1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.
4.ПРАВА
Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.
С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись[82].
Должностная инструкция секретаря, предложенная нами, разработана с учетом квалификационных характеристик «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих»[83], который четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря Приложение 3.
В отличие от типовой инструкции секретаря, представленной выше, в разработанной нами должностной инструкции более жесткими являются общие положения, связанные с требованиями, предъявляемыми к секретарю, что диктуется развитием использования компьютерных программ в делопроизводстве. Так в предлагаемой нами инструкции высшее образование является обязательным условием приема на работу, а также знание работы в среде операционной системы Windows и таких программных приложения Office, как Microsoftoffice Word и MicrosoftofficeExcel 2003 и 2007 года.
Функции, предложенные типовой должностной инструкцией и нашей полностью совпадают.
В должностных обязанностях в предложенной нами должностной инструкции добавлен пункт 3.18. о проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или уничтожение. Введение этого пункта связано с отсутствием архива и архивного отдела в ОГУЗ «Областной детский санаторий». Добавление пунктов: 3.20. Осуществляет организационно-техническое обеспечение командировок главного врача (участвует в подготовке программы командировки, оформляет командировочное удостоверение, заказывает авиа- железнодорожные билеты, бронирует места в гостинице); 3.21. Следит за приближением юбилейных и праздничных дат, составляет поздравление от имени учреждения; 3.23. Выполняет отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения – связаны со спецификой работы как главного врача, как руководителя, так и с особенностями самого учреждения ОГУЗ «Областной детский санаторий».
В правах, которые имеет секретарь нами были добавлены пункты, расширяющие возможности секретаря связанные с приемом документов от сотрудников и отделов (4.1. Запрашивать от других работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO)), а также связанные с особенностями организации ОГУЗ «Областной детский санаторий» (Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»). Предложенные нами пункты увеличивают и самостоятельность работы секретаря, что накладывает и определенную ответственность (4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности учреждения, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции).
В пункте ответственность в связи со спецификой работы ОГУЗ «Областной детский санаторий» добавлен пункт 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования». Полностью разработан параграф о взаимоотношениях между секретарем и сотрудниками ОГУЗ «Областной детский санаторий». Таких как:
6.1. С главным врачом учреждения: по всем вопросам документационного и информационно-технического обеспечения деятельности и организации труда.
6.2. С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.
6.3. С организациями и должностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию.
Вхождение в новые экономические условия требует новых знаний от специалистов самого разного уровня, в том числе и от секретаря. Сегодня уже никого не удивишь наличием дипломов о двух и более образованиях, а также свидетельств и сертификатов о повышении квалификации. Происходит пересмотр профессиональной самооценки работниками разных уровней, а в частности и секретарям. Наиболее востребованными на рынке труда становятся те из них, кто владеет иностранными языками, а также специальными знаниями в экономике, менеджменте, маркетинге, психологии, имеет отличные навыки работы на ПК. Именно такие специалисты утверждают свои позиции в организации как компетентные помощники руководителя. Именно с учетом этих требований мы и разработали должностную инструкцию секретаря ОГУЗ «Областной детский санаторий», которая содержит полный перечень квалификационных требований, права, обязанности секретаря, а также определяет меру его ответственности за те или иные действия (совершенные или несовершенные).
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж организации. Для того чтобы соответствовать предъявляемым требованиям, секретарь должен обладать соответствующими деловыми и личностными качествами и постоянно развивать их в себе.Белгородский областной детский санаторий с 1970 года единственное учреждение в Белгородской области, осуществляющее санаторно-курортное лечение детей в возрасте от 2 до 10 лет с различной патологией: с заболеваниями органов дыхания, сердечно-сосудистой, пищеварительной, опорно-двигательной и эндокринной систем, с вторичными имуннодефицитными нарушениями.