В связи с большим количеством товаров, сосредоточенных на складах, особое внимание должно быть уделено правильной организации хранения и учета товарных запасов как в целом по предприятию, так и по складам, товарным группам, ассортименту. Учет должен быть построен таким образом, чтобы обеспечить строгий оперативный контроль за сохранностью товаров в местах хранения и на всех этапах движения.
Учет товаров на складе ведет бригадир кладовщиков, т.е. заведующий складом, или другой работник по приказу или распоряжению руководителя предприятия. Выбор вида учета зависит от способов хранения товаров и степени развития средств механизации учета.
Применяют два вида хранения товаров на складах: партионный и сортовой. При партионном методе товары хранятся отдельно по партиям, а внутри партии - по видам; при сортовом - по сортам и наименованиям и учитываются по свободным отпускным ценам без НДС или свободным розничным ценам с НДС.
Партионный способ хранения товаров целесообразен, когда имеется площадь для хранения товаров указанным способом; товары отпускаются в упаковке изготовителя; необходим контроль за сроками хранения.
Оптовые предприятия, которые могут обеспечить обособленное хранение товаров каждой партии от момента их поступления до полного выбытия, применяют партионный учет товаров. Оптовые предприятия, где хранятся товары по наименованиям и сортам, ведут сортовой учет товаров.
Независимо от вида хранения и учета товаров складской учет ведется в натуральном выражении по наименованиям, сортам, количеству и цене.
Для правильной организации учета товаров на складах, контроля за правильностью цен большую роль играет присвоение товарам номенклатурных номеров. Они проставляются на первичных документах поступивших и выбывших товаров, в инвентаризационных описях, сличительных ведомостях выведения результатов инвентаризации товаров, на упаковочных и товарных ярлыках, в учетных реестрах аналитического учета.
В зависимости от вида хранения и учета товаров на складе применяются различные учетные регистры. Так, при сортовом способе учета на складе используются карточки количественного учета и товарные книги, при партионном - партионные карты или товарные книги. При любом виде учета записи производятся на основании документов о приходе и расходе товаров.
Для усиления контроля за состоянием товарных запасов в соответствии с установленным нормативом, сохранностью товаров на торговых предприятиях, выполнением плана товарооборота и финансовых результатов очень важно правильно организовать отчетность материально-ответственных лиц.
Существуют три формы материальной отчетности:
- непосредственная передача работниками предприятий приходных и расходных документов в бухгалтерию;
- передача работниками предприятий приходных и расходных документов в бухгалтерию с сопроводительными реестрами;
- передача работниками предприятий этих же документов с товарными отчетами.
Форма отчетности зависит от объема информации и количества документов, степени внедрения ПЭВМ, места и времени таксировки документов, вида учета товаров в бухгалтерии (суммового и количественно-суммового), способа ведения аналитического учета товаров в бухгалтерии (количественно-суммового, оперативно-бухгалтерского (сальдового) или по отчетам материально-ответственных лиц).
Так, передача первичных приходных и расходных документов без сопроводительных сводных документов производится только при ведении в бухгалтерии оперативно-бухгалтерского способа аналитического учета. В этом случае с согласия материально-ответственных лиц подтверждением приема-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточках складского учета о проверке записей по каждой операции. Это не менее убедительное подтверждение сдачи документов в бухгалтерию, чем сопроводительный реестр.
Передача документов в бухгалтерию при реестрах производится:
- если на складах с большой номенклатурой товаров ведется сортовой количественный учет и при этом способ ведения учета в бухгалтерии количественно-суммовой;
- при отпуске товаров по нетаксированным документам и при их большом числе.
Товарные отчеты применяются в следующих случаях:
- если на предприятиях по некоторым группам продовольственных и непродовольственных товаров ведется только суммовой учет (при получении на это разрешения);
- на складах с небольшой номенклатурой товаров, где аналитический учет ведется по отчетам материально-ответственных лиц.
В зависимости от ассортимента товаров, хранимых на предприятиях, товарные отчеты могут составляться или в суммовом, или в количественном выражении. Так, на складах с небольшим ассортиментом товаров товарные отчеты составляются с указанием количества по каждому наименованию или группе товаров, на складах с большим ассортиментом товаров и на предприятиях розничной торговли - только в стоимостном выражении.
В реестре (перечне) перечисляют приходные и расходные документы с указанием их даты, номера, наименования поставщика и покупателя. В реестре на непродовольственные товары, как правило, указывается сумма полученного или отпущенного товара и тары по каждому документу. В нем, однако, не определяется остаток товаров и тары на начало и конец отчетного периода, количество полученных и отпущенных товаров за отчетный период. В связи с этим он не может обеспечить оперативный контроль за состоянием товарных запасов и их движением.
В товарных отчетах показывается (в стоимостном выражении) движение товаров, начиная с остатков на начало отчетного периода и заканчивая остатками на конец отчетного периода. В приходной части товарного отчета заведующий складом записывает документы с указанием наименования поставщика, номера и даты документа, стоимости товаров по учетным ценам. По этому же принципу документы записываются в расходную часть товарного отчета. Затем подсчитываются итоги по приходу и расходу за отчетный период, а также нарастающим итогом с начала месяца. Кроме того, показываются остатки на начало и конец отчетного периода - последние подсчитываются арифметическим путем (к остатку на начало отчетного периода прибавляется итог по приходу и вычитается итог по расходу).
Кроме традиционных форм товарных отчетов и реестров некоторые оптовые предприятия применяют свои разработки. Так, специализированные оптовые организации ежедневно составляют ведомость о движении товаров и тары. В ней указываются: цена, количество и стоимость каждого поступившего и отпущенного вида товара, его остатки на начало и конец дня. К ведомости прилагается реестр документов. Такая группировка имеет большое статистическое значение, позволяет ежедневно проверять полноту и правильность отражения данных аналитического учета, содержащихся в документах.
Контроль за состоянием товарных запасов и сохранностью ценностей зависит также от соблюдения сроков и порядка представления отчетности. Эти сроки обычно дифференцируются в зависимости от количества документов и специализации предприятия. Однако во всех случаях целесообразно установить одинаковую периодичность представления отчетов материально-ответственными лицами. Такой порядок способствует усилению оперативного контроля за состоянием товарных запасов и их движением. Сроки представления товарных отчетов или реестров определяют руководитель и главный бухгалтер предприятия.
Первый экземпляр товарного отчета или реестра вместе с приложенными первичными документами сдают в бухгалтерию, а второй остается у материально-ответственного лица. Приемку товарных отчетов при партионном учете товаров (тары) на складах специализированных оптовых баз бухгалтерия производит непосредственно на месте с одновременной сверкой записей в партионных картах. Вместе с товарным отчетом заведующий складом сдает в бухгалтерию под расписку и все закрытые партионные карты, которые хранятся в специальной картотеке.