Рисунок 7. Соподчинение в бухгалтерии ЗАО «Агрофирмы Оптина»
Бухгалтерский учет на данном предприятии осуществляется в соответствии с Федеральным законом О бухгалтерском учете от 21 ноября 1996 года № 129 – ФЗ. Общество самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской службы. Бухгалтерский учет на данном предприятии осуществляется в соответствии с разработанным планом счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31,10,2000 г №94 н . ЗАО «Агрофирма Оптина» использует автоматизированную форму бухгалтерского учета, с применением компьютерной программы «1С: Предприятие»
Бухгалтерия организации обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их основе – составление отчетности. Своевременное получение учетной информации о финансово – хозяйственной деятельности организации позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход производства, принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей работы организации.
В ЗАО «Агрофирме Оптина» структура бухгалтерии представлена таким образом:
- расчетные операции ведет бухгалтер, который на основании первичных документов выполняет все расчеты по заработной плате и удержания из нее, осуществляет контроль за использованием фонда оплаты труда, ведет учет расчетов по отчислениям во внебюджетные фонды;
- производственно – калькуляционными операциями занимается бухгалтер, которой ведет учет затрат на все виды производства, калькулирует фактическую себестоимость выпускаемой продукции и составляет отчетность, определяет состав затрат на незавершенное производство;
- бухгалтер, который ведет учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами, юридическими и физическими лицами;
- бухгалтер на материальных ценностях, который ведет учет приобретенных материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов в разрезе мест их хранения и использования.
- Гл бухгалтер ведущий Главную книгу и составляющий бухгалтерскую отчетность;
В штате бухгалтерии имеется также кассир.
Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем отделам организации. Он получает от них те или иные данные, необходимые для осуществления учета.
В ЗАО «Агрофирме Оптина»» расчеты с покупателями и заказчиками осуществляет один бухгалтер. В его обязанности входят следующие функции:
1. Контролировать состояние расчетов с покупателями и заказчиками.
2. Отражать и контролировать на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением денежных средств и товарно-транспортных накладных.
3. Подготавливать данные по участку расчетов с покупателями и заказчиками для составления отчетности.
4. Осуществлять прием, контроль и обработку документации по участку расчетов с покупателями и заказчиками.
5. Участвовать в проведении инвентаризации расчетов.
6. Выявлять причину образования дебиторской и кредиторской задолженности и отслеживать своевременность погашения задолженности
Для расчетов с покупателями и заказчиками в плане счетов ЗАО «Агрофирма Оптина» предусмотрен счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Это активно-пассивный счет. На нем отражают как расчеты по полученным авансам от покупателей, так и расчеты с покупателями за отгруженную им и неоплаченную продукцию. Сальдо этого счета показывается развернуто. Сальдо дебетовое означает договорную (отпускную) стоимость , продукции ; сальдо кредитовое – сумму полученных авансов; оборот по дебету – отпускную стоимость, продукции в отчетном месяце и сумму погашенных авансов; оборот по кредиту – суммы, оплаченные покупателями в отчетном месяце в виде авансов и погашенной задолженности.
К счету 62 открыты следующие субсчета:
1. 62.1 Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)
2. 62.2 Расчеты по авансам полученным (в рублях)
3. 62.3 Векселя полученные
4. 62.4 Расчеты с покупателями по товарам (работам, услугам)
5. 62.6 Расчеты с покупателями и заказчиками (в условных единицах)
Аналитический учет ведется в оборотно - сальдовой ведомости по всем покупателям и заказчикам и индивидуально по каждому контрагенту – в карточке счета 62.
В оборотной ведомости отражается входящее сальдо, обороты по дебету и кредиту, исходящее сальдо по клиентам за отчетный месяц.
Ведомость дебиторской задолженности содержит перечень клиентов-должников ЗАО «Агрофирма Оптина» , а ведомость кредиторской задолженности – перечень клиентов, которым ЗАО «Агрофирма Оптина» должна.
Аналитический учет по счету 62 ведется по каждому предъявленному покупателям счету, и платежному документу. Покупатели и заказчики должны погасить задолженность по приобретенным товарно-материальным ценностям в течение срока и на условиях, определенных в договоре купли-продажи или поставки.
В конце месяца данные по счету 62 переносятся — в Главную книгу.
Карточка счета 62 содержит данные по конкретному контрагенту, за определенный период, она имеет входящее сальдо , оборот по дебету или кредиту, и конечное сальдо.
В карточке аналитического учета содержится следующая информация: дата, наименование операции, корреспонденция счетов, сумма, сальдо входящее, обороты по дебету и кредиту, сальдо исходящее.
Оборотная ведомость, ведомость дебиторской и кредиторской задолженности, карточка аналитического учета подписываются бухгалтером, ведущим данный участок.
В каждом подразделении осуществляется синтетический и аналитический учет и составляется отчет. В бухгалтерии ЗАО «Агрофирма Оптина»» производится свод отчетов по всему предприятию, составление годового баланса и всех форм отчетности.
Учет ведется на персональных компьютерах по специальной бухгалтерской программе «1С: Предприятие». Автоматизация бухгалтерского учета значительно упростила работу бухгалтеров и позволяет в любое время быстро получить необходимую информацию. Поэтому выбор средств автоматизации осуществляется заинтересованными специалистами – бухгалтером и руководителем предприятия. Для обобщения информации в целом в организации, на АРМБ формируется «Ведомость расчетов по счету 62» По данным этой ведомости бухгалтер определяет состояние расчетов на определенную дату по каждому объекту и в разрезе аналитического учета.
Первичными документами по учету расчетов с дебиторами и кредиторами являются: накладные , счета фактуры, счета, платежные поручения.
Особенности документооборота при расчетах с покупателями и заказчиками в ЗАО «Агрофирме Оптина» представлены на рисунке 8 Рисунок 8. Особенности документооборота при расчетах с покупателями и заказчиками
Покупатели формируют запросы менеджеру предприятия. Менеджер выставляет счет, являющийся, офертой и отправляет его покупателям. По условиям договора поставки покупателю может быть предоставлена отсрочка платежа (до 30 дней). При отпуске товаров в продажу менеджер выписывает расходную накладную и счет-фактуру. Рисунок 9 . Этапы обработки банковской выписки.
Покупатели или сами забирают товар со склада предприятия, или ЗАО «Агрофирма Оптина» доставляет к месту нахождения «Получателя» В первом случае покупатель оформляет доверенность от юридического лица на получение товарно-материальных ценностей, а во втором случае доверенность заменяется накладной. Полученные доверенности прикалываются ко второму экземпляру расходных накладных, остающихся в бухгалтерии, корешок доверенности оформляется и возвращается покупателю.
Проиллюстрируем этапы обработки поступившей банковской выписки на рисунке 9.
Расчеты с покупателями и заказчиками производятся в основном безналичным образом, с использованием платежных поручений. Основанием для оплаты являются счета или договоры поставщика, при этом оплата может производиться как по факту отгрузки (в порядке плановых платежей), так и в виде авансовых платежей, что является одним из условий договора. Расчеты наличными средствами подразумевают поступление средств в кассу предприятия за проданную продукцию. Счета оплачиваются в обычном порядке, а платежные требования предусматривают списание средств со счета предприятия с акцептом.
Дебиторская задолженность отражает состояние расчетов предприятия с покупателями и заказчиками за проданную продукцию, она возникает в результате заключения организацией тех или иных сделок. Сделка, как правило, оформляется договором.
ЗАО «Агрофирма Оптина» реализует готовую продукцию на основании договоров поставки, которые заключаются, как правило, на один год или на один месяц . В договоре указываются: наименование продукции, количество, цена, порядок расчетов, платежные реквизиты поставщика и покупателя, а при необходимости и другие условия.
