підготовча, що складається з виникнення нотаріальних правовідносин, перевірки нотаріусом умов вчинення нотаріального провадження та прийняття остаточного рішення про його вчинення;
вчинення нотаріальних дій окремого етапу або нотаріального акту. Під поняттям "виникнення нотаріальних правовідносин" мається на
увазі момент подання письмової або усної заяви особи або надходження до нотаріуса відомостей, які мають бути визначеними законом та спонукати порушення нотаріального провадження. Так, для більшості нотаріальних проваджень звернення заявника до нотаріуса визначає виникнення нотаріальних процесуальних правовідносин.
Отже, з об'єктивної точки зору саме з моменту звернення заявника до нотаріуса або нотаріальних органів слід вважати, що виникли нотаріальні процесуальні правовідносини. Це положення є можливість підтвердити тим, що саме з цього моменту фактично нотаріус починає вчиняти нотаріальні дії, які мають бути оплачені, і з цього моменту необхідно визначати час, що був витрачений приватним нотаріусом на вчинення нотаріального провадження. З іншого боку, саме з цього моменту у заявника виникає можливість оскаржити дії нотаріуса [43, с. 104].
Слід зазначити, що у деяких дослідників, які пропонують визначати стадії нотаріального процесу, модель його стадій тією чи іншою мірою запозичується з цивільного процесу і в цьому випадку не враховуються особливості нотаріального процесу, а саме — робиться спроба користуватись терміном порушення діяльності нотаріуса, визначаються окремі стадії підготовки і розгляду заяви по суті. На наш погляд, таке запозичення термінології та змісту стадій цивільного процесу неможливе, оскільки у цивільному процесі стадія підготовки триває 7-20 днів, надає можливість сторонам підготуватись до судового розгляду, викликати в судове засідання всіх заінтересованих осіб та свідків тощо, тобто ця стадія має забезпечувати можливість судового розгляду. Аналогічно й судовий розгляд має значні за обсягом та змістом процесуальні дії всіх суб'єктів процесу, які спрямовані на встановлення обставин, що розглядаються судом. Отже, загальна спрямованість судового процесу в порядку цивільного судочинства має метою встановити об'єктивну істину у справі, в той час як нотаріальний процес має завданням лише, так би мовити, зафіксувати права та факти і надати їм такої форми, яка буде свідчити про їх безспірність. У нотаріальному процесі багато строків зумовлені нормами закону або волею суб'єктів нотаріального процесу (строк видачі свідоцтва про право на спадщину, строк зберігання документів), а не нотаріальною процедурою, в той час як цивільна процедура розгляду справ визначається в основному характером діяльності суду та можливістю об'єктивно розглянути справу. При цьому певні труднощі зумовлені й тим, що права сторін цивільного процесу вже є порушеними, а в нотаріальному процесі нотаріусом мають вживатись заходи, щоб правопорушення не настало. Це докорінно відрізняє нотаріальний процес від цивільного, зумовлює необхідність осіб безспірно доводити ті обставини та права, які вони мають намір посвідчити або засвідчити в нотаріальному порядку [31, с. 199].
Отже, загальним правилом має бути надання особами всіх необхідних для вчинення нотаріального провадження документів. Винятком із цього правила є повноваження нотаріуса, які мають сприяти громадянам та юридичним особам у вчиненні нотаріального провадження — це право нотаріуса витребовувати необхідні документи у підприємств та установ. Складання проектів договорів — це також один із заходів сприяння громадянам у вчиненні нотаріального провадження і має розглядатись не відірвано від змісту нотаріального процесу, а як окрема нотаріальна дія, що сприяє громадянам у юридичне грамотному посвідченні їх прав та обов'язків.
Таким чином, пропонується розуміти подальше викладення матеріалу в такому ракурсі: перша стадія — це всі дії нотаріуса, спрямовані на вчинення нотаріального провадження щодо посвідчення прав та фактів, за якими громадяни звернулись до нотаріусів (сюди можна віднести за певних умов навіть реєстрацію відповідних правових обставин: хто представляє інтереси особи, наявність згоди іншого із подружжя на укладення угоди тощо), а друга — це безпосереднє вчинення дій щодо посвідчення договорів та видача нотаріально посвідчених актів громадянам та юридичним особам.
Також пропонуємо дії, які безпосередньо пов'язані з вчиненням нотаріального процесу і входять до підготовчої стадії, називати "підготовчі дії нотаріуса", а дії, що входять до посвідчення та засвідчення прав та обов'язківtгромадян та юридичних осіб, об'єднати загальною назвою "нотаріальні дії", "нотаріальні дії даного етапу" або "остаточні нотаріальні дії". Слід також пам'ятати, що в нотаріальній практиці існують такі поняття, як послуги правового характеру, які не пов'язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуги технічного характеру. На наш погляд, ці терміни не завжди можуть достатньою мірою відобразити їх реальне правове значення [67, с. 62].
Так, надаючи консультацію правового характеру, нотаріус повинен не лише зосереджувати свою увагу на правовідносинах у тій чи іншій правовій ситуації, він має пояснювати весь комплекс правових наслідків, прав та обов'язків осіб у правовідносинах, а також можливість "виходу" із цих правовідносин. Саме нотаріальний процес "найдемократичніший1 вихід" із складних правових ситуацій, а нотаріус в силу його неупередженості може допомогти знайти такий вихід, тобто скласти проект договору про розподіл спадкового майна в натурі, договору позики, договору міни тощо, таким чином, щоб права всіх сторін угоди не порушувались та були забезпечені наступним адекватним обов'язком щодо їх виконання однією із сторін. Отже, в цьому випадку за згодою сторін нотаріальний процес може вирішити проблемні або спірні ситуації. На цей аспект необхідно звертати увагу при наданні консультацій, і тоді важко назвати таку консультацію не пов'язаною з нотаріальним процесом, оскільки вона може стати передумовою звернення громадян до нотаріального процесу або навіть увійти до підготовчої стадії нотаріального процесу, якщо вимоги всіх сторін угоди будуть задоволені компромісним змістом договору.
Отже, на підставі вищенаведеного є можливість говорити, що правова консультація може перерости у вчинення нотаріального провадження, тому в цьому випадку доцільні, на нашу думку, подальші дії нотаріуса у формі співбесіди, з якої заявник або заявники мають дізнатись про власні права, а також обов'язки, що виникають внаслідок посвідчення нотаріусом договору, правові властивості засвідчуваного юридичного факту тощо [58, с. 103].
Водночас нотаріус має пересвідчитись, що згода на укладення угоди вільна і свідома, тобто особа усвідомлює можливі правові наслідки посвідчуваної угоди. При цьому нотаріусом мають висвітлюватись можливі негативні наслідки такої угоди для обох сторін. При складанні проекту договору умови, що так чи інакше впливають на права та обов'язки осіб, мають визначатись у формі відповідей на запитання нотаріуса з можливим їх тлумаченням. На сучасному етапі громадянин говорить, який договір йому необхідно скласти, і отримує його вже в готовому варіанті. Отже, метою нотаріуса має бути роз'яснення всіх негативних правових наслідків, які можуть настати, якщо особи або приховують дійсні правовідносини, або не усвідомлюють змісту правовідносин, що випливають із посвідчуваної угоди.
Отже, на стадії підготовки до вчинення нотаріальних дій нотаріус може надавати правову та технічну допомогу особам, а саме: складати проекти угод і заяв; виготовляти копії документів та виписки з них; давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій.
Оскільки всі ці підготовчі дії вчиняються в нотаріальній конторі самим нотаріусом або його помічником, то вони мають отримувати статус "нотаріальної дії". Це свідчитиме про відповідальність нотаріуса за їх вчинення. За запропонованою теоретичною моделлю нотаріального процесу такі дії належать до "підготовчих".
У разі виникнення спірних правовідносин при складанні проекту угоди також можливе ускладнення нотаріального процесу або відмова у вчиненні нотаріального провадження, якщо сторони не дійдуть до згоди щодо умов договору або взагалі вважатимуть укладення угоди недоцільним [19, с. 81].
У зв'язку із вищенаведеним досить цікавим є питання: якщо після роз'яснень нотаріуса особа відмовиться від вчинення нотаріального провадження, то чи може нотаріус вимагати оплати витраченого ним часу? В цій правовій ситуації можуть мати місце кілька логічних та правових підходів. Логічною є думка про те, що витрати часу в нотаріуса були, тому вони мають бути оплачені, тобто частина грошей, яку заявник сплатив приватному нотаріусу за вчинення провадження, може йому не повертатися. З правової позиції роз'яснення прав та обов'язків, а також попереджання про наслідки вчинюваних нотаріальних дій входить до обов'язків нотаріуса при вчиненні нотаріального провадження (ст. 5 Закону), тобто ця нотаріальна дія є складовою частиною нотаріального провадження, вчинення якого не відбулось. Але в цьому випадку практично мала місце консультація правового характеру, яка має бути оплачена (ст. 4 Закону). Отже, це питання, по-перше, має бути визначене в Законі, а по-друге, зумовлює необхідність надавати таку консультацію якомога раніше для того, щоб не ускладнювати взаємовідносини із заявником і не витрачати час на подальші підготовчі нотаріальні дії.
До підготовчих дій слід також віднести:
витребування всіх необхідних відомостей та документів від посадових осіб, підприємств, установ, організацій;
направлення документів на експертизу;
встановлення всіх заінтересованих осіб;
з'ясування заперечень заінтересованих осіб проти вчинення цієї дії. Отже, іншу правову ситуацію може спричинити відсутність у заявника або одного із заявників необхідних для вчинення нотаріального провадження документів. Тому в цьому випадку є можливість відкласти нотаріальне провадження для того, щоб заявник сам отримав необхідний документ, або запропонувати йому витребувати від підприємства, установи, організації документ, необхідний для вчинення нотаріального провадження. Але в цьому випадку пропонується мати спеціальну "пам'ятку", в якій необхідно зазначити, які саме документи може витребовувати нотаріус, а які ні. Тоді громадяни або представники юридичних осіб зможуть ознайомитись з нею, не відволікаючи нотаріуса від нотаріальної діяльності [62, с. 135].