Але на нашу думку, в разі потреби вчинити нотаріальну дію щодо себе нотаріусу в невеликому містечку, де немає інших державних нотаріальних контор або приватних нотаріусів, що ускладнює його правове становище, нотаріальне провадження може вчиняти уповноважена на вчинення нотаріальних дій посадова особа виконавчого комітету.
Загалом же процесуальні права нотаріуса в сфері здійснення нотаріального процесу визначаються межами дозволеної поведінки, які встановлюються на підставі законодавства України. Зокрема, нотаріальні процесуальні права нотаріуса викладені в ст. ст. 4, 16, ч. 2 ст. 51 Закону. Нотаріус має право:
витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій;
складати проекти угод і заяв;
виготовляти копії документів та виписки з них;
давати роз'яснення з питань вчинення нотаріальних дій і консультації правового характеру;
якщо справжність поданого документа викликає сумнів, нотаріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, вправі затримати цей документ і направити його на експертизу (ч. 2 ст. 51 Закону).
Віднесення законодавством деяких положень до прав державних і приватних нотаріусів певною мірою потребує аналізу, оскільки вони можуть неадекватно тлумачитись. На нашу думку, віднесення до прав нотаріуса можливості витребовувати документи від підприємств спрямоване на захист інтересів осіб, що звернулись за вчиненням нотаріальної дії. Отже, воно зумовлює право нотаріуса на одержання відповідей від підприємств, які утримують необхідні для вчинення нотаріальних дій документи. Але незазначення аналогічного положення в обов'язках нотаріуса або в його компетенції щодо вчинення відповідного нотаріального провадження позбавляє громадян та юридичних осіб реальної можливості вимагати його вчинення. Як можна вимагати, щоб особа скористалась власним правом?
Іноді службові особи безпідставно в усній формі відмовляють громадянам у видачі документів. Отже, це позбавляє громадян права оскаржити дії посадових осіб, тому в цьому випадку право-обов'язок нотаріуса надати юридичну допомогу у витребуванні таких документів. При офіційному зверненні нотаріуса згідно з ч. 2 ст. 46 Закону відповідні відомості і документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій, повинні бути надані підприємствами, установами та організаціями у термін, передбачений нотаріусом.
Тому, на наш погляд, витребування документів від підприємств має так само належати до обов'язків нотаріуса, як і виготовлення копій документів та виписок з них, складання проектів угод і заяв. Ці дії є складовою частиною нотаріального провадження і визначають можливість комплексно надавати юридичну допомогу.
Право нотаріуса щодо затримання документа і направлення його на експертизу потребує, на наш погляд, уточнення, оскільки вимагає від нотаріуса, з одного боку, певної рішучості, а з іншого — грошових витрат, оскільки проведення експертизи не безкоштовне. Тож у такому разі доречно нотаріусу повідомляти про це для вжиття необхідних заходів відповідні підприємства, установи, організації або прокуратуру.
Нотаріальні процесуальні обов'язки особи, що вчиняє нотаріальні дії, — це визначений державою перелік можливих правоохоронних та правозахисних засобів, які нотаріус зобов'язаний вжити за заявою громадянина або юридичної особи, а також в разі встановлення ним ознак правопорушення або злочину. Тобто разом з правами вони становлять повноваження нотаріуса і входять до визначеної законодавством нотаріальної процедури.
Нотаріальні процесуальні обов'язки нотаріуса визначають його зобов'язання перед особою, яка звернулась за вчиненням нотаріальних дій, та перед державою, яка наділила його відповідними повноваженнями.
На підставі ст. 5 Закону можна виділити такі нотаріальні процесуальні обов'язки нотаріуса:
здійснювати свої професійні права та обов'язки відповідно до Закону і принесеної присяги;
сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду;
зберігати в таємниці відомості, одержані ним у зв'язку з вчиненням нотаріальних дій;
відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам.
На підставі порівняльного аналізу нотаріальної діяльності та функцій інших державних органів, віднесених законодавством до правоохоронних, необхідно визнати нотаріат у якості правоохоронного органу і гарантувати особам, що займаються цією діяльністю, державний захист від протиправних посягань на них та належне їм майно.
Пропонується під поняттям "нотаріат" розуміти не лише систему існуючих органів та посадових осіб, а й нерозривно пов'язану з ними нотаріальну процедуру та відповідні правовідносини.
Як критерії оцінки функціональних повноважень нотаріуса здійснювати розмежування таких понять як "правовий захист" та "правова охорона", що зумовлює можливість поділу нотаріальних проваджень на правоохоронні та правозахисні. Захист як юридичне вагома дія може мати місце лише з моменту виникнення правопорушення. Діяльність нотаріату розпочинається при реалізації суб'єктами своїх безспірних прав у цивільних правовідносинах, а тому ця функція може відноситись до правоохоронної. Якщо особа добровільно не виконує власні зобов'язання, то може мати місце правозахисна функція нотаріату, яка реалізується шляхом вчинення нотаріусом виконавчих написів, протестів векселів тощо.
Основною ознакою правоохоронної функції є регулювання нотаріусом прав суб'єктів на стадії їх реалізації, що зумовлюється впливом на цивільні правовідносини, який нотаріус зобов'язаний здійснювати відповідно до законодавства. Так, нотаріус не вправі вчиняти заборонені законодавством дії, а має спонукати осіб щодо вільного їх волевиявлення, але в межах закону. Відмова у вчиненні нотаріального провадження може бути зумовлена лише суперечністю інтересів клієнта із нормами законодавства.
Усі новітні ідеї та пропозиції, що запозичуються із зарубіжних джерел, повинні адаптовуватись до умов України, також має враховуватись поділ правових систем на статутне, до останнього часу властиве Україні, та прецедентне право.
Пропонується розуміти можливість нотаріуса в майбутньому захищати лише окремий об'єкт — інтерес, що охороняється законом — шляхом безспірного встановлення фактів, зокрема невиконання умов угоди. В разі ж виникнення потреби вжиття владних державних заходів до не-виконуючої своїх обов'язків сторони необхідно звертатись до суду.
Для діяльності суду та нотаріусів характерним є положення, що вони мають встановлювати наявність або відсутність прав у суб'єктів, але різниця в характері їх діяльності полягає саме в тому, які види доказів мають розглядати ті чи інші органи. Нотаріуси можуть приймати лише безспірні докази, а суди — будь-які, що відповідають умовам належності доказів і допустимості засобів доказування.
Норми, які б регулювали процесуальну діяльність нотаріусів щодо забезпечення доказів, повинні знайти своє відбиття в законодавстві про нотаріат. Нотаріус може в разі легітимного звернення державного органу іноземної країни надавати лише ті документи, які знаходяться в його особистому архіві. Він також може засвідчувати особистий підпис особи, яка сама бажає зробити офіційну заяву (повідомлення) для органів іноземних країн, та вправі передати таку заяву. Але всі ці дії мають здійснюватись у відповідності із Законом України "Про нотаріат", а не за аналогією із повноваженнями суду.
З метою адаптації українського законодавства до законодавства країн Європейського співтовариства доцільним є застосування термінів "нотаріальна процедура" або "нотаріальний процесуальний порядок", під якими необхідно розуміти визначену законодавством процедуру або порядок вчинення нотаріальних проваджень.
Не слід бачити суттєвої конкуренції між нотаріусами та державними реєстраторами (існують же в сучасній правій системі нотаріат та органи БТІ), оскільки їх діяльність має бути спрямована на охорону прав громадян та юридичних осіб, але більш виважено слід поставитись до запровадження змін у регламентацію їх діяльності з урахуванням єдиної функції цих органів — охорони прав власників. Тобто слід проводити такі аналітичні дослідження не на стадії, коли законодавчий акт запроваджено, а ще на стадії створення законопроектів.
У межах Закону України "Про нотаріат" слід відтворити загальні засади адміністративного впливу на нотаріальні правовідносини, а методи і принципи роботи державних органів мають бути закладені в законодавстві, що регламентує їх діяльність. Така кодифікація покликана конкретизувати та надати нотаріально-адміністративним правовідносинам прозорості і передбачуваності.
Основні принципи, за якими будуються правовідносини державного нотаріуса та завідуючого, такі: неможливість безпосереднього впливу на вчинення нотаріального провадження; відповідальність за трудову дисципліну та можливий безпосередній вплив на державних нотаріусів з метою її підтримання; забезпечення всім необхідним для здійснення нотаріальної діяльності; особиста відповідальність перед державою за фінансову діяльність державної нотаріальної контори, отже, і відповідальність державного нотаріуса за фінансові наслідки його діяльності перед завідуючим і юридичною особою.