У цьому разі, на наш погляд, кращим варіантом внесення змін до організаційної структури українського нотаріату є російська схема, коли законопроект обговорювався громадськістю, але ще кращою є схема німецької перебудови нотаріату. До переваг останньої, наскільки можна судити з публікацій, можна віднести поступовість переходу, продуманість, своєрідну агітаційну роботу, фінансове забезпечення [17, с. 149].
Необхідно відзначити й виважену позицію представників Мін’юсту, які поставили ряд питань перед представниками нотаріату, усвідомлюючи складність перехідного періоду. Серед проблем — забезпечення нормального функціонування державних нотаріальних архівів, які пропонується вважати належними не тільки Мін’юсту та його управлінням, а й нотаріусам, зокрема приватним; забезпечення нотаріусами сільських регіонів; забезпечення приміщеннями; розробка для перехідного періоду цілої низки нормативних актів. Остання проблема стосується необхідності забезпечення нотаріусів у певних регіонах "необхідним комплексом сучасного облаштування, який би забезпечував нотаріусу професійний рівень виконання його обов'язків".
Підбиваючи підсумок, необхідно зазначити, що, проаналізувавши позитивні та негативні моменти розвитку нотаріату Російської Федерації, є можливість уникнути багатьох помилок у розвитку українського нотаріату. Поки що на теоретичному рівні прогнозується широкий взаємний обмін інформацією і подальше зміцнення зв'язків між нотаріусами України та Росії. Цей прогноз обумовлений постійними економічними умовами, що не може не позначитися на сфері нотаріальних послуг.
Тож пропонуємо виважено підійти до запропонованих змін в організаційній структурі нотаріату України, врахувати досвід перебудови російського нотаріату.
Оскільки нотаріус є одним із обов'язкових суб'єктів нотаріальних процесуальних правовідносин, комплекс його процесуальних прав та обов'язків зумовлює особливий інтерес науковців.
У Законі України "Про нотаріат" є поняття "повноваження", яке вживається для визначення спрямованості діяльності нотаріальних органів для того, щоб конкретизувати перелік дозволених для вчинення посадовими особами нотаріату нотаріальних дій (розділ IIЗакону), але не береться до уваги, що можливість вчинення цих дій залежить від інших умов, визначених Законом. Так, у ч. 1 ст. 41 Закону, де мова йде про місце вчинення нотаріальних дій, є положення, яке визначає можливість вчинення нотаріальних дій певними посадовими особами нотаріату за територіальною ознакою. А в ст. 9 Закону говориться про обмеження в праві вчинення нотаріальних дій певними посадовими особами нотаріату щодо себе та інших зазначених у цій статті осіб. Але з метою системного сприйняття інформації щодо можливості відповідної особи нотаріату вчиняти нотаріальні дії, на нашу думку, ці положення мають міститися в одному розділі. Саме тому пропонуємо ввести ширше за змістом та значенням поняття "компетенція", складовою частиною якого є поняття "повноваження". Так, термін "повноваження" (англ. authority) "розглядається як складова частина компетенції, статусу органу, посадової особи, особи, яка виконує управлінські функції в організації, а також деяких інших осіб, які реалізують функції передбачені для них законодавством [81, с. 360].
В цьому значенні повноваження являє собою право (і одночасно обов'язок) відповідного суб'єкта діяти у визначеній ситуації способом, передбаченим законом чи іншим правовим актом".
Термін "компетенція" походить від латинського competentia (compete — взаємно прагну; відповідаю, підходжу), тобто під ним слід розуміти коло повноважень якої-небудь організації, установи або особи або коло питань в яких дана особа має певні повноваження, знання, досвід. Посадові особи нотаріату при здійсненні своїх функціональних обов'язків мають користатись певними правами і нести обов'язки, які відрізняються тим, що вони в тих чи інших правових ситуаціях, а також щодо відповідних осіб можуть мати різний характер та зміст.
Компетенція нотаріальних органів — це сукупність встановлених законом прав і обов'язків (повноважень) нотаріальних органів та посадових осіб щодо здійснення покладених на них Законом завдань. Наприклад, до компетенції нотаріальних органів входить посвідчення угод, а також усі дії, які має здійснити нотаріус для посвідчення цих угод: витребування документів; перевірка законності угоди; перевірка дієздатності осіб та їх дійсного волевиявлення; вчинення самої нотаріальної дії, але тільки після того, як всі підготовчі дії виконані.
Таким «чином, поняття "компетенція нотаріального органу" містить усю сукупність повноважень нотаріуса. А в науці управління в адміністративному, державному та інших галузях права повноваження розглядаються як складова частина компетенції та статусу органу, тобто по суті вони тісно взаємопов'язані та при запровадженні в новому законодавстві дадуть можливість об'єднати в одному розділі "компетенція" всі надані нотаріусу права і обов'язки (повноваження) щодо вчинення нотаріальних проваджень, а також окреслити межі цих повноважень [77, с. 36].
Отже, повноваження є правом та одночасно обов'язком відповідного суб'єкта діяти в певній ситуації таким чином, як це передбачено законом чи іншим правовим актом. Повноваження передбачає його належне виконання згідно із принципом законності. Так, використання нотаріусом своїх повноважень усупереч завданням своєї діяльності з метою здобуття вигоди і переваг для себе та інших осіб або заподіяння шкоди іншим особам, якщо така нотаріальна дія спричинила суттєву шкоду правам та законним інтересам громадян чи організацій або охоронюваним законом інтересам суспільства чи держави, є злочином проти інтересів служби.
Тому для визначення компетенції конкретного нотаріального органу недостатньо знати коло питань, віднесених до повноважень нотаріальних органів загалом. У зв'язку з цим вважається доцільним поділяти компетенцію на два види: предметну та територіальну. Такої ж позиції дотримуються й інші дослідники нотаріату, а саме Л. Радзієвська та С. Пасічник. Інші автори вважають недоцільним приділяти увагу цьому питанню. На наш погляд, відсутність регламентації предметної та територіальної компетенції як теоретичних понять може призвести до неузгодженості процедури вчинення нотаріальних проваджень, коли неможливо буде віднайти зобов'язану до вчинення нотаріального провадження особу або вимагати від державного нотаріуса вчинення нотаріальних дій за кордоном. Тому, говорячи про компетенцію консульських установ і дипломатичних представництв, необхідно говорити, в першу чергу, про територіальну компетенцію, спрямовану на вчинення нотаріальних дій для громадян України за кордоном, а не про предметну їх компетенцію, як вважають деякі автори [89, с. 74].
Предметна компетенція — це розмежування нотаріальних дій між різними нотаріальними органами з урахуванням виду і роду цих дій. Наприклад: свідоцтво про право на спадщину видає тільки державний нотаріус.
З поняттям територіальної компетенції пов'язане розмежування кола дій між нотаріальними органами з урахуванням території їх діяльності.
За загальним правилом ст. 41 Закону нотаріальні дії вчиняються будь-яким нотаріусом чи посадовою особою, в будь-якій державній нотаріальній конторі чи виконкомі на всій території України. Але Законом передбачені й певні винятки, які зумовлюють певні обмеження, а саме:
ст. ст. 9, 36, 55 — посвідчення угод про відчуження або заставу жилого будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки та іншого нерухомого майна провадиться за місцем знаходження вказаного майна;
ст. ст. 60, 65 — заходи до охорони спадкового майна вживаються державними нотаріальними конторами за місцем знаходження цього майна;
ст. 66 — свідоцтво про право на спадщину видається державним нотаріусом за місцем відкриття спадщини, тобто за місцем останнього місця проживання спадкодавця, а якщо воно невідоме, то за місцем знаходження його майна або основної частини;
ст. ст. 70-73 — свідоцтво про право власності у разі розподілу спільного майна подружжя, придбання з прилюдних торгів жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок та іншого нерухомого майна видається нотаріусом за місцем його знаходження, а також в разі накладання заборони відчуження нерухомого майна;
ст. 85 — прийняття нотаріусом у депозит грошових і цінних паперів провадиться за місцем виконання зобов'язання;
ст. 93 — прийняття чеків для пред'явлення до платежу і посвідчення несплати чеків здійснюється нотаріусом за місцем знаходження платника;
ст. 103 — якщо міжнародним договором встановлено інші правила про нотаріальні дії, ніж їх містить законодавство України, то при вчиненні нотаріальних дій застосовують правила міжнародного договору.
Крім територіальних обмежень, правовий статус нотаріуса та посадової особи виконавчого комітету сільської, селищної, міської рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, не дозволяє вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я і від імені працівників даної нотаріальної контори, працівників, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом, або працівників даного виконавчого комітету. Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного виконавчого комітету. У зазначених випадках нотаріальні дії вчиняються в будь-якій іншій державній нотаріальній конторі, у приватного нотаріуса чи у виконавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської ради народних депутатів. Посадові особи, перелічені у ст. 40 Закону, не вправі посвідчувати заповіти та доручення на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка або своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер). Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених цією статтею правил, є недійсними (ст. 9 Закону) [70, с. 4].