После проверки, приемки и таксировки принятых от материально ответственных лиц отчетов о движении материальных ценностей с приложенными оправдательными документами, на основании которых были сделаны записи в «Журнале поступления товаров», бухгалтер предприятия переносит остатки на конец месяца из отчетов в сальдовые ведомости, приложение № 15.
Отчеты о движении материальных ценностей являются регистрами аналитического учета и одновременно оборотными ведомостями. Они составляются материально ответственным лицом в двух экземплярах в количественном выражении на основании первичных документов. Бухгалтер, после проверки отчета и таксировки, второй экземпляр отчета передает на склад материально ответственному лицу с отметкой о дате приема от него отчета и дате окончания его обработки.
Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов ООО «ОРИОН» с поставщиками и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).
В ООО «ОРИОН» поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.
В организации графики документооборота строго соблюдаются. В ООО «ОРИОН» применяются унифицированные формы документов, поэтому они отвечают всем требованиям оформления.
Оформление и учет реализации товаров в организации зависит от способа расчета за приобретаемый товар между покупателем и продавцом.
Товары в организациях реализуются как за наличный расчет, так и по безналичному расчету.
Безналичные расчеты регулируются “Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации”
При оптовых поставках возможны как поступления наличных денег в кассах (до предельной суммы по одному платежу, ограниченной в установленном порядке), так и перечисления средств безналичным путем на расчетный счет.
Стороны, заключившие договор, вправе избрать и установить в договоре любую из форм расчетов.
Сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары.
Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм контрольно-кассовых машин на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.
Отпуск товаров оформляется расходной накладной, приложение №…. Данные об отпуске товаров и получении выручки отражаются в книге по совершению операций на основании приходно-расходных документов с выводом каждый раз нового остатка товаров. Записи в книге производятся ответственными лицами, отпускающими товар или принимающими выручку.
Если товары отпускаются на день (смену) работы материально ответственным лицам, то отпуск оформляется расходно-приходной накладной.
В объем розничного товарооборота включается сумма выручки, сданная материально ответственным лицом по окончании рабочего дня в кассу организации.
Прием наличных денег оформляется приходным кассовым ордером. Номер, дата приходного ордера и сумма, на которую продан товар, указываются в расходно-приходной накладной. Количество и сумма нереализованных за день товаров указывается в соответствующих графах расходно-приходной накладной. Затем суммы выручки, полученные кассой, сверяются с суммой проданных товаров. Полный отчет материально ответственного лица за полученное количество товаров обязателен.
Реализация мелким оптом осуществляется на основании письма-требования на отпуск товара от покупателя, счета на оплату товара, и отпуск товаров осуществляется после оплаты счетов и оформляется расходной накладной, в которой делается отметка об отпуске и получении товара и ставится круглая печать организации.
Руководителям и главным бухгалтерам организаций по оптовой торговле предоставляется право устанавливать стоимостной, количественно-стоимостной или оперативно-бухгалтерский методы учета товаров, исходя из конкретных условий их работы (объемы товарооборота, товарных запасов, ассортимента реализуемых товаров и т.п.) и при условии обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
Внутреннее помещение товаров между структурными подразделениями организации, где работают разные материально ответственные лица (бригады), а также перемещение товаров из одного структурного подразделения в другое проводится на основании письменного или устного распоряжения руководителя организации (о чем обязательно необходимо сделать отметку в документах) и оформляется накладной в установленном порядке. Подпись материально-ответственного лица, отпустившего товар, заверяется круглой печатью организации.
На накладную обязательно накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие отпущенных товаров данным, указанным в накладной.
Внутреннее перемещение товаров учитывается отдельной строкой в товарном отчете.
Материально-ответственным лицам в структурных подразделениях организации рекомендуется вести “Журнал учета отпуска товара”, в которых должны быть указаны номер п\п., дата поступления (или отпуска), наименование товара, количество единиц и сумма поступления (или отпуска), фамилии, инициалы и подпись лица, принявшего (выдавшего) товар.
Материально-ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от 1 до 10 дней, установленные руководителем и главным бухгалтером организации в зависимости от условий работы.
Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета (код по ОКУД 0903025). В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.
В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам.
Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записываются отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.
В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.
Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).
Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка.
Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах.
Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй, с распиской бухгалтера о приеме отчета, остается у материально-ответственного лица.
Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.
Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера.
Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруются с начала их работы.
В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления и их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах исправляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписывается правильный текст или цифровые данные.
Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью “исправлено” и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.
Если в организации дата проведения инвентаризации не совпала с установленным периодом отчетности, то составляются два отчета: один — с начала установленного периода до начала инвентаризации, второй — от даты окончания инвентаризации до установленного срока представления товарного отчета.
В товарном отчете, составленном после инвентаризации, остатки товаров и тары записываются из “Инвентаризационной описи товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле”
Товарные отчеты в оптовых организациях могут содержать сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а также остатки, приход и расход могут указываться не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.
Если материальная ответственность за материальные и денежные ценности объединена в одном лице или бригаде, то рекомендуется составление товарно-кассового отчета. В приходной части товарно-кассового отчета указывается остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров по датам в хронологическом порядке. При этом указывается наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, сумма поступившего товара по каждому поставщику. В расходной части товарно-кассового отчета отражается сумма выручки по кассе за каждый день отчетного периода, в целом по предприятию в хронологическом порядке и суммируется расход (сумма выручки) по организации. Затем рассчитывается остаток товаров на дату составления товарно-кассового отчета.
При учете товаров по покупным ценам, при ведении сортового, партионного учета товаров рекомендуется вместо товарного отчета составлять сопроводительные реестры (код по ОКУД 0903014). В реестре необходимо указать только наименования приходных и расходных документов, их число (отдельно по каждой строке) и номера. Реестры составляются в двух экземплярах, первый вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.