3.1. Осуществляет планирование рабочего дня главного врача, его информационное и документационное обслуживание.
3.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись руководству учреждения.
3.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. Обеспечивает главного врача необходимыми для работы информационными и справочными материалами и документами; готовит для главного врача информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации).
3.6. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
3.7. По поручению главного врача готовит проекты приказов, писем и других документов, готовит ответы на поступившую корреспонденцию.
3.8. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как государственными, так и коммерческими) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности учреждения (телефон, факс и т.п.).
3.9. Организовывает телефонные переговоры главного врача, записывает в его отсутствие телефонограммы и доводит информацию до главного врача.
3.10. Принимает и передает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и др.)
3.11. Выполняет работы по подготовке совещаний и заседаний, проводимых главным врачом: участвует совместно с главным врачом в соответствии повестки дня, обеспечивает рассылку повестки дня и приглашения участникам, обеспечивает ведение и оформление протоколов заседаний.
3.12. Ведет прием посетителей.
3.13. Вызывает на прием к главному врачу заместителей главного врача и других работников учреждения.
3.14. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности учреждения:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных удостоверений;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.15. Обеспечивает выполнение машинописных и копировальных работ.
3.16. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел учреждения.
3.17. Систематизирует и хранит документы учреждения.
3.18. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
3.19. Организует оперативное копирование и тиражирование документов.
3.20. Осуществляет организационно-техническое обеспечение командировок главного врача (участвует в подготовке программы командировки, оформляет командировочное удостоверение, заказывает авиа- железнодорожные билеты, бронирует места в гостинице).
3.21. Следит за приближением юбилейных и праздничных дат, составляет поздравление от имени учреждения.
3.22. Обеспечивает рабочее место главного врача необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, необходимые для его эффективной работы.
3.23. Выполняет отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.
4. ПРАВА
Секретарь главного врача имеет право:
4.1. Запрашивать от других работников необходимые материалы и информацию, а так же объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности учреждения, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности учреждения.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования».
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми сотрудниками учреждения по вопросам исполнения своих должностных обязанностей, проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
4.10. Использовать компьютерную и офисную технику учреждения для обеспечения выполнения своих должностных обязанностей.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь главного врача несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству учреждения.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.5. Нарушение правил с документами, утрату или порчу документов учреждения.
5.6. Нарушение трудовой и производственной дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Секретарь главного врача осуществляет взаимоотношения:
6.1. С главным врачом учреждения: по всем вопросам документационного и информационно-технического обеспечения деятельности и организации труда.
6.2. С работниками учреждения: по вопросам предоставления информации, организации исполнения документов, организации и проведения коллегиальных мероприятий руководства.
6.3. С организациями и должностными лицами по всем вопросам, входящим в его компетенцию.
С должностной инструкцией ознакомлен ______________ _______________
(подпись работника) (И.О.Фамилия)
_____._____._____________
[1]Документы и делопроизводство: Справочное пособие / М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2001. – С.123.
[2] Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: ИНФРА-М, 2002. – С.26.
[3]Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 10. - С. 24-28; Кирсанова М.В. современное делопроизводство. - М., 2003.–С.4; Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации // Там же. – 2008. - №8. – С. 32; Стрельцова Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. - 2008. - № 6. - С. 24-26; Храмцовская Н.А Когда целесообразно создавать службу ДОУ?// Юридический справочник руководителя. – 2004. - №7.- С. 12.
[4] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006. – С.26.
[5] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536) - Доступ из справ. - правовой системы «Гарант».
[6]ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная системa организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
[7] Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М., 2006. - С. 126-127.
[8]Журавлева И.В. Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации // Секретарь-референт. - 2004. - № 9. - С. 19-22; Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 89-96; Краснокутская Г. Регистрация документов и их индексация. Что общего в этих понятиях? // Секретарское дело. - 2007. - № 3. - С. 5; Фионова Л.Р., Ермошкина Е.И. Опыт работы секретаря ООО «Нефтяник» // Там же. - 2007. - № 2. - С. 9 .
[9]Государственная система документационного обеспечения управления. - М., 1991.- С.99.
[10]ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
[11] Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М., 2006.- С.134-135; Храмцовская Н.А. Ваш вопрос: контроль исполнения документов // Секретарь-референт. - 2008. - № 2 - С. 32; Янковая В.Ф. Контроль исполнения документов // Там же. - 2007. - № 11. - С. 27.
[12] Санкина Л.В. Приказы по личному составу // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2002.-№10.-С. 33.
[13] Фионова Л.Р., Ермошкина Е.И. Указ. соч. - С. 11.
[14] Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 19.
[15]Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002. – С.125, 234.
[16] Германович С. Принимаем посетителей // Секретарское дело. - 2007. - № 6. - С. 22; Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 12-14; Краснокутская Г. Ceкретарь готовит совещание... // Секретарское дело. - 2007. - № 5. - С. 10; Пешкова Г.А. Документальное оформление процесса приема посетителей // Там же. - 2007. - № 6. - С. 7.
[17] Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 13.
[18]Краснокутская Г. Секретарь готовит совещание..// Секретарское дело.- 2007.- № 5. - С. 10.
[19]Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.- М., 2002. - С. 170-171.
[20]Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Управление персоналом. - 2000. - № 2. - С. 28; Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия (образцов должностных инструкций). - М., 2000. - С. 41.
[21]Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006.- С. 21.
[22]Кирсанова М.В. Указ. соч. - С. 10.
[23]Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2006. - С. 15-21.