Картка аналітичного обліку фактичних видатків за квітень 200_ р.
| Дата | Номер меморіального ордера | Дебет субрахунка 801 | ||||||||||||
| сума за ордером усього | у тому числі за кодами економічної класифікації видатків | |||||||||||||
| 1110 | 1121 | И22 | 1131 | 1133 | 1137 | 1140 | 1161 | 1162 | 1163 | 2111 | і т. ін. | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15—27 |
| Фактичні видатки на початок місяця | 194450 | 75000 | 24000 | 3750 | 2100 | 16000 | __ | 700 | 4600 | 2400 | 5900 | 15000 | 45000 | |
| 01.04 | 5 | 25000 | 25000 | — | — | — | — | _ | — | — | — | — | — | — |
| 02.04 | 5 | 8800 | — | 8000 | 800 | — | — | — | — | — | — | — | — | — |
| 05.04 | 8 | 260 | — | — | — | — | — | — | 260 | — | — | — | — | — |
| 09.04 | 6 | 3000 | — | — | — | — | — | 3000 | — | — | — | — | — | — |
| 11.04 | 4 | 4800 | — | — | — | — | — | _- | — | — | — | _ | 4800 | — |
| 12.04 | 12 | 8000 | — | — | — | — | §000 | — | — | — | — | — | — | — |
| 12.04 | 13 | 700 | — | — | — | 700 | — | — | — | — | — | „ | — | — |
| 13.04 | 6 | 3200 | — | — | — | — | — | — | — | 1000 | 500 | 1700 | — | — |
| Усього видатків з вирахуванням сум відшкодування: за місяць з початку року | 53760 248210 | 25000 100000 | 8000 32000 | 800 4550 | 700 2800 | 8000 24000 | 3000 3000 | 260 960 | 1000 5600 | 500 2900 | 1700 7600 | 4800 19800 | 45000 | |
Як видно з порівняння показників цих таблиць, суми касових і фактичних видатків не збігаються в часі. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дозволяє вчасно погасити заборгованість із зарплати, за енергоносії та інші господарські втрати бюджетних установ. Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків створює можливість контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунків з працівниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їх цільовим призначенням. Таке порівняння дар можливість виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.
Необхідно зауважити, що касові видатки бюджетних установ, які фінансуються через органи Державного казначейства, обліковуються два рази: один раз в органі казначейства (при списанні коштів :* реєстраційного рахунка установи) і другий раз — в самій установі (при отриманні виписки органу казначейства з реєстраційного рахунка). Тому можна сподіватись, що в майбутньому (при повному впровадженні в бюджетну сферу фінансування через органи казначейства) необхідність обліку касових видатків безпосередньо в бюджетних установах відпаде, а відтак значно зменшиться обсяг звітних показників про виконання кошторису видатків. Порівняльний же аналіз касових і фактичних видатків та фінансування можна буде здійснювати у відповідні строки шляхом порівняння даних органів казначейства про касові видатки та звітності установи про фактичні видатки між собою та із затвердженим кошторисом. Такі перспективи стають досить реальними при впровадженні в бюджетних установах автоматизованого обліку видатків з використанням персональних ЕОМ.
2.6. Облік касових операцій
Для планомірної організації грошового обігу в народному господарстві бюджетні організації, як і інші юридичні особи, зобов'язані зберігати свої вільні грошові кошти на рахунках у банку і витрачати їх, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Однак у своїй практичній діяльності кожна установа змушена використовувати і готівкові розрахунки, наприклад, за оплатою праці, стипендіями, авансами на господарські потреби та відрядження тощо.
Уся готівка, що знаходиться в розпорядженні установи чи централізованої бухгалтерії, зберігається в касі. Каси підприємства — це приміщення або місце, призначене для приймання, видачі та зберігання готівки, інших цінностей і касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується «Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні», затвердженим постановою НБУ від 19.02.2001 р. № 72 (зі змінами та доповненнями). Це Положення визначає порядок і терміни зберігання грошей у касі та видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.