Характерним для посвідчення безспірного права є підтвердження нотаріусом юридичної достовірності суб'єктивного права, яке існує у особи незалежно від її звернення до нотаріальної контори. Але необхідно підкреслити, що це право існує "потенційно", тобто особа в силу закону повинна юридичне закріпити у нотаріальному порядку його існування, отримати правовстановлюючий документ, який буде підставою для вільного розпоряджання своїм правом.
Так, щоб отримати спадщину, право на яку особа має згідно із законом, оскільки належить до кола спадкоємців першої черги, в тому випадку, коли її право не оспорюється, їй необхідно звернутися до нотаріальної контори за отриманням свідоцтва про право на спадщину, яке буде правовстановлюючим документом. Оскільки законом передбачений саме такий процесуальний порядок щодо посвідчення безспірного права особи та надання йому юридичної сили. Законом саме на нотаріусів покладений обов'язок щодо встановлення фактів, які свідчать про право спадкоємця на спадщину та видачі йому документа, який підтвердить та юридичне закріпить його право на спадкове майно, хоча це право у спадкоємця виникло з моменту відкриття спадщини.
При посвідченні безспірного права нотаріус видає особам свідоцтво, яке розцінюється як правовстановлюючий документ, тобто документ, який юридичне закріплює та визначає законний перехід права власності на це майно від спадкодавця до спадкоємця. Отже, можна говорити про встановлення переходу права власності від однієї особи до іншої на законних підставах і за власним бажанням спадкоємця, що свідчить про встановлення за допомогою діяльності нотаріуса відповідних прав спадкоємця, які хоча й існують потенційно, але не явно. Цей процес потребує встановлення відповідних обставин, що зумовлюють право на спадщину — родинні стосунки, утримання, фактичне прийняття спадщини тощо [94, с. 136].
Під наданням документам виконавчої сили розуміємо встановлення нотаріусом безспірного права кредитора на стягнення та санкціонування його примусового виконання, тобто підтвердження права вимоги кредитора. Так, вчинений нотаріусом виконавчий напис є не тільки юридичною підставою, яка підтверджує право конкретної особи на матеріально-правову вимогу стосовно конкретної зобов'язаної особи, а в цьому випадку документ набирає властивостей виконавчого документа (пункт 7 ст. 3 Закону України "Про виконавче провадження").
Охоронні нотаріальні дії передбачають вжиття нотаріусом заходів, спрямованих на зберігання майна, документів, доказів до певного визначеного законом строку або згідно з умовами, що випливають з угод, тощо. Так, заходами щодо охорони спадкового майна є опис цього майна, його опечатування, забезпечення зберігання майна, управління майном, призначення опікуна майна, встановлення та повідомлення спадкоємців про відкриття спадщини тощо.
Законодавством України на державних нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій, які також мають увійти до цієї класифікації. Пропонуємо цю систему класифікації називати умовною, оскільки лише умовно така класифікація має право на існування, її використання є прикладним, оскільки вона застосовується для навчання студентів. Така класифікація надає можливість зрозуміти зміст кожного провадження, встановити його особливості та мету вчинення тощо.
За порядком вчинення нотаріального провадження вирізняють нотаріальні провадження, які вчиняються в один етап, та вчинення яких здійснюється в кілька етапів. Тут мається на увазі можливість вчиняти окремі нотаріальні дії через певний час, який становить окремий етап — зберігання документів або майна протягом певного часу, а потім повернення цього майна або його передачу іншій особі. Така класифікація дає можливість суттєво переглянути зміст усіх нотаріальних проваджень, підкреслити необхідність правової регламентації всіх етапів нотаріального процесу. Наприклад, нотаріальне провадження щодо передачі заяв громадян, підприємств, установ та організацій має бути конкретизованим щодо випадків неможливості передати таку заяву, оскільки чинний закон не відокремлює три стадії цього провадження, а саме: прийняття заяви, її передача та не менш важливе — прийняття відомостей про здійснення передачі. Тобто найголовніший етап не має правового регулювання. Стосовно нотаріального провадження щодо вжиття заходів з охорони спадкового майна в Законі "Про нотаріат" передбачено, що такі заходи тривають до прийняття спадщини всіма спадкоємцями або державою, але не визначено порядок передачі майна спадкоємцям. Це також має врегульовуватися законодавче — як відповідний механізм впровадження в життя, так і регламентація можливих правових ситуацій [42, с. 87].
При цьому не слід ототожнювати ускладнення нотаріального процесу з самою процедурою нотаріального провадження, яка передбачає здійснення нотаріального провадження в кілька етапів. Так, при посвідченні договорів про відчуження спільного майна відсутність згоди на укладення такого договору має призводити до відкладення посвідчення договору, але це не можна вважати нормою, оскільки законом передбачається надання всіх документів для вчинення нотаріальної дії одночасно. Саме тому я вважаємо таке відкладення вчинення нотаріального провадження ускладненням.
Крім того, багатоетапні провадження за своїм змістом повинні відповідати також умовам стадійності нотаріальних проваджень. До багатоетапиих нотаріальних проваджень відносяться: передача заяв фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам; прийняття в депозит грошових сум та цінних паперів; вчинення морських протестів; видача свідоцтва про право на спадщину; пред'явлення чеків до платежу і посвідчення несплати чеків; вжиття заходів до охорони спадкового майна; накладання заборони відчуження нерухомого майна; прийняття документів на зберігання.
Отже, в суто теоретичному значенні ця класифікація нотаріальних проваджень за етапами нотаріального процесу дозволить більш детально досліджувати порядок вчинення нотаріальних дій і таким чином впливати на нотаріальну практику.
Значення цієї класифікації полягає також у тому, що до обов'язків нотаріуса повинні ввійти консультації щодо наступних етапів нотаріального процесу, їх часових меж, характерних ознак та процесуальних і правових наслідків, що неможливо здійснити без належної правової регламентації [82, с. 380].
Класифікація за терміном зберігання нотаріальних документів може бути такою: тимчасового зберігання — менш ніж 10 років; тривалого зберігання — до 75 років; постійного зберігання.
На нашу думку, назви цих груп мають відповідати терміну зберігання. Тому пропонуємо першу групу називати — документи тимчасового зберігання, другу — тривалого, а третю — постійного.
Так, документи, що мають термін зберігання менш ніж 10 років у наряди (справи) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться, в державний нотаріальний архів на зберігання не здаються. Ці документи характеризуються тим, що не мають науково-історичної цінності і втратили практичне значення. Отже, ці положення мають визначати не лише властивість документів, а й впливати на порядок вчинення нотаріального провадження. Безумовно, обставини, що визначають термін зберігання, мають бути обґрунтованими. Отже, ця класифікація має метою дослідити раціональність терміну зберігання окремих груп документів.
Слід зазначити, що питання про термін зберігання нотаріальних документів в чинному законодавстві зовсім не регламентоване, що не знімає суттєвості цієї проблеми.
На наш погляд, класифікація нотаріальних проваджень за терміном зберігання документів дуже суттєва й для осіб, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії, оскільки вони повинні знати свої права стосовно документів, які залишаються в нотаріальній конторі. При вчиненні нотаріальної дії нотаріус зобов'язаний повідомити особу про термін зберігання матеріалів провадження: де і протягом якого часу ці документи повинні зберігатися, яким чином можна отримати дублікати і копії з них.
Немалозначним, на нашу думку, це питання є також для визначення плати за вчинення провадження, оскільки при тимчасовому і постійному зберіганні така оплата має бути різною, тобто диференційованою залежно від строків зберігання. Якщо визначення строку зберігання документів пов'язати з вартістю такої "послуги", то, зрозуміло, виникне необхідність частину вартості нотаріального провадження, що припадає на зберігання документів, перераховувати на утримання державних архівів [92, с. 5].
Не знайшло свого відображення ні в законодавстві, ні в теоретичних джерелах питання про можливість особи впливати на тривалість зберігання нотаріальних документів. Йдеться про зберігання понад визначений нормативними актами термін. Безумовно, зменшення терміну зберігання суперечитиме вимогам законодавства, але питання подовження такого терміну за заявою клієнта має бути проаналізоване. Право і обов'язок громадянина вчиняти нотаріальні провадження мають бути чітко визначені, оскільки повинні якомога ширше відповідати його можливим бажанням та зауваженням. Це положення, на нашу думку, зумовлене ч. 2 ст. 3 Конституції України — що права і свободи людини та їх гарантії визначають зміст і спрямованість діяльності держави. Таким чином, ініціатива щодо охорони прав людини, тобто правове регулювання та забезпечення діяльності нотаріальних органів, належить, перш за все, державі, але й нехтувати правом особи впливати на цей процес не можна, оскільки саме для охорони і захисту прав існує нотаріат України.
Кількісний склад учасників нотаріального процесу має практичне значення, оскільки повинен визначати згоду всіх суб'єктів на вчинення нотаріального провадження. Так, кожному суб'єкту має надаватись право на відмову від вчинення нотаріального провадження, оскарження правильності його вчинення і правомірності відмови у вчиненні нотаріального провадження тощо. Тож мають розрізнятись багатосуб'єктні та односуб'єктні нотаріальні провадження залежно від кількості осіб, що звернулись до нотаріуса за їх вчиненням. Особливе значення ця класифікація має при посвідченні договорів купівлі-продажу об'єктів нерухомості, що належать на правах спільної власності кільком суб'єктам [44, с. 53].