В дело группируются документы одного периода – месяца, квартала, календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, которым они относятся.
Длительное хранение документов индивидуального предпринимателя или организации обеспечивается самостоятельно при наличии собственного специально оборудованного помещения или путем передачи документов на хранение в соответствующие архивные учреждения за счет средств индивидуального предпринимателя или организации.
Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче для постоянного хранения, подлежат обязательному оформлению и описанию в соответствии с существующим архивным законодательством в Республике Казахстан.
При подготовке дел к передаче для постоянного хранения лицом, ответственным за организацию учета и сохранность документов, проверяется правильность их оформления, формирования и соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заверенных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Реорганизуемые организации обеспечивают прием-передачу в установленном порядке дел и документов, подлежащих хранению.
Сведения о приеме-передаче дел и документов отражаются в материалах о завершении реорганизации организации.
Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и финансовой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
В случае пропажи (кража, порча, уничтожение) или гибели (пожар, затопление, стихийное бедствие и др.) документов, индивидуальным предпринимателем или руководителем организации назначается комиссия по расследованию причин их пропажи или гибели и выявлению виновных лиц. По результатам работы комиссии оформляется акт, который утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации. В акте подробно описывается: место и причины происшедшего, характер внешних повреждений, приводится перечень утраченных (повреждённых) документов, указываются лица, ответственные за сохранность первичных документов. От этих лиц комиссия получает письменное пояснение случившегося. Копия акта направляется вышестоящей организации или учредителям.
Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка оформления и хранения документов возлагается на индивидуального предпринимателя или руководителя организации и главного бухгалтера в соответствии с законами Республики Казахстан.
Задачи бухгалтерского учета в малом предпринимательстве (для индивидуальных предпринимателей):
1. Совершенствование законодательной и нормативной базы.
2. Унификация и упрощение.
3. Учет регистров.
4. Упрощение рабочего плана счетов.
5. Совершенствование документооборота и минимизация количества бухгалтерских документов.
6. Сокращение форм отчетности.
7. Упрощение баланса за счет укрупнения статей и исключения статей, не являющихся значительно информативными для внешних пользователей.
8. Значительно упростить налогообложение, что позволит устранить рутинную работу бухгалтеров по бесконечным расчетам и перерасчетам налогов и т.д.
Налоговый учет индивидуального предпринимателя организовывается в соответствии с требованиями ст. 56, 57, 59 Налогового Кодекса Республики Казахстан.
Налоговые формы составляются в соответствии с требованиями ст. 61 Налогового Кодекса Республики Казахстан и хранятся в течение срока исковой давности, предусмотренного ст. 46 НК РК.
К налоговым формам индивидуального предпринимателя относятся:
1. налоговая отчетность:
2. налоговые заявления:
3. налоговые регистры.
Применение упрощенной формы бухгалтерского учета рекомендуется типовыми рекомендациями с простым технологическим процессом производства товаров, работ, услуг и имеющим не более 100 хозяйственных операций в месяц. При этом малым предприятиям предлагается разработать собственный план счетов бухгалтерского учета на основе типового плана счетов.
Рабочий план счетов утверждается при принятии учетной политики.
Малым предприятиям использующим упрощенную форму бухгалтерского учета типовыми рекомендациями предложен следующий порядок отражения основных хозяйственных операций на основе рабочего плана счетов:
1. Учет ОС и НМА ведется на счетах 2410 и 2730 обособлено на отдельных субсчетах. Аналогично амортизация ОС и НМА отражается на счетах 2420 и 2740 на отдельных субсчетах.
2. Учет готовой продукции и товаров вести на счетах 1320 и 1330 по отдельным субсчетам, при чем товары приобретенные для продажи принимаются к бухгалтерскому учету по стоимости приобретения с дальнейшим их списанием при выбытии по методу средневзвешенной себестоимости.
3. Учет реализации продукции, работ, услуг и другого имущества, а также определение финансового результата по этим операциям осуществляются на счете 6010 по отдельным субсчетам.
4. Учет дебиторской и кредиторской задолженности рекомендуется вести в развернутом виде на счетах подразделов 1200 и 3300 по соответствующим субсчетам:
- поставщики
- покупатели
- подотчетные лица и т.д.
5. Финансовые вложения учитываются на счетах подразделов 1100 и 2000 по субсчетам: краткосрочные (до года) и долгосрочные (свыше года).
III. учетная политика на предприятиях малого бизнеса (индивидуальных предпринимателей)
3.1. Основные положения, разработка и утверждение учетной политики.
В соответствии со ст. 6. Закона Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»:
1. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации об операциях и событиях индивидуальных предпринимателей и организаций, регламентированную законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, а также учетной политикой.
2. Учетная политика представляет собой конкретные принципы, основы, положения, правила и практику, принятые к применению индивидуальным предпринимателем или организацией для ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, международными или национальными стандартами и типовым планом счетов бухгалтерского учета, исходя из их потребностей и особенностей деятельности.
В соответствии с вышеуказанным Законом РК индивидуальные предприниматели самостоятельно разрабатывают учетную политику и в соответствии с п.4 ст.56 Налогового Кодекса РК налоговую учетную политику.
Индивидуальным предпринимателем разрабатывается и утверждается приказ о принятии учетной политики и налоговой учетной политики, устанавливающие порядок ведения налогового учета с соблюдений требований Налогового Кодекса Республики Казахстан и предусматривающую возможность внесения уточнений и дополнений в связи с изменениями налогового законодательства, а также возложением ответственности за организацию ведения и ведение налогового учета на предприятии. Шаблоны приказа об утверждении учетной налоговой политики и сама налоговая учетная политика представлены в Приложении №1.
Вкратце, учетная политика содержит:
- общие положения, где указываются регистрация индивидуального предпринимателя (в каком налоговом комитете), форма собственности, регистрационный номер налогоплательщика, местонахождение, учредители, основной вид деятельности (согласно Устава, общему классификатору экономической деятельности);
- организационно-технический раздел, рассматривающий управление и организационную структуру, система ведения бухгалтерского учета и внутреннего контроля, в соответствии с какими нормативными документами ведется бухгалтерский учет:
- бухгалтерскую документацию: применяются Типовые формы первичных документов, утвержденных приказом Министерства Финансов РК от 21.06.2007 года, и нетиповые формы, разработанные самим ИП, которые являются обязательным приложением к Учетной политике.
Любой первичный документ должен иметь следующие реквизиты:
· Дата составления документа;
· Подпись и расшифровку подписи лица, составившего документ;
· Четко написанную информацию самого документа (наименование ТМЗ, услуг, единицы измерения, количество, цену, сумму и т.д.);
· Заполнение всех реквизитов, указанных в бланке первичной документации;
· Все подписи должны содержать расшифровку с указанием должности, фамилии и инициалов подписавшегося лица;
- методический раздел, содержащая финансовую отчетность, В состав финансовой отчетности входит:
| Наименование формы финансовой отчетности | Периодичность составления отчетности |
| Бухгалтерский баланс | Раз в год |
| Отчет о прибылях и убытках | |
| Отчет о движении денег (прямой метод | |
| Отчет об изменениях в капитале | |
| Примечания к финансовым отчетам | |
| Информация об учетной политике, пояснительная записка к годовому отчету, дополнительные таблицы |
- учет запасов: запасы – это активы, предусмотренные для дальнейшего их использования в производственном процессе (предоставлении услуг):