| Номер счета-фактуры | Сумма счета-фактуры, тыс. руб. | Максимальный срок оплаты | Дата поступления платежа | Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб. | ||||
| 0 дн. | до 7 дн. | до 45 дн. | до 90 дн. | свыше 90 дн. | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 146ИП Батищева Ю.В. | 350 | 12.01.2008 | 10.01.2008 | 50 | ||||
| 17.01.2008 | 100 | |||||||
| 18.01.2008 | 50 | |||||||
| 27.01.2008 | 100 | |||||||
| 12.02.2008 | 50 | |||||||
| 147 ООО «Альянс» | 10 | 15.01.2008 | 15.01.2008 | 3 | ||||
| 30.01.2008 | 7 | |||||||
| Итого | 360 | 50 | 153 | 107 | 50 | |||
| 5 Структура дебиторской задолженности, % | 100% | 13,8 | 42,5 | 29,8 | 13,9 | - | ||
Таблицы 3.2 и 3.3 показывают нам наглядно как можно вести учет дебиторской задолжности. Эти формы позволят отследить бухгалтеру заблаговременно у какого покупателя приближается срок оплаты и предупредить о своевременном погашении платежа.
Отчет о списании дебиторской задолженности ведется по каждому дебитору и имеет цель контроля за поступлением платежей и ведения статистики платежной дисциплины. Так, например, по счету, максимальный срок оплаты по которому наступает 15.02.08, покупатель погашает дебиторскую задолженность четырьмя платежными поручениями. В графе 6 указывается период просрочки по каждому платежному поручению.
Такая форма представления информации позволяет рассчитать величину затрат, вызванных просрочкой платежа по каждому выставленному счету, она будет определяться по формуле:
r х (∑ДЗтд - Тпр), (3.1)
где r - банковская ставка процента (дневная); ДЗ - дебиторская задолженность на текущую дату (графа 5 таблица 3.2); Т - период просроченной дебиторской задолженности.
При средней ставке 15% годовых (0,04% в день), по которой ЗАО «Агрофирма Оптина» привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа по счету 1, составят 2 076 руб. (0,04 % (350 тыс. руб. х 3 дн. + 300 тыс. руб. х 5 дн. + 230 тыс. руб. х 8 дн. + 80 тыс. руб. х 10 дн.).
Информация о затратах, связанных с обслуживанием просроченной дебиторской задолженности, может быть использована при определении величины процентов, связанных с просрочкой платежа, включаемых в договор, что будет являться одной из самых действенных мер стимулирования платежа в условиях кризиса.
Обобщающим отчетом, позволяющим аккумулировать информацию для осуществления контроля за дебиторской задолженностью, является реестр старения (инкассации) дебиторской задолженности. Он представляет таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется на группы в зависимости от сроков возникновения ( см. таблица 3.3). Количество групп определяется политикой организации в области кредитования клиентов.
Реестр старения дебиторской задолженности упрощает также работу бухгалтера при формировании резервов по сомнительным долгам, так как позволяет оперативно контролировать переход просроченной дебиторской задолженности из одной группы в другую.
Согласно нормам Налогового кодекса РФ в резерв включается просроченная задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) со сроком возникновения не менее 45 дней, долги в пределах 90 дней учитываются в половинном размере (п. 1 и п. 4 ст. 266 НК РФ), при этом сумма создаваемого резерва не может превышать 10 % выручки за отчетный период (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Информация, содержащаяся в реестре старения дебиторской задолженности, периодически подвергается перекрестной сверке с результатами проведенной инвентаризации.
На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы, которую нужно приложить к «Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (ф. ИНВ-17). Она должна содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумме задолженности и причине ее возникновения. Здесь же указываются документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В ф. ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу. Однако в акте нет графы для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Эту графу было бы целесообразно включить в документ, в противном случае сумма безнадежных долгов сольется с «просроченными» обязательствами.
На основании составленного акта руководитель организации издает приказ о списании безнадежной задолженности. Документально обосновать списание должны следующие документы, свидетельствующие о безнадежности долга:
1) документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);
2) свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);
3) акты сверок задолженности, подписанные сторонами-участниками сделки.
Нереальность взыскания подтверждают следующие документы:
1) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;
2) определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;
3) акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.
Подготовка реестра старения дебиторской задолженности помогает менеджеру оперативно отслеживать изменения ее структуры и выявлять причины возникновения безнадежных долгов.
С целью минимизации рисков возникновения сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности необходимо предпринять комплекс мер, направленных на принятие решения об условиях предоставления кредита. Одной из таких мер является формирование кредитной политики. В ее основе лежит сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж за счет реализации в кредит со стоимостью обслуживания этого кредита. В ЗАО «Агрофирме Оптина» отсутствует кредитная политика, я предлагаю ее ввести.
Основными элементами кредитной политики являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий коммерческого кредитования. Кредитная политика позволит «Агрофирме Оптина» более тщательно изучать клиентов с которыми они заключают договора, предоставляют отсрочку платежа, дают продукцию в кредит. Подобная информация снизила бы риск возникновения дебиторской задолжности.
Формирование кредитного рейтинга клиентов заключается в распределении покупателей по группам риска непогашения дебиторской задолженности. В основу распределения могут быть заложены такие показатели, как общее время работы с данным покупателем, объем продаж, объемы и сроки просроченной задолженности по данному покупателю, показатели оборачиваемости дебиторской задолженности.
Кредитный рейтинг необходимо перевести в числовое значение. С этой целью все упомянутые выше показатели переводятся в 100-балльную шкалу измерения, в которой нулю соответствует — наименее, а ста — наиболее предпочтительное значение. Возможные значения этих показателей приводятся в таблице 3.4. Затем каждому показателю присваивается весовое значение значимости, и тогда кредитный рейтинг конкретного клиента определяется как сумма взвешенных оценок.
Таблица 3.4- Шкала оценки показателей надежности клиента
| Показатель | Балльная оценка | Вес | Взвешенная оценка | |||
| 25 | 50 | 75 | 100 | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 Средний за период объем продаж в процентах от общего объема продаж | Менее 10 | 10-15 | 15-20 | Более 20 | ||
| 2 Оборачиваемость дебиторской задолженности, дней | Более 30 | 20-30 | 10-20 | Менее 10 | ||
| 3 Объем просроченной задолженности, в процентах от объема продаж | Более 50 | 20-50 | 5-20 | Менее 5 | ||
| 4 Сроки просроченной задолженности, в днях | До 30 | 30-60 | 60-90 | Свыше 90 | ||
| 5 Период работы с клиентом, в годах | Менее 1 | 1-2 | 2-5 | Более 5 | ||
| 6 Качественная оценка клиента | ||||||
| Итого | 1 | |||||
Веса значимости (графа 6) определяются на основании анализа опыта работы с покупателями за прошлые отчетные периоды. Для этого необходимо оценить влияние каждого показателя на скорость погашения дебиторской задолженности с помощью коэффициентов корреляции.