Партионная карта регистрируется в специальной книге. Порядковый номер регистрации является номером поступившей партии товаров. При ее заполнении указываются:
номер партионной карты и дата ее составления;
наименование товара;
номер и дата акта о приеме товара;
номери дата накладной, по которой товар поступил;
реквизиты поставщика, вид транспорта, место отправления;
наименование, сорт и количество (масса) товара.
При отпуске товаров в партионной карте записывается дата отпуска, номер расходного документа и количество отпущенного товара, а в расходном документе записывается номер партии. После каждой записи или в конце рабочего дня в карточке проставляется остаток товаров в партии.
Кроме того, при партионном учете на каждую партию может открываться несколько страниц в книге их учета или отдельная карточка. Записи в них внутри партий производятся по наименованиям и сортам товаров. Одновременно с выпиской партионной карточки выписывается общий упаковочный товарный ярлык. По окончании реализации товаров из данной партии в товарном ярлыке и карточке подсчитываются итоги, а сами ярлыки и карточки сдают в бухгалтерию вместе с товарным отчетом для проверки. Если при проверке по данной партии выявляется недостача товаров, то ее списывают за счет организации или за счет виновного лица. Излишки товаров, выявленные при проверке, приходуются.
Таким образом, при партионном учете можно еще до проведения инвентаризации определить результат: имеются недостача излишек товаров, т. е. сразу после продажи всей партии, что упрощает оперативное наблюдение за остатками товаров.
При сортовом способе учета товары хранятся по сортам, каждый вновь поступивший товар присоединяется к имеющимся варам того же наименования и сорта.
Складской учет ведется материально ответственными лицами в товарной книге кладовщика или на карточках в натуральном выражении по наименованиям, сортам, количеству и ценам. На каждое наименование и сорт в зависимости от объема операций открывается одна или несколько страниц в товарной книге или отдельная карточка. Однородные продукты различного наименования, имеющие одну учетную цену, могут учитываться в одной карточке (на одной странице).
В заголовке страницы книги (карточки) указываются: наименование, артикул, сорт, цена и другие отличительные признаки товара. В предметной части страницы книги (карточки) отражаются: приход, расход, наименование поставщика, покупателя, номер, дата документов, на основании которых сделаны записи, остатки товаров. Записи в регистры складского учета производятся на основании первичных документов и только по количеству товаров без указания их стоимости в день совершения операции. Записи можно делать по каждому приходному и расходному документу, а при большом объеме — по данным предварительно составленных накопительных ведомостей. После каждой записи выводится остаток.
Если объем товарных операций и ассортимент товаров невелики, то карточки и товарные книги можно не вести. Учет же производиться материально ответственным лицом непосредственно в товарном отчете.
Учет товаров в бухгалтерии. В бухгалтерии аналитический учет товарных запасов можно вести следующими методами: суммовым, количественно-суммовым и оперативно-бухгалтерским (сальдовым). Аналитический учет товаров организуют преимущественно по товарам, числящимся за каждым материально ответственным лицом и местом хранения.
Для суммового учета применяются различные регистры бухгалтерского учета, формы которых зависят от применяемой в торговой организации формы бухгалтерского учета. Например, при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета таким регистром считается журнал-ордер по сч. 41 «Товары» с дебетовой ведомостью к нему. Регистры ведутся по каждому материально ответственному лицу на основании товарных отчетов. Каждый отчет записывают в регистр отдельной строкой, в которой отражают: остаток товаров и тары на начало отчетного периода, суммы в разрезе корреспондирующих счетов, оборотов по дебету и кредиту41 «Товары», остаток на конец отчетного периода.
Сводные регистры бухгалтерского учета составляют на основании итоговых данных учетных регистров, открытых по каждому материально ответственному лицу.
Количественно-суммовой метод применяется, как правило, на крупных складах. При этом можно использовать сортовой партионный метод учета. Эти методы учета, по сути, аналогичны способам учета товаров в местах хранения, т. е. происходит дублирование складского учета.
При сортовом способе учета в бухгалтерии на каждое наименование товаров и сорт открывают карточки количественно-суммового учета. Запись в них производится по приходным и расходным документам. Но можно предварительно группировать движение товара каждого наименования по приходу и расходу в накопительной ведомости и записывать в карточки общие итоги. Например если за день со склада отпущен товар одного наименования по нескольким расходным накладным, то целесообразнее предварительно подсчитать в накопительной ведомости количество и суммуэтого товара, а затем общие данные занести в карточку.
По окончании месяца в карточках подсчитывают итоги прихода, расхода товаров, выводят остатки и по всей номенклатуре товаров составляют оборотную ведомость в количественном и суммовом выражении: остаток на начало, приход, расход, остаток на конец месяца. Оборотная ведомость составляется и на дату инвентаризации.
Натуральные показатели оборотной ведомости сверяют с данными складского учета. Суммовые итоги сверяют с оборотами и по сч. 41 «Товары» в регистрах бухгалтерского учета.
Составление оборотных ведомостей, сверка с данными складского учета, выявление причин расхождения данных при большой номенклатуре товаров требуют значительных затрат времени работников бухгалтерии и материально ответственных лиц.
Более рационален оперативно-бухгалтерский (сальдовый) методучета. Отличительной особенностью этого метода является то, что бухгалтерией не ведется громоздкий и трудоемкий учет товаров по наименованиям, сортам, количеству и ценам, в записях бухгалтерского учета не дублируется складской учет. Бухгалтер периодически проверяет правильность записей в складском учете и подтверждает это своей подписью. Регистры складского учета (товарные карточки) одновременно являются и регистрами бухгалтерского учета. Они выдаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде под расписку. Использованные товарные книги и карточки хранятся в бухгалтерии, как и бухгалтерские документы.
По окончании месяца или даты инвентаризации остатки товаров в натуральном выражении из товарных книг и карточек заносятся материально ответственными лицами в специальные сальдовые книги (ведомости) по наименованиям, артикулам, сортам, количеству и цене. Сальдовые ведомости заводят на год по каждому материально ответственному лицу. Путем таксировки и подсчетов исчисляется общая стоимость товаров по сальдовой ведомости, которая сверяется с данными синтетического учета по сч. 41 «Товары». Ведомость подписывает работник бухгалтерии и материально ответственное лицо. Так как возможны ошибки при заполнении сальдовой ведомости (неверно указан остаток или цена, ошибка в таксировке или подсчете), особенно при ведении учета вручную, то для облегчения проверки данных складского и бухгалтерского учета сальдовые ведомости можно составлять чаще. Ускоряет и облегчает выверку в случае расхождения остатков по сальдовой ведомости и счету составление сальдовых ведомостей по укрупненным товарным группам. В этом случае по тем же группам товаров составляется оборотная ведомость, где отражаются приход, расход, остатки товаров на начало и конец периода. Проверяется соответствие остатков по сальдовой и оборотной ведомости в целом и по группам товаров. При расхождении данных сужается объем поиска ошибки.
Таким образом, на складах, базах, в кладовых, в организациях, занимающихся оптовой торговлей, учет материальных ценностей по номенклатуре должен вестись и материально ответственными лицами, и бухгалтерией. В настоящее время распространен учет на компьютере с помощью бухгалтерских программ, и поэтому во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии.
Руководители организаций и главные бухгалтеры могут выбирать тот способ аналитического учета, который наиболее полно соответствует потребностям данной организации, и закрепить его в составе информации об учетной политике.
Инвентаризация товаров и тары
Проверка и уточнение данных бухгалтерского учета товаров и тары периодически проводится при помощи инвентаризаций. Они имеют большое значение в деле контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, соответствия их фактического наличия данным учета, выявления неходовых и залежавшихся товаров, соблюдения условий хранения товаров и тары.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Во всех случаях инвентаризация проводится внезапно.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Постоянно действующая комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и сплошные повторные инвентаризации (при необходимости), проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу.
Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сверку данными бухгалтерского учета проводит рабочая комиссия, назначаемая приказом руководителя организации. В ее состав входит представитель администрации — председатель комиссии, товаровед, работник бухгалтерии и материально ответственное лицо, распоряжение вручается председателю комиссии не более чем за 2ч до проведения инвентаризации с учетом времени проезда до предприятия.