Для того, щоб дискусія проходила без затримок та непотрібних перерв, бажано:
-у приміщенні, де проводиться засідання, мати настінний годинник, який би бачили всі присутні;
-визначити особу, яка б стежила за часом (за тим, щоб виступаючі не забирали додатковий час для своїх промов);
-не заохочувати переривання виступів та припиняти дискусії, не пов'язані з питаннями порядку денного;
- обмежити кількість перерв, після яких поновлювати роботу засідання без затримок, незважаючи на те, чи повернулися до залу засідань всі учасники, чи лише певна частина.
На неформальних засіданнях також необхідно постійно нагадувати присутнім про ліміт часу та заохочувати чіткі, незатягнуті виступи по суті обговорюваних питань.
Сприяти проведенню дискусії
Вміла організація та проведення дискусії (спрямування її у необхідному напрямку) - дуже часто є найважчим завданням головуючого. Він повинен, виконуючи роль лідера, незважаючи на вільність форми обговорення, різноманітність та спонтанність виступів, контролювати процес і сприяти його максимальній сфокусованості на визначених для обговорення питаннях.
Для полегшення проведення дискусії необхідно з самого початку представити присутніх один одному. У такий спосіб під час обговорення вони зможуть адекватно, у прийнятній формі звертатися один до одного, що, безумовно, допоможе їм відчувати себе впевненіше і комфортніше. Це також надасть учасникам можливість з'ясувати або краще уявити сфери спеціалізації, професійні інтереси кожного із присутніх, що у свою чергу сприятиме подальшій ефективній роботі.
Готуючи порядок денний, внесіть до нього зауваження: "Прохання бути готовим до дискусії", а також підкресліть, що будуть вислуховуватися будь-які зауваження та пропозиції. Якщо під час обговорення хтось із учасників звернув увагу на якесь складне, делікатне питання, відзначте його ініціативу, сказавши, наприклад: "Дякую за те, що ви звернули нашу увагу на цю проблему".
Намагайтеся підключати до дискусії всіх присутніх. Для того, щоб надати можливість виступити кожному, можна розбити учасників на невеликі групи: крім того, що обговорення пожвавиться, будуть висловлені думки, які при великій аудиторії не були б сказані.
Визначте час для відповідей на запитання (запитання ставляться всіма бажаючими). Своїми власними запитаннями намагайтеся отримати додаткову інформацію з певної проблеми; необхідне роз'яснення висловленої раніше думки; потрібні відповідні приклади. Наприклад, можна сказати: "Ми чули виступи за розробку даного проекту; можливо, є аргументи і проти? Хотілося б їх почути". Ставлячи запитання, використовуйте таку їх форму, що вимагає широкої відповіді, а не прості "так" чи "ні". Наприклад, замість: "Чи ви маєте проблеми з виконанням цього завдання?" запитайте: "Які ви маєте проблеми з виконанням цього проекту?"
Якщо хтось із присутніх не бере ніякої участі в обговоренні, назвіть його ім'я і запропонуйте висловити свою думку. Не забувайте кожному надавати необхідний для висловлення його думки час.
Вимкніть усе технічне обладнання, яке використовувалося до початку дискусії: навіть незначний (але постійний) шум може заважати почути те, що говориться.
Нагадайте присутнім про основні правила поведінки учасників засідання: ніяких випадів ні проти будь-кого із присутніх; ніяких негативних коментарів, а також грубих слів, ображаючих жестів, поз та виразів обличчя в адресу присутніх. Усе сказане на засіданні є конфіденційним і не підлягає обговоренню з особами, які не брали участі у заході і робота яких не стосується розглянутих проблем.
У ході дискусії головуючий-лідер повинен уважно, активно слухати виступаючих, використовуючи для цього не тільки відповідні слова ("цікава думка, бажано почути про це більше"), але і тон голосу, вираз обличчя, жести та міміку.
Для заохочування дискусії головуючому краще представляти свою думку в кінці обговорення, у такий спосіб учасники вільніше зможуть висловлювати свої думки.
Сказане вище повною мірою стосується і неформальних засідань. При цьому очевидно, що сам характер заходу може дозволяти таку поведінку учасників, яка не допустима на формальних засіданнях, наприклад, ведення паралельного обговорення. Головуючий може дозволити ведення більш вільної дискусії (з певним відволіканням на інші теми), аж поки обговорення, як і засідання в цілому, рухається у визначеному напрямку.
Мати справу з проблемними учасниками
Найкращий, найефективніший спосіб нейтралізувати проблемних учасників- за можливості взагалі не запрошувати їх на засідання. Якщо це не можливо зробити, визначте чіткі, жорсткі основні правила поведінки учасників засідання (в них можуть бути визначені неприйнятні жести, рухи і т. ін, як наприклад, цокання язиком, постукування нігтями по столу тощо.) У такий спосіб особи, які застосовують подібні жести, рухи, вираз обличчя і т. ін., будуть заздалегідь попереджені про їх недопустимість у ході ділового засідання.
Хороший спосіб нейтралізації проблемних учасників - доручення їм на період засідання обов'язків, які займуть увесь їхній час та увагу. Так, їх можна залучити до підготовки заходу, попросити вести протокол засідання. Можна також запропонувати обговорити те, що викликає зауваження чи незадоволення, пізніше, у приватному порядку.
Є кілька категорій проблемних учасників. Відповідно до специфіки кожної із них пропонуються кроки для нейтралізації подібних осіб під час засідань (ці рекомендації стосуються як формальних, так і неформальних заходів):
Агресор (домінатор):люди такого типу не довіряють почутому, сумніваються у наданих фактах і не визнають достатню підготовленість/рівень знань тих, хто виступає. Свій виступ спрямовують проти конкретної особи.
Припиняйте випади особистого характеру, перефразовуючи сказане таким чином, щоб воно набуло нейтрального (неособистого) характеру. Попросіть групу чи окрему особу висловити власну думку щодо сказаного домінатором. Підкресліть необхідність знати думки з цього конкретного приводу інших присутніх.
Базіка:такі учасники, отримавши слово, довго і нудно говорять, переливаючи із пустого в порожнє і, як правило, відступаючи від теми дискусії.
Користуючись паузою у виступі, перервіть базіку. У такому разі ваші дії будуть виявом поваги до всіх присутніх (до групи), хоча можуть здатися досить жорсткими щодо конкретної особи. Підкресліть ваше розуміння думки виступаючого, нагадайте про цілі засідання та обмеженість часу, відведеного для заходу. Поставте питання іншому учаснику або зверніться із запитанням до всієї групи. Попросіть базіку підсумувати, узагальнити свої думки. Обмежте обсяг відповіді, сказавши, наприклад: "Для того, щоб мати час почути думки всіх бажаючих, давайте зупинятися лише на основних положеннях та приділяти увагу тільки найважливішому".
Паралельні виступаючі:розмовляють зі своїми сусідами під час виступу або загальної дискусії.
Якщо ви виступаєте, зробіть паузу і пильно подивіться на цю особу/цих осіб, можливо, ваше мовчання та відповідний погляд привернуть увагу та допоможуть добитися порядку. Підійдіть до розмовляючих і запитайте, чи мають вони якісь питання. Нагадайте цілі засідання та підкресліть, що засідання буде більш успішним, буде досягнуто більше результатів у тому разі, коли присутні виступатимуть по черзі і при цьому говоритиме лише одна людина. Включіть до основних правил поведінки учасників засідання можливість мати тільки одного виступаючого у конкретний час.
Пасивні учасники:ті, хто не бере ніякої участі у засіданні. З'ясуйте, чому ця особа (ці особи) не виявляють ніякої ініціативи, чому не виступають. Під час перерви переговоріть з ними, щоб зрозуміти їхню думку, позицію. Підключіть їх до обговорення питань у невеликій групі учасників. Дізнайтеся, чи мають вони питання. При цьому будьте обережні, щоб не поставити "можливо сором'язливих людей у складне, некомфортне становище.
Любителі говорити "Ні":особи, які негативно реагують на все, що відбувається на засіданні. З'ясуйте, наскільки глибоким є негативізм, що проявляється на засіданні. Переговоріть з цією особою (цими особами) під час перерви. Дайте конкретне завдання на час засідання, наприклад доручіть вести протокол.
Урегульовувати конфлікти, що виникають під час засідання
Коли у ході дискусії між учасниками виникають протиріччя, що часом можуть мати досить гострий характер, завдання та відповідальність головуючого, як на формальному, так і на неформальному засіданні, полягають у тому, щоб усіма засобами допомогти нейтралізувати їх та поновити ефективну роботу учасників.
Головуючий має діяти як посередник, заохочуючи опонентів до того, щоб вони самі шукали шляхи для пом'якшення ситуації та продовження співпраці. При цьому необхідно, не виражаючи своїх емоцій, займати нейтральну позицію. Слід уважно, спокійно вислухати та об'єктивно сприйняти і оцінити позиції всіх сторін. Виразити розуміння кожної з викладених позицій. Якщо конфліктуючі сторони наполягають на виступі перед усіма присутніми, слід надати їм таку можливість, попередивши перед цим про жорсткі часові рамки, що будуть встановлені для них.
Ще кілька порад для головуючого при виникненні конфліктних ситуацій:
- Намагайтеся знайти спільні точки у позиціях сторін, що конфліктують.
-Запропонуйте опонентам ще раз чітко та конкретно визначити свої позиції та позиції протилежної сторони.
-Добивайтеся повного розуміння сторонами причини конфлікту, розбіжностей у поглядах, сутності протиріч.
-Нагадайте опонентам, що основна мета- знайти взаєморозуміння та вирішити конфлікт.