Устав утвержден в 1995 году и зарегистрированный в администрации г. Белгороде, Белгородской Регистрационной Палате. Согласован комитетом по управлению государственным имуществом области. Документ расположен на восьми страницах, содержит шесть разделов и каждый раздел имеет свои подразделы. Последняя редакция от 24 марта 2009[46].
Первый раздел «Общее положение» включает в себя полное официальное наименование организации юридический статус права и обязанности учреждения и юридический адрес. Во втором разделе «Цели и предмет деятельности учреждения» перечисляются факторы лечения детей (массаж; аэрофитотерапия и т.д.).
Третий раздел «Имущество и финансы учреждения» содержит перечисление источников формирования имущества и финансовых ресурсов учреждения. Так же здесь указанны права использования, управления и ликвидации имуществом. В четвертом разделе «Права и обязанности учреждения» указывается, что учреждение осуществляет самостоятельную хозяйственную деятельность в пределах, установленным настоящим Уставом. Перечисляются права учреждения: привлекать для осуществления своих функций на договорных основах другие предприятия, учреждения и организации; осуществлять внешнеэкономическую и иную деятельность в соответствии с действующим законодательством РФ; и т.д. В обязанности учреждения входят: рассмотрение и представление отчетов, нести ответственность установленную законодательством, возмещать ущерб, обеспечивать своих работников безопасными условиями труда учреждения, осуществлять контроль и ревизию деятельности учреждения.
Пятый раздел «Управление учреждением» определяет, что учреждение возглавляет главный врач, назначаемый и освобождаемый начальником управления здравоохранения администрации Белгородской области. Заместители руководителя назначаются на должность и освобождаются от должности руководителем учреждения в соответствии с действующим. В соответствии с законодательством РФ и настоящим Уставом. В шестом разделе «Ликвидация и реорганизация» указывается, что решение о прекращении деятельности организации принимается учредителем в виде его ликвидации либо реорганизации, предусмотрено ГК РФ.
Устав заверяется оттиском печати и подписью Главного врача[47].
Штатное расписание включает в себя 141,5 должностей утвержденное главным врачом ОГУЗ «областной детский санаторий» Масловым Г.И. 01.06.2007 г. Оно включает в себя три колонки: № п.п., наименование должности, количество должностей. Нумерация каждого подразделения начинается заново. В конце подводится итог количества должностей всего по санаторию, в т.ч. медицинских должностей. Подписываются главным бухгалтером (Бабыниной Г.Б.), экономистом специалистом по кадрам (Матюхиной Г.А), экономистом (Звягинцевой Е.С.)
Коллективный договор на период с 2006 – 2008 годы, принят на собрании трудового коллектива ОДС, состоит из 8 глав:
1. Общие положения
2. Оплата труда
3. Рабочее время и время отдыха
4. Условия и охрана труда
5. Прием на работу. Подготовка кадров
6. обеспечение социальных гарантий работников
7. Гарантии работодателя и профсоюзной деятельности ОДС
8. Разрешение коллективных трудовых споров.
Правила внутреннего трудового распорядка для работников ОДС утверждена Главным врачом Г.И. Масловым в 2006 году[48]. Согласовано председателем профсоюза Белгородского ОДС Е.В. Федоренко, состоит из 7 глав:
1. Общие положения;
2. Основные права и обязанности работников;
3. Основные права и обязанности работодателя;
4.Рабочее время и время отдыха;
5. Поощрения за успехи в работе;
6. Трудовая дисциплина;
7. Техника безопасности и производственная санитария.
В общем положении указывается, что в основе правил, лежат принципы социального партнерства и равноправия субъектов трудовых отношений, а главной задачей является установление здоровых отношений.
В них перечисляются основные права и обязанности работников и в учреждении, работодателя, рабочее время и время отдыха, прилагается график работы посменно. Поощрения за успехи в работе, трудовая дисциплина, техника безопасности и производственная санитария, которые являются необходимыми пунктами в подобных документах. Инструкция по делопроизводству управления здравоохранения администрации в области, утвержденная приказом управления здравоохранения администрации области[49], включает в себя такие пункты, как:
1. Общие положения
2. Документация управления здравоохранения
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1 Документирование управленческой деятельности
3.2 Требования к оформлению реквизитов документов[50]
3.3 Требования к бланкам документов
3.4 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
3.5 Подготовка и обработка документов, составленных в управлении здравоохранения
3.6 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, размножение документов
3.7 Тираж документов
3.8 Особенности оформления и передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм
4. Поисковые системы по документам
4.1 Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2 Регистрация документов
4.3 Порядок обработки входящей корреспонденции
4.4 Рассмотрение документов
5. Контроль исполнения документов
5.1 Задачи контроля исполнения
5.2 Сроки исполнения документов
5.3 Организация контроля исполнения
6. Работа исполнителей с документами
7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов[51]
7.1 Прием и регистрация обращений граждан
7.2 Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов
8. Составление номенклатуры дел
9. Формирование дел.
В разделе поисковые системы по документам оговаривается: прием и первичная обработка поступающих документов, регистрация, контроль и сроки исполнения документов, порядок работы с письменными и устными обращениями граждан. Последними пунктами этого документа являются, правела составления номенклатуры дел и формирования дел.
Инструкция утверждена внутри организации главным врачом и специалистом по кадрам. Между работодателем и работником важнейшим пунктом является дисциплина труда.
При изучении особенностей оформления управленческих документов в ОГУЗ «Детский санаторий» г. Белгорода основное внимание было обращено на наличие реквизитов, необходимых при оформлении документов.
Документы изготавливает секретарь. Наиболее распространенный вариант это набор на персональном компьютере, после чего документ подается на подпись и визированию главному врачу.
Следует отметить, что документы в этой организации заполняются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[52].
В ходе написания дипломной работы были рассмотрены следующие организационно-распорядительные документы: устав организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении, должностная инструкция ответственного за ведение воинского учета. Так же были рассмотрены приказы, распоряжения и постановления.
2.2 Организация работы с документами
На подпись Главному врачу ОГУЗ «Детский санаторий» предоставляются только документы, завизированные исполнителем и, как правило, содержащие отметку о составителе документа.
Подписанный документ регистрируется секретарем. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. Секретарь, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, предназначенные для ответа в администрацию области, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела (в отсутствии его – сотрудникам канцелярии) для централизованной доставки до 10-00 следующего рабочего дня. Документы изготавливаются при помощи набора текста на компьютере с последующей распечаткой на принтере. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Проекты документов, подготовленные к набору текста на компьютере, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом не принимаются для набора текста. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки»[53].