Планом счетов разрешается осуществлять синтетический учёт материальных ценностей на счетах 10 «Материалы» и др. по учётным ценам, в качестве которых используются плановая себестоимость приобретения (заготовления), средние покупные цены и др. В этом случае отклонения фактической себестоимости материальных ценностей от стоимости их по учётным ценам учитываются на синтетическом счёте 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);
по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).
Применение одного из этих методов по виду (группе)запасов производится исходя из допущения последовательности применения учётной политики.
По себестоимости каждой единицы оценивают материальные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т.п.), или запасы, которые не могут быть обычным образом заменены на другие.
Средняя себестоимость определяется по каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида (группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам течении месяца.
Первый и второй способы оценки материальных ресурсов являются традиционными для отечественной учётной практики. В течение отчётного месяца материальные ресурсы списываются на производство (как правило, по учётным ценам), а в конце месяца списывают соответствующую долю отклонений фактической себестоимости их по учетным ценам.
При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очерёдности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.
При методе ЛИФО применяют другое правило: последняя партия на приход – первая в расход, т.е. сначала списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.
Применение указанных методов оценки материальных ресурсов ориентирует предприятие на организацию аналитического учёта материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходованные материалы расчётным путём, используя следующую формулу:
Р = Он + П – Ок ,
где Р – стоимость израсходованных материалов;
Он и Ок – стоимость начального и конечного остатков материалов;
П – поступление за месяц.
Оценка материальных запасов на конец отчётного периода производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости).
Наряду с определением твёрдой учётной цены очень важно установить единицу учёта материальных ценностей. Такой единицей может быть каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер, каждая партия, однородная группа и т.п. Единица учёта материальных ценностей выбирается организацией самостоятельно. Она должна обеспечить формирование полной и достоверной информации о материальных запасах, надлежащий контроль за их наличием и движением.
3. Документальное оформление производственных операций
Материалы отпускаются со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условие контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объёме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.
Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.
Порядок документального оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.
Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с открытыми месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.
Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в получении материалов в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование № _» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.
Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчёты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоёмкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остаётся в цехе, второй, с распиской получателя – у кладовщика.
Для учёта движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, в двух экземплярах, один из которых остаётся на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передаётся получателю ценностей.
Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за её пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остаётся на складе и является основанием для аналитического и синтетического учёта материалов, второй передаётся получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчётно-платёжных документов.
При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учёта материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учёта материалов уменьшает объём учётной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчётах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приёмку, хранение и реализацию продукцию. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списывания соответствующих материалов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приёмки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдаётся в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остаётся на складе.
4. Бухгалтерский контроль за расходованием сырья и материалов на производство продукции
Сырье и материалы отпускают в производство в строгом соответствии с действующими нормами расхода по массе, объему, площади или счету. Под расходом сырья и материалов в производстве понимают их непосредственное потребление в процессе производства. Отпуск сырья и материалов в кладовые цехов рассматривается не как расход на производство, а как перемещение материальных ценностей.