Вибуття нематеріальних активів відображається за кредитом субрахунків рахунка 12 та дебетом субрахунка 401 (на залишкову вартість вибуваючих нематеріальних активів) і субрахунка 133 (на суму їх зносу).
Розглянемо кореспонденцію рахунків при відображенні деяких господарських операцій І нематеріальними активами (табл. 5.4).
Операції па вибуття і переміщення нематеріальних активів відображають в окремому меморіальному ордері № 9 — накопичувальній відомості т. ф. № 43Н (бюджет), підсумки якої переносять до книги Журнал-головна.
Таблиця 5.4
Основні господарські операції з обліку нематеріальних активів
| Зміст господарської операції | Кореспондуючі субрахунки | |
| Дт | Кт | |
| 1. Одержано програмне забезпечення ЕОМ на купівельну вартість без ПДВ на суму ПДВ одночасно другий запис на суму без ІІДВ | 121 801,802 801,802 | 364, 675 364, 675 401 |
| 2. Одержано безоплатно право на користування природними угіддями (оцінено експертним порядком) | 122 | 401 |
| 3. Зараховано на баланс майно придбаного підприємства (з гудвілом): на облікову вартість на суму зносу необоротних активів на суму гудвілу одночасно другий запис на облікову вартість необоротних активів (разом з гудвілом) | 103 104, 105, 231 та ін. 103, 104, 105 122 801,802 | 364, 675 131 364, 675 401 |
| 4. Нараховано знос нематеріальних активів | 401 | 133 |
| 5. Списано нематеріальні активи, непридатні для подальшого використання: на суму нарахованого зносу на залишкову вартість | 133 401 | 121, 122 121. 122 |
В установах, що запровадили автоматизацію обліку, ці операції відображають у відповідних машинограмах згідно з програмним забезпеченням.
Для аналітичного обліку нематеріальних активів доцільно використовувати типові форми інвентарних карток з обліку основних засобів, пристосувавши їх до потреб обліку нематеріальних активів (т. ф. № 03-6 (бюджет) та № 03-9 (бюджет) або «Інвентарний список основних засобів» (т. ф. № 03-11 (бюджет).
5.9. Інвентаризація основних засобів та інших необоротних матеріальних активів
Порядок проведення інвентаризації необоротних активів бюджетних установ регламентується «Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу», затвердженою наказом ГУДКУ від ЗО жовтня 1998 р. №90.
Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Інвентаризація с обов'язковим доповненням документування господарських операцій. Тільки спільне використання цих двох елементів методу бухгалтерського обліку забезпечує повне і об'єктивне відображення наявності господарських .засобів у балансі. У той же час інвентаризація г одним І методів контролю і важливим засобом боротьби за збереження та раціональне використання майна.
Інвентарізації підлягає все майно установи незалежно від його місцезнаходження. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку проводиться констатація наявності об'єктів за їх місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами.
Основні завдання інвентаризації необоротних активів:
— виявлення фактичної наявності основних засобів та інших необоротних активів у відповідальних за їх збереження осіб;
— виявлення невикористовуваних матеріальних цінностей з причини їх непридатності для використання або непотрібності в діяльності установи;
— перевірка дотримання умов зберігання матеріальних цінностей, правил їх утримання, експлуатації та доцільності використання за призначенням;
— виявлення недоліків організації первинного та бухгалтерського обліку, стану внутрішньогосподарського контролю за збереженням і використанням цінностей;
— виявлення помилок, зловживань, які мали місце в оформленні первиниx документів та облікових регістрів;
— перевірка реальної вартості обліковуваних на балансі матеріальних цінностей і нематеріальних активів;
— виявлення недостач або лишків матеріальних засобів в окремих відповідальних за їх збереження осіб та причин цих явиш.
усунення розбіжностей даних обліку з фактичною наявністю засобів.
У практиці облікове-економічної та контрольно-ревізійної роботи інвентаризації поділяють на види за різними ознаками (часом і способом проведення, повнотою охоплення засобів, порядком проведення і оформлення результатів тощо): повна і часткова, суцільна і вибіркова, планова і раптова, необхідна (обов'язкова), повторна, контрольна) безперервна (перманентна), з оформленням і без оформлення інвентаризаційних описів, з ручною і механізованою (автоматизованою) обробкою результатів та ін. Але за будь-якого способу проведення інвентаризації та оформлення її результатів найважливішим правилом є вимога обов'язкової перевірки фактичної наявності засобів безпосередньо у місцях зберігання, порівняння цих даних з показниками бухгалтерського обліку, виявлення відхилень та їх причин, усунення розбіжностей фактичної наявності засобів з даними обліку.
Установи зобов'язані проводити інвентаризацію необоротних активів, як правило, перед складанням річного звіту, але не раніше першого жовтня:
—будівель, споруд та інших нерухомих об'єктів — не менше одного разу на три роки;
—музейних цінностей —відповідно до строків, установлених Міністерством культури України;
—бібліотечних фондів — один раз на п'ять років;
—дорослих тварин основного стада — не менше одного разу на квартал;
—інших основних засобів та необоротних активів: у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих державних адміністраціях, їхніх управліннях (відділах), виконавчих органах місцевих рад — не менше одного разу на два роки, в інших установах — не менше одного разу на рік;
—інвентаризація дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння і виробів з них, а також дорогоцінних металів І дорогоцінного каміння, що містяться у відходах і брухті, здійснюється два рази на рік: станом на перше січня і на перше липня;
—капітальних робіт інвентаризаційного характеру і капітальних ремонтів —не менше одного разу на рік, але не раніше першого грудня.
У ці ж терміни проводиться інвентаризація матеріальних цінностей, які не належать установі -- як такі, то перебувають на обліку (в орендному користуванні, па відповідальному зберіганні тощо), так і не враховані з будь-яких причин. Інвентаризація всіх цінностей проводиться в установлені терміни, незалежно від того, коли і скільки разів проводилася позапланова перевірка протягом року. Кількість інвентаризацій у звітному ропі, дати їх проведення й перелік майна, що підлягає інвентаризації під чає кожної з них, визначаються керівником установи — крім випадків, коли проведення інвентаризації є обов'язковим, а саме:
—перед складанням річної бухгалтерської звітності у терміни, вказані вище;
—при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання—передавання справ);
—при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день виявлення таких фактів);
—після пожежі або стихійного лиха (повені, землетрусу та ін.): терміново після ліквідації пожежі або стихійного лиха;
—у випадку ліквідації установи;
—згідно з розпорядженням судових та слідчих органів;
—при передачі майна установи в оренду;
—при передачі підприємств, установ, організацій або їх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).
Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне і своєчасне її проведення несе керівник установи. Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати дотримання установлених правил проведення інвентаризації та оформлення й результатів.
Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється комісія з числа працівників установи за обов'язкової участі головного (старшого) бухгалтера. Очолює інвентаризаційну комісію керівник установи або його заступник. Наказом установлюється також термін і строки проведення інвентаризації та порядок відображення її результатів в обліку. Планова інвентаризація повинна проводитися, як правило, станом на перше число місяця. Якщо вона не може бути закінчена за один день у конкретному місці зберігання цінностей, то її можна почати до першого числа і закінчити після першого числа, але результати треба скоригувати станом на перше число.
В установах, в яких внаслідок великої кількості засобів та складної організаційної структури проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, утворюються також місцеві комісії, очолювані керівниками відповідних структурних підрозділів Але при цьому забороняється призначати головою місцевої інвентаризаційної комісії в одній і тій самій установі одного й того самого працівника два роки підряд. До складу місцевої комісії обов'язково включається працівник бухгалтерії. Робота місцевих інвентаризаційних комісій організовується та контролюється центральною комісією.