Смекни!
smekni.com

Воздушные перевозки в туризме (стр. 8 из 13)

Само собой разумеется, что прежде чем осуществлять бронирование или предлагать тот или иной отеть клиенту турагент должен иметь достаточное представление об отеле о том, какова его классность, уровень комфортности и т д.

Документы по организации туристского путешествия

В соответствии с рекомендациями ВТО, Статистической комиссии ООН, а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя:

заявку туриста на бронирование тура;

лист бронирования (booking form);

подтверждение турагентства о бронировании тура по за­явке туриста (confirmation);

договор на путешествие (туристские услуги);

документы от туриста для оформления виз и разре­шений;

консульские документы (для групповой визы);

международный, служебный и именной ваучер;

туристскую путевку утвержденной формы;

транспортные документы;

страховку;

нотариально заверенную доверенность на детей;

нормативные и законодательные акты, применяемые в ссылках договора и других документов;

особые обязательства туриста применительно к данному туру;

права и обязанности туриста;

анкету туриста;

памятку туриста и др.

Данный набор документов может изменяться в зависи­мости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и т.д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.

Лист бронирования (booking form) фактически является предварительным договором (протоколом о намерениях) между туристом и организатором путешествия. В нем долж­ны быть указаны следующие сведения:

референс - номер листа бронирования;

наименование, адрес и реквизиты организатора путеше­ствия;

фамилия, имя и паспортные данные лица (лиц), заказы­вающего тур;

реквизиты покупателя тура;

наименование тура;

стоимость тура, размер депозита, порядок оплаты;

краткое описание тура и его особенности;

дата и аэропорт отправления;

наименование и класс отеля;

класс размещения;

вид питания;

перечень экскурсий;

трансфер;

сведения о страховке;

перечень дополнительных услуг;

подпись покупателя и дата;

подпись организатора путешествия (турагента) и печать (ставится после подтверждения бронирования услуг в ука­занном объеме).

Единой формы листа бронирования не существует. Не­которые туристские фирмы (например, информационно-туристский центр "Зебра") используют упрощенные формы листов бронирования. Другие фирмы (например, "Зевс Трэвел") используют довольно подробную, универсальную форму листа бронирования, где предусмотрены дополни­тельные графы по специальным заявкам: аренда автомобиля, дополнительное питание, обслуживание по классу VIP и др. (формы листов бронирования прилагаются).

Следует более подробно остановиться на вариантах оп­латы. Она может производиться наличными деньгами, по перечислению на расчетный счет, по кредитной карте и т.д. Кроме того, покупатель при заказе тура по каталогу может оплатить как полную стоимость, включая страховку, так и частично. Во втором случае вносятся депозит в согласован­ном размере и сумма страховки, а оставшаяся сумма вносит­ся после подтверждения бронирования всех заказанных ус­луг принимающей фирмой. Наиболее распространена в практике оплата услуг по второму варианту.

Указанный в листе бронирования депозит при аннулиро­вании клиентом заказа является невозвратным и идет на покрытие расходов организатору путешествия.

Лист бронирования составляется в трех экземплярах:

один - выдается на руки покупателю, другой — направляется на принимающую фирму, третий - остается у турагента.

Если бронирование подтверждено, то туристу нет надоб­ности лист бронирования брать с собой; номер подтвержде­ния брони будет записан в его именном ваучере.

При оплате депозита или полной суммы за тур, включая страховку, клиенту выдается на руки квитанция об оплате, копия приходного ордера или другой документ установлен­ного образца.

Подтверждение о бронировании услуг оформляется или отдельным документом произвольной формы, или факт бронирования с реквизитами брони указывается в соответст­вующей графе листа бронирования с повторением этой за­писи в именном ваучере.

Договор (контракт) на туристское путешествие - обя­зательный документ, регламентирующий взаимоотношения туриста и организатора путешествия. Заключение его на территории Украины регламентируется Гражданским кодек­сом и Законом Украины "Об основах турист­ской деятельности в Украине".

В туристской практике на территории Украине и СНГ взаимоотношения сторон при предоставлении туристских услуг регулируются договором, а при иных международ­ных сделках - контрактом (или агентским соглашением). Договор является также основным документом при удовле­творении исков и претензий туриста к организатору путеше­ствия.

Порядок подготовки и заключения договора (контракта) приводится в последующих разделах данной темы.

Документы от туриста на получение виз и разреше­ний включают в себя: основную анкету, фотографии, обще­гражданский заграничный паспорт, в ряде стран - страховой полис и др. Форма и содержание анкеты также различны и зависят от страны. Упрощенные одностраничные анкеты в Испанию и Италию (прилагаются) состоят из 15-17 во­просов, аналогичная анкета в Великобританию имеет несколько страниц и содержит более подробные во­просы не только о туристе, но и о его ближайших родствен­никах.

Наименование и структура требуемых документов зави­сят также от типа запрашиваемой визы: индивидуальная, групповая, шенгенская и др.

Данные вопросы подробно освещены в главе "Турист­ские формальности".

Международный туристский ваучер - подтверждение заключенного договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправ­ляющей и принимающей фирм. Кроме того, он предназначен для бронирования мест а гостиницах, билетов на транспорт, аренды автомобилей и прочих видов обслуживания, тре­бующих предварительной оплаты.

Право выдачи международного туристского ваучера имеет турфирма, являющаяся членом национальной турист­ской ассоциации.

Данный ваучер принимается предприятиями обслужива­ния во всем мире и исключает необходимость заключать соглашение с каждым из этих предприятий в отдельности. Так как ваучер - это узаконенный во всем мире платежный документ, то после предоставления указанных в нем услуг он может быть депонирован на любой банковский счет предприятия, предоставившего услуги. Кроме того, с его помощью посредник по организации туристского путеше­ствия (турагент) может заранее удерживать свои комис­сионные.

Использование ваучера значительно упрощает бухгал­терский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упро­щает документооборот, так как при этом требуется только свести общую сумму за ваучеры и направить соответствую­щую копию в центр Citicorp Services Inc. и перевести плате­жи в банк группы Citicorp, указанный в платежном доку­менте.

Бронирование по ваучеру производится даже в случае позднего прибытия туристов и сохраняется до 12 часов дня,

следующего за датой прибытия, а аннуляция брони произво­дится без дополнительной компенсации. В случае неприбы­тия туриста и отсутствия аннуляции брони потребуется ком­пенсация за один день размещения.

Если перевозчик, туроператор, турагент работает по сис­теме международного туристского ваучера, он получает ут­вержденное ФУААВ специальное руководство (инструк­цию) о порядке работы с ним.

Подлинник ваучера передается фирме (организации) по обслуживанию для его идентификации.

Если туристская фирма не является членом ФУААВ или национальных ассоциаций, она может использовать слу­жебный ваучер, т.е. ордер, удостоверяющий наличие кон­тракта, перечень бронированных услуг, их объемы, реквизи­ты сторон и др.

Неотъемлемой частью служебного ваучера является лист отметки о предоставленных услугах.

Организатор путешествия обязан выдавать туристу до­кумент на путешествие, заверенный подписью и печатью. Таким документом согласно Конвенции служит именной туристский ваучер. Он отличается от служебного или меж­дународного тем, что не содержит ценовой информации и размера комиссионных турагенту.

Если по прибытии на место отдыха туристу не были пре­доставлены дополнительные услуги, то сумма оплаты по чеку и фактические расходы по обслуживанию совпадают. Все дополнительные услуги (телефон, напитки, мини-бар и т.д.) оплачиваются туристом самостоятельно. Если туристу был предоставлен меньший объем услуг, то заполняется сумма недополученных услуг в подлиннике ваучера (на обо­роте) и подписывается предприятием по обслуживанию и туристом. Предприятие перечисляет эту сумму в банк Citicorp для компенсации фирме-отправителю.

В любом случае полные взаиморасчеты проводятся только после подписи ваучера (на обратной стороне) тури­стом, будь то полное или частичное предоставление услуг. Только после этой подписи предприятие по обслуживанию направляет платежные документы в банк.

В международной общепринятой терминологии, кроме международного, служебного и именного, существует еще понятие ваучера, как документа-приглашения .(Югославия, Болгария и др.), который предъявляется на границе и служит основанием для посещения страны (формы некоторых тури­стских ваучеров даны в приложении).

Туристская путевка - документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешест­вий внутри страны вместо Международного туристского ваучера.