6.7. Особливості обліку медикаментів і перев'язувальних, засобів
Медикаменти та перев'язувальні засоби е досить вагомою складовою частиною матеріальних цінностей бюджетних установ, зокрема медичних закладів.
Облік медикаментів та перев'язувальних засобів здійснюються за наказом Міністерства охорони здоров'я СРСР «Про затвердження Інструкції з обліку медикаментів, перев'язувальних засобів і виробів медичного призначення у лікувально-профілактичних установах охорони здоров'я, що знаходяться на державному бюджеті СРСР» ВІД 02.06.1987 р. № 747.
Відповідно до вказаного нормативного документа організація обліку медикаментів та інших лікарських засобів у медичних установах залежить передусім від наявності у зазначеній установі такого структурного підрозділу, як аптека. Крім того, облік лікарських засобів здійснюється по-різному залежно від їх виду, призначення та вартості. Звичайні лікарські засоби обліковуються у сумарному Грошовому) виразі, а засоби за спеціальним переліком — у предметне-кількісному обчисленні. Розглянемо порядок обліку кожного з цих видів лікарських засобів зокрема.
За наявності у медичному закладі аптеки лікарські засоби, що не підлягають предметно-кількісному обліку, обліковуються як у бухгалтерії, так і в аптеці за роздрібними пінами у сумарному грошовому обчисленні. При цьому придбані і отримані аптекою лікарські засоби оприбутковуються на підставі рахунків постачальника після їх перевірки на відповідність кількості і якості. Отримані і перевірені рахунки постачальників реєструються у «Книзі реєстрації рахунків, що надійшли до аптеки» (ф- № 6-МЗ), підписуються відповідальною особою, яка здійснила перевірку і приймання медикаментів, і передаються до бухгалтерії, дена їх підставі складається бухгалтерський запис:
Д-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби»,
К-т субрах. 361 «Розрахунки в порядку планових платежів».
Відпуск лікарських засобів матеріально-відповідальним особам з аптеки здійснюється за накладними (вимогами) т. ф. № 3-3, які оформляються у двох примірниках і містять такі дані: повну назву лікарського засобу, розмір, фасування, лікарську форму, дозування, упаковку, кількість, тну, вартість. Перший примірник накладної залишається в аптеці, а-другий — передається матеріально відповідальній особі того відділення, яке одержує лікарські .засоби. Обидва примірники підписують одержувач медикаментів та завідувач аптеки чи його заступник. Кожна накладна на видачу лікарських засобів таксується завідувачем аптеки чи його заступником, після чого накладні фіксуються у порядку номерів у «Книзі обліку протаксованих накладних (вимог)» (ф. № 7-МЗ). Наприкінці місяця у цій книзі підраховується загальна сума за кожною групою ліків і загальна сума за місяць та складається «Звіт аптеки про надходження та витрачання медикаментів, перев'язувальних засобів та виробів медичного призначення» (ф. № 1 )-МЗ), який служить підставою для списання видатків з лікарських засобів: Д-т субрах. 801 (802) «Видатки -, державного (місцевого) бюджету на утримання установи та інші заходи»,
К-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби».
Склад лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, визначений наказом МОЗ України від 20.09.1995 р. № 172 та Переліком МОЗ України від 30.06.1994 р. № 117 (з подальшими змінами і доповненнями). До зазначеної категорії препаратів належать: наркотичні лікарські засоби; психотропні лікарські препарати; отруйні лікарські засоби; лікарські засоби, що мають одурманюючу властивість; спирт етиловий. Відповідно до наказу МОЗ України «Про затвердження Порядку обігу наркотичних засобів, психотропних речовин та прекурсорів у державних та комунальних закладах охорони здоров'я» від 18.12.1997 р. № 356 медичні заклади, що мають свої аптеки, повинні закуповувати зазначені препарати з аптечних складів (відповідно до попередньо укладених з ними угод).
Облік зазначених препаратів в аптеці здійснюється як у грошовому виразі, так і у кількісному в розрізі відповідних найменувань у «Книзі предметно-кількісного обліку аптекарських запасів» (ф. № 8-МЗ). Для нього в книзі ф. № 8-МЗ на кожне найменування, фасування, лікарську форму, дозування лікарських засобів відкривається окрема сторінка (або декілька сторінок при необхідності). Видача зазначених лікарських засобів у відділення оформляється спеціальними накладними (вимогами), затвердженими керівником установи; в них проставляються штамп і печатка установи, зазначаються номери історій хвороби, прізвища, ім'я та по батькові хворих, для яких виписано ліки. Отримує такі лікарські засоби тільки матеріально відповідальна особа певного відділення, кабінету. На підставі накладних (вимог) на відпущені з аптеки лікарські засоби складається «Відомість вибірки витрачених лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку» (ф. № 1 МЗ), записи у якій здійснюють за кожним найменуванням. Загальна кількість відпущеник препаратів (відповідно до вибірки за день) переноситься до книги ф. № 8-МЗ. У бухгалтерії на підставі отриманих з аптеки документів облік зазначених препаратів здійснюється у грошовому виразі за окремими позиціями.
Медичні заклади, що не мають своїх аптек, повинні закуповувати лікарські засоби в державних та комунальних аптеках у порядку, передбаченому угодою між ними. Надходження лікарських .засобів при такій формі організації медичного закладу здійснюється у вигляді планових поставок. Це означає, що розрахунки між аптекою і медичним закладом носять систематичний характер. Як правило, медичний заклад періодично (наприклад, один раз на декаду) перераховує постачальнику обумовлену угодою суму коштів. Постачальник (аптека) систематично відпускає медичному закладові лікарські препарати на його вимогу (за дорученням), не вимагаючи оплати за кожним випадком відпуску медикаментів. На відпущені за певний період (як правило, за місяць) лікарські засоби постачальник виставляє рахунок з додаванням підтвердних документів. Бухгалтерія медичної установи перевіряє виставлені рахунки та приймає їх до виконання. При цьому уточнюється і регулюється стан розрахунків з постачальником (аптекою) .за отримані лікарські засоби.
Лікарські засоби, що не підлягають предметно-кількісному обліку, відпускаються з аптеки до медичної установи за накладними (вимогами) т. ф. № 3-3, які виписує старша медична сестра кожного відділення закладу за групами препаратів у чотирьох примірниках. Отримання лікарських засобів з аптеки здійснюється матеріально відповідальними особами відділень (старшими медичними сестрами) за дорученням. Отримані лікарські засоби зберігаються у відділеннях.
Отримання :( аптек га порядок зберігання і обліку лікарських засобів, що підлягають предмети о-кількісному обліку, мають певні особливості. Накладні (вимоги) па їх відпуск з аптеки виписуються у 5 примірниках, два з яких отримує установа за підписом працівника аптеки. Ці накладні (вимоги) мають більш деталізовану форму. У відділеннях, куди надходять зазначені засоби, вони зберігаються у вогнетривких сейфах або в металевих шафах (відповідно до наказу МОЗУ № 356 від 18.12.1997 р.).
Облік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, у відділеннях здійснюється головною (старшою) медичною сестрою у книзі ф. № 8-МЗ. Наприкінці кожного місяця зазначені матеріально відповідальні особи на підставі даних первинного обліку складають «Звій про рух лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку» (ф. № 2-МЗ), який г підставою Для списання цих засобів І підзвіту матеріально-відповідальної особи на витрати установи:
Д-т субрах. 801 (802) «Видатки з державною (місцевого) бюджету на утримання установи та інші заходи»,
К-т субрах. 233 «Медикаменти і перев'язувальні засоби».
Усі витрати з транспортування лікарських засобів прямо списуються на фактичні видатки установи і не зараховуються на збільшення вартості медичних засобів. Крім того, всі операції з продажу лікарських засобів та виробів медичного призначення відповідно до Закону України «Про податок на додану вартість» від 03.04.1997 р. звільняються від оподаткування цим податком. Тому облік надходження та витрачання медикаментів ведеться за цінами придбання.
Медикаменти, що надійшли до медичного закладу у вигляді гуманітарної допомоги, обліковуються матеріально відповідальними особами окремо від придбаних за рахунок бюджетних асигнувань, а на їх витрачання складається окремий звіт. У бухгалтерії оприбуткування медикаментів і перев'язувальних засобів, що надійшли до установи у вигляді гуманітарної допомоги, оформляють бухгалтерський запис відповідно до «Порядку бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги», затвердженого ГУДКУ 10.12.1999р. № 113: