется также и внутренний контроль, формой оплаты которого является оплата труда внутренних ревизоров. Государственный контроль осуществляется, как правило, за счет средств управляющего субъекта, т.е. соответствующей статьи государственного бюджета. Поскольку организации формируют доходную часть бюджета в форме уплаты налогов, фактически та же налоговая проверка косвенно финансируется за счет самих же налогоплательщиков. Но при проверке бюджетных организаций источником финансирования является управляющий субъект.
Финансовый контроль за счет третьих лиц осуществляется крайне редко. Примером может быть общественный контроль, осуществление которого ведется за счет собранных инициаторами средств.
Сочетание видов финансового контроля по разным критериям его классификации может быть различным. Например, финансовый контроль за правильностью уплаты налоговых платежей организацией, осуществляемый государственными органами (Федеральной налоговой службой), является внешним по отношению к проверяемой организации, но проверку правильности уплаты налогов можно поручить и аудиторской организации (внешний контроль) или внутренним аудиторам (внутренний контроль).[6,стр.29]
II. Приемы и способы документального финансово-экономического контроля.
Документальный контроль – это контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета, составления и заполнения форм бухгалтерской (финансовой) документации и отчетности. В процессе документального контроля устанавливается достоверность представленной в документах финансовой информации, соответствие выполненных операций требованиям закона и других нормативных актов, а также оценивается система внутреннего контроля проверяемого объекта.
При использовании отдельных документов применяются следующие методы документального контроля:
- формальная проверка;
- логическая проверка;
- арифметическая проверка;
- нормативная проверка.
Формальная проверка представляет собой оценку внешнего вида документа: заполнение всех необходимых реквизитов, наличие номера, даты, подписей, наличие исправление и других визуально различимых признаков.
В данном случае документы изучают в целях выявления дефектов в оформлении документов, установления правильности заполнения реквизитов и наличия неоговоренных исправлений, правильности присвоения нумерации, тождественности дат (например, на расходном кассовом ордере – даты оформления и даты получения средств), подчисток, дописок текста, цифр, соответствия документа действующей типовой форме и т.д.
Формальная проверка помогает выявить следующие отклонения в оформлении документов:
· Отклонение от правил составления и оформления документов.
При этом первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики организации;
· Отсутствие каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т.д.). Обязательные реквизиты документа закреплены в п.2 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»;
· Наличие сомнительных реквизитов, свидетельствующих о признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок, иных изменений цифровых и текстовых записей);
· Наличие излишних реквизитов. Этот факт свидетельствует о стремлении определенного лица внешне придать документу большую достоверность и силу;
· Несоответствие документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые путевые листы, накладные материальных складов и др.);
· Противоречия между реквизитами документа. Они бывают формальными, т.е. между самими реквизитами (например, различие между штампом и печатью по названию предприятия), и логическими, проявляющимися в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия.
Логическая проверка – это рассмотрение сущности операции, оценка соответствия сущности и формы документа, бухгалтерской записи, проверка полномочий должностных лиц, подписавших документы и т.д. Такая проверка позволяет определить объективную возможность и целенаправленность в расходовании денежных средств и материальных ресурсов, реальность взаимосвязей между отдельными хозяйственными операциями.
Логическая проверка проводится способами сличения, сравнения, сопоставления и т.д. При этом возможно сопоставление:
· Документов, отражающих непосредственное совершение хозяйственной операции, с документами, имеющими к первым косвенное отношение (например, материального отчета о расходе сырья и материалов с данными карточек складского учета);
· Документов, отражающих хозяйственную операцию, с документами, оформление и содержание которых обусловливается непосредственно первичными документами (включение в акт выполненных работ таких объемов, на которые не оформлены наряды и др.);
· Регистров бухгалтерского учета с данными первичных документов, что позволяет установить наличие фиктивных записей, сделанных с целью сокрытия хищений и злоупотреблений.
Применение указанного метода дает возможность уточнить достоверность и своевременность отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете.
Метод нормативной проверки применяется для выявления отклонений фактических затрат от плановых или нормативных. Данный метод необходим при исследовании причин отклонений от норм и задержки изменений норм материальных и трудовых затрат при использовании ревизуемой организацией основных элементов нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.
В комплексе с технико-экономическими расчетами метод нормативной проверки позволяет ревизорам выявить случаи сокрытия недостач, растрат, хищений и перерасхода за счет завышения плановых и нормативных затрат на производство продукции, также списания на затраты производства денежных и материальных средств по нормам, когда фактически израсходовано меньше.
При этом на ряду со знанием бухгалтерского учета очень часто возникает необходимость изучения нормативно-правовых актов, знания технологии, товароведения и т.д.
Отдельное место занимает процедура прослеживания. Если перечисленные виды проверки применяются к одному документу, то прослеживание предполагает изучение последовательно подготавливаемых документов и анализ их на предмет сохранения сущности и параметров операции. Например, проверка договора с поставщиком по срокам, ассортименту, ценам, затем проверка накладной поставщика, счет-фактуры на соответствие договору, затем проверка документов складского учета на оприходование этой доставки, учет этих ценностей в инвентаризационной ведомости до момента списания данных ценностей с учета. Длина цепочки прослеживания зависит от специфики деятельности организации.
Арифметическая проверка – это проверка правильности суммы, результата других арифметических действий. Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления ошибок или злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий.