-За можливості підключіть до процесу досягнення прийнятного протилежними сторонами компромісного рішення всіх інших учасників засідання.
-Шукайте та пропонуйте альтернативне рішення проблеми.
-Знаходьте компроміси.
-У тому випадку, коли є очевидним, що вирішити конфліктну ситуацію у даний момент неможливо, не гайте час на подальші пошуки шляхів її розв'язання, а продовжуйте засідання згідно з визначеним порядком денним.
-Запропонуйте обом сторонам можливість обговорити проблему, що виникла, пізніше.
-Передайте розгляд конфліктного питання у підкомітет.
-У разі, коли ситуація загострюється і загальна атмосфера засідання погіршується, оголошуйте перерву.
-За можливості використовуйте гумор: сміх нейтралізує гнів.
Надавати учасникам можливість ставити запитання
Відповіді на запитання учасників засідання надають головуючому час та можливість розвинути свої ідеї та роз'яснити їх присутнім. При цьому можливо також завоювати нових прихильників своєї позиції. Для того, щоб якомога успішніше провести дану частину засідання:
-Заздалегідь визначте та оголосіть присутнім, коли саме ви будете відповідати на їхні запитання.
-Пропонуючи ставити запитання, уважно стежте за своїми жестами, інтонацією, мімікою (невербальними сигналами, які ви передаєте учасникам): ви не повинні виглядати як людина, що відчуває себе невпевнено перед аудиторією, або бажає закінчити відповіді на запитання, не розпочинаючи їх.
-Заздалегідь з'ясуйте, на які запитання учасники очікують отримати відповіді, щоб мати час відповідно підготуватися.
-Якщо на засіданні ви- головуючий або основний доповідач, підготуйте власні питання на випадок, коли присутні не будуть мати своїх.
-Намагайтеся зрозуміти причину, за якої було поставлене кожне з питань. Чи ця особа зацікавлена в отриманні додаткової інформації? Чи в основі питання лежить бажання продемонструвати присутнім власні знання у певній сфері ? Чи є конкретне запитання способом, щоб розвинути власні ідеї та отримати їхню підтримку від присутніх?
-Перефразуйте поставлене запитання. Це допоможе присутнім краще усвідомити його, а також надасть вам можливість викласти його у прийнятній, підходящій для вас формі. Коли ви повторюєте запитання, дивіться на особу, яка його поставила, звертаючи увагу на її реакцію на сказане вами. Коли даєте відповідь, дивіться на всіх присутніх.
-Усвідомлюйте суть запитання. Дуже часто люди роблять широкий вступ, який за смислом мало чим пов'язаний (або ж зовсім не зв'язаний) з тим, про що запитується.
-Давайте короткі відповіді по суті.
-Завжди будуйте відповідь у позитивному ключі.
-Завершуйте відповіді на запитання заключним словом.
Є кілька різних способів того, як давати відповіді на запитання. Вони залежать від конкретної ситуації:
-Коли ви знаєте відповідь на запитання, відповідайте чітко, коротко і по суті.
-Коли ви не знаєте відповіді, визнавайте це зразу, не кажіть неправди. Скажіть особі, яка поставила запитання, що ви зможете відповісти їй пізніше, або назвіть джерела, з яких можна отримати необхідну інформацію. Якщо ви пообіцяли зв'язатися з людиною і відповісти на її запитання пізніше, обов'язково виконайте свою обіцянку. Недотримання свого слова- очевидна грубість.
-Якщо серед учасників є спеціаліст у цій сфері, насамперед назвіть його ім'я, щоб у такий спосіб попередити людину про передачу їй для відповіді поставленого запитання. Потім повторіть для експерта запитання і надайте йому можливість відповісти. Зразу ж після закінчення відповіді спеціаліста беріть ініціативу у проведенні засідання у свої руки (наприклад, не допускайте того, щоб присутні почали прямо - без вашого посередництва - задавати цій особі інші питання).
-Якщо ви отримали недоброзичливе, агресивно сформульоване запитання, визначте, чому його було поставлено, а потім перефразуйте його на свою користь.
Роз'яснювати дії та суть прийнятих рішень
Плутанина, нечіткість- небажані учасники багатьох засідань. Дуже часто присутні чують (або думають, що вони чують)
те, що їм хотілося б почути, а не те, що, власне, говорить виступаючий. Після засідання, звіряючи свої записи, учасники часом помічають, що у їх нотатках щодо одного і того ж питання є досить багато розбіжностей.
Саме тому для головуючого дуже важливим є:
а) роз'яснення прийнятих рішень, суті досягнутих домовленостей, подальших кроків учасників засідання після його завершення;
б) чітке визначення питань, які необхідно винести на розгляд на наступному засіданні.
Головуючий перед прийняттям учасниками остаточного рішення обов'язково повинен ще раз назвати, уточнити ті положення, які будуть внесені у текст документа. ("Таким чином, ми визначили всі заходи, які необхідно провести при реорганізації даного підприємства. Чи є якісь інші, що треба внести у заключний документ?")
При прийнятті плану подальших дій, треба встановити конкретних виконавців, які відповідають за певний обсяг роботи. Попросіть цих осіб сформулювати, якими є їхні обов'язки. Кожному виконавцю у кінці засідання надайте перелік завдань, покладених конкретно на нього. Копію цього документа надішліть його начальнику. Визначте кінцевий термін виконання завдання/проекту, встановивши при цьому контрольні дати для окремих його частин.
Підбивати підсумки
Наприкінці засідання головуючий обов'язково має підбити підсумки. Для цього необхідно відвести відповідно достатньо часу, а отже, завершити роботу учасників (обговорення/прийняття рішень) організовано, без поспіху, але і без зайвих затримок. Бажано дати присутнім відповідний сигнал для завершення роботи та початку підбиття підсумків.
Підсумовуючи, звертайтеся до цілей, визначених для цього засідання (чи виконано заплановане? чи досягнута мета заходу?). Чітко сформулюйте прийняті рішення та з'ясуйте, чи всім присутнім зрозумілі вони та чи мають учасники якісь запитання стосовно цих рішень.
Визначте рівень ефективності засідання, що закінчилося; запитайте у присутніх, що, на їхню думку, можна поліпшити (що потребує вдосконалення) у підготовці та проведенні заходу.
Зводячи підсумки воєдино, визначте:
-наскільки корисним було засідання;
-яких результатів було досягнуто, які рішення було прийнято;
-якими мають бути наступні кроки/дії;
-хто відповідає за виконання прийнятих рішень.
Подякуйте всім присутнім за участь у засіданні та особливо відзначте тих, хто цього заслуговує (найбільш активні учасники; особи, внесок яких у вирішення поставлених проблем був найбільш ефективним і т. ін.). Надзвичайно важливо давати людям відчути їх вагомість та важливість: це не тільки є правильною поведінкою лідера (головуючого), який думає про свою команду, але також є безумовним виявом ввічливості.
За необхідності визначте дату проведення наступного засідання.
Головуючий своєю поведінкою та манерами, безумовно, задає тон усього засідання, від чого значною мірою залежить і кінцевий успіх заходу. Вище наводилися кроки головуючого, що сприяють ефективному проведенню ділових засідань різних типів: як формальних, так і неформальних.
Що є помилковим, неприйнятним у поведінці головуючого на діловому засіданні?
2.4 Найпоширеніші помилки у поведінці головуючого
-Відсутність контролю над ходом засідання, проведенням дискусії та окремими ("важкими") учасниками.
-Початок та завершення засідання невчасно.
- Непредставления себе або присутніх (учасників).
-Незаохочення молодших за віком, посадою або часом роботи у компанії до участі у роботі засідання.
-Невстановлення перерв, невизначення їх тривалості.
-Недотримання встановленного порядку денного.
3. ЕТИКЕТ УЧАСНИКА ЗАСІДАННЯ
Ділове засідання буде успішним, якщо не лише головуючий, а й усі учасники докладуть до цього зусиль. Головуючий має свою роль, виконує визначені функції як у процесі підготовки і при проведенні заходу, так і після його завершення. Свої відповідні функції у ході засідання виконують також усі інші присутні.
3.1 Роль (функції) учасника ділового засідання
3.1.1 Перед засіданням
-Внести дату та день засідання у свій робочий розклад.
-Підтвердити свою присутність на заході.
-З'ясувати роль, яку відведено вам на засіданні.
-Визначити, яку допомогу головуючий та інші організатори заходу очікують від вас.
-Запропонувати кандидатури можливих учасників засідання, присутність яких необхідна для вирішення питань порядку денного.
-Знати цілі та завдання засідання.
-Знати місце та час проведення заходу.
-За необхідності заздалегідь провести всю необхідну підготовчу роботу (вивчити матеріали, підготуватися до обговорення і т. ін.).
3.1.2 Під час засідання
-Уважно слухати виступаючих та брати участь у тому, що відбувається у залі засідання (дискусія, прийняття рішення і т. ін.).
-Бути позитивно налаштованим щодо того, що проголошують інші присутні, а також бути готовим сприймати інформацію, що надається.
-Дотримуватися порядку денного та суті обговорення.
-Мінімізувати або зовсім уникати сторонніх розмов та будь-яких інших відволікаючих факторів.
- Ставити питання, щоб чіткіше та повніше усвідомити те, що відбувається у залі засідання; краще зрозуміти, про що йдеться, які приймаються рішення.
-Вести нотатки.
3.1.3 Після засідання
-На прохання організаторів/головуючого оцінити ефективність проведеного засідання.
-Ще раз продивитися протокол засідання.
-За необхідності ввести у курс справ (повідомити про те, що відбувалося на засіданні) колег, які не були присутні на заході.
-Виконувати прийняті на засіданні рішення.
Очевидно, що брати участь у неформальних засіданнях, як правило, простіше, навіть для того, хто тільки недавно працює у компанії: норми етикету для учасників заходів такого роду не занадто строгі. Водночас етикет формальних ділових засідань значно вимогливіший і дотримання його норм може бути нелегкою справою навіть для тих, хто працює у цій фірмі не перший рік. Тому дуже важливо, якщо ви новачок у компанії/ фірмі, бути певним, що ви знаєте та розумієте всі існуючі правила та вимоги, які стосуються учасників засідання. Це допоможе вам під час заходу почуватися більш підготовленим та впевненим.