Организация контроля над исполнением распорядительных документов в администрации (правительстве) субъектов российской федерации (стр. 6 из 15)

сопоставление определение фактические

определение показателей показателей показатели

отклонений фактической фактической работы

работы с работы

нормативами

анализ причин программа реализация желаемые

отклонений корректирую корректирую показатели

щих щих их работы

воздействий действий

рис. 2.2. Контур обратной связи управленческого контроля

Простейшим примером обратной связи является сообщение контрольного органа руководителям подразделений о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они допускают определенные отклонения. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения от наиболее эффективного пути исполнения документа.

Реализация этого контура обратной связи в реальном масштабе времени обладает некоторой инерцией. За счет потерь и отсрочки корригирующих воздействий возможно усугубление положения, переход его в новое, подчас более грозное качество.

Если рассматривать управление, в основном, как попытку обеспечить функционирование администрации в качестве открытой системы с эффективной обратной связью, т.е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов, то понятно, что хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить устойчивость системы и соответствующим образом реагировать на возникающие проблемы. Необходимо гибко реагировать на реальные условия и совершенствовать деятельность управления, изначально заняв активную позицию, для эффективной работы в долгосрочном плане.

Заключительный контроль исполнения (контроль выполнения или результирующий контроль) ставит своей целью определение степени соответствия конечного результата после исполнения документа ожидаемому результату. Хотя воздействовать на результаты уже невозможно, он целесообразен и очень важен, так как на его основе возможны выводы, способствующие разработке мероприятий по совершенствованию исполнения документов. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми.

В практической деятельности итог заключительного контроля состоит не только в оценке деятельности конкретных подразделений, которые исполняли данный распорядительный документ, но и в выводах, в обобщенной форме вскрывающих причины отклонений, если таковые выявлены, а также в определении пути и механизмов устранения причин, их породивших. Как правило, делаются выводы о необходимости применения соответствующих санкций в отношении исполнителей или организаторов исполнения. В тех случаях, когда основное внимание результирующего контроля сосредоточено на выявлении и распространении положительного опыта, должно быть сделано заключение относительно условий и механизмов, позволивших достичь соответствующих результатов, а также относительно оценки и мер стимулирования исполнителей.

2.2. Этапы контрольного процесса исполнения распорядительных документов в администрации (правительстве) субъекта Российской Федерации

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа : выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер (рис. 2.3.)

Первый этап процедуры контроля - установление стандартов - демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению.[33]

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Конкретный критерий и определенный период времени называются показателями результативности.

Сложность оценки контроля за исполнением заключается в том, что его цели и задачи не всегда поддаются количественному измерению. Невозможность выразить показатель результативности непосредственно в количественной форме не должна служить оправданием (а зачастую именно так и бывает) того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области вообще.

Но даже субъективный показатель, при условии, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего. Таким показателем может быть,

ПРОЦЕДУРА КОНТРОЛЯ

Выработка стандартов и критериев

1. Установить стандарты

2. Выработать показатели результативности

Сопоставление с ними реальных результатов

1. Сравнить достигнутые результаты со стандартами

2. Установить масштаб отклонений

Использовать принцип исключения

Измерить результаты

Эффективно информировать о стандартах и результатах

Принятие необходимых корректирующих воздействий

1. Выбрать подходящую линию поведения

2. Ничего не предпринимать

Устранить отклонение

Пересмотреть стандарт

Рис. 2.3. Этапы процедуры контроля

например, повышение экономических параметров в связи с исполнением распорядительного документа.

Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа. Неизбежным следствием отсутствия такого показателя является управление по наитию, которое фактически уже руководством и не является, а есть просто реакция на ситуацию, вышедшую из-под контроля.

В основу стандарта в области контроля за исполнением распорядительных документов представляется необходимым заложить достижение конечного результата, предусмотренного в постановлении, распоряжении в определенный срок, а критерием оценки состояния контроля - качественное выполнение каждого из пунктов постановления или распоряжения в полном объеме.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными в распорядительных документах стандартами. На этом этапе руководство определяет, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом принимается и еще одно очень важное решение : насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая может послужить основой для начала решительных действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.