Відповідно до зазначеної Постанови кошторис має дві складові:
- загальний фонд, який містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією на виконання бюджетною установою, організацією основних функцій;
- спеціальний фонд, який містить обсяг надходжень із спеціального фонду бюджету та їх розподіл за повною економічною класифікацією на здійснення видатків спеціального призначення, а також на реалізацію пріоритетних заходів, пов'язаних з виконанням установою основних функцій.
План асигнувань із загального фонду бюджету установи є невід'ємною частиною кошторису і затверджується разом з ним.
Порядок складання проектів кошторисів починається з того, що Мінфін України, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників дані про граничні обсяги видатків загального фонду проекту відповідного бюджету на наступний рік. Головні розпорядники розглядають показники проектів кошторисів розпорядників нижчого рівня з точки зору законності та правильності розрахунків, доцільності запланованих видатків, правильності їх розподілу за економічною класифікацією, повноти надходження доходів, додержання діючих ставок (посадових окладів),норм, цін, лімітів, а також інших показників відповідно до законодавства.
На основі проектів зведених кошторисів головні розпорядники формують бюджетні запити, які подаються Мінфіном України,місцевими фінансовими органами для включення до проектів відповідних бюджетів у встановленому ними порядку.
У дохідній частині проектів кошторисів зазначаються планові обсяги асигнувань, які передбачається спрямувати на покриття видатків установи із загального та спеціального фондів проектів відповідних бюджетів.
Формування дохідної частини спеціального фонду проекту кошторису здійснюється на підставі розрахунків доходів, які складаються за кожним джерелом доходів, що плануються на наступний рік.За основу цих розрахунків беруться такі показники: обсяг надання тих чи інших платних послуг, а також інші розрахункові показники (площа приміщень та вартість обладнання, іншого майна, що здаються в оренду тощо) та розмір плати в розрахунку на одиницю показника, який повинен встановлюватися відповідно до законодавства; прогнозне надходження зборів (обов'язкових платежів) до спеціального фонду бюджету. На підставі перелічених показників визначається сума доходів на наступний рік за кожним джерелом їх надходження з урахуванням конкретних умов роботи установи. Під час формування показників, на підставі яких визначаються доходи планового періоду, обов'язково враховується рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік, а також очікуваного виконання за період, що передує планованому. Показники повинні наводитися в обсязі, зазначеному у розрахунку, і повною мірою відповідати показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди.
Спеціальний фонд проекту кошторису передбачає зведення показників за всіма джерелами надходження коштів до цього фонду та відповідними напрямами їх використання (за видами).Розподіл видатків спеціального фонду проекту кошторису проводиться в межах надходжень, запланованих на цю мету в даному фонді.
Після затвердження відповідних бюджетів проекти зведених кошторисів приводяться у відповідність з показниками цих бюджетів.У тижневий термін після опублікування Закону України про Державний бюджет України, Мінфін України, місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників лімітні довідки.
Згідно із зазначеними лімітними довідками головні розпорядники та розпорядники вищого рівня уточнюють розпорядникам нижчого рівня річні обсяги бюджетних асигнувань, проводять помісячний розподіл асигнувань із загального фонду та доводять до них відповідні лімітні довідки.
Розпорядники нижчого рівня уточнюють проекти кошторисів, складають проекти планів асигнувань і подають зазначені документи головним розпорядникам для уточнення проектів зведених кошторисів та складання проектів зведених планів асигнувань.
Розпорядники згідно з бюджетними асигнуваннями та іншими показниками, що доведені лімітними довідками, приводять у відповідність з ними свої витрати. Для цього чисельність працівників установи, що пропонується до затвердження за штатним розписом, повинна бути приведена у відповідність з визначеним фондом оплати праці, а інші витрати - у відповідність з іншими встановленими асигнуваннями таким чином, щоб забезпечити виконання покладених на установу функцій.
Головні розпорядники у тритижневий термін після одержання лімітних довідок подають уточнені проекти зведених кошторисів та складені проекти зведених планів асигнувань Мінфіну України, місцевим фінансовим органам для складання і затвердження річного розпису призначень відповідних бюджетів (розпису річних бюджетних призначень, затверджених у відповідному бюджеті для загального і спеціального фондів в розрізі головних розпорядників, за повною економічною класифікацією, що відповідає зведенню усіх проектів кошторисів) та помісячного розпису асигнувань загального фонду відповідних бюджетів (розпису річних бюджетних призначень, затверджених у відповідному бюджеті для загального фонду в розрізі головних розпорядників, за скороченою економічною класифікацією помісячно, що відповідає зведенню усіх планів асигнувань).
Мінфін України надсилає для реєстрації, обліку та виконання затверджений річний розпис призначень державного бюджету та помісячний розпис асигнувань загального фонду державного бюджету Державному казначейству, яке у триденний термін доводить до головних розпорядників витяги із зазначених документів, що є підставою для затвердження в установленому порядку кошторисів і планів асигнувань усіма розпорядниками.
Місцеві фінансові органи доводять до головних розпорядників витяги із затверджених річного розпису призначень відповідного бюджету та помісячного розпису асигнувань загального фонду відповідного бюджету, що є підставою для затвердження в установленому порядку кошторисів і планів асигнувань розпорядниками.
Кошторис затверджується за загальним і спеціальним фондами на рік без розподілу за періодами року в обсязі, який дорівнює сумі цих фондів.
Одночасно з кошторисом на затвердження подається план асигнувань та штатний розпис установи, включаючи її структурні підрозділи, які утримуються за рахунок власних надходжень.Зазначені документи затверджуються у двох примірниках, один з яких повертається установі, а другий залишається в установі, яка їх затвердила.
Установи мають право брати зобов'язання щодо видатків загального фонду бюджету відповідно до плану асигнувань виходячи з необхідності забезпечення виконання пріоритетних заходів та з урахуванням здійснення платежів для погашення зобов'язань минулих періодів, якщо інше не передбачено законодавством.
Обсяг зобов'язань, узятих установою протягом року, повинен забезпечити зменшення рівня заборгованості за зобов'язаннями минулих періодів та недопущення утворення заборгованості за зобов'язаннями поточного року.
За результатами діяльності ДПІ згідно з даними кошторису за 1999 рік (див.додаток 2) Чернігівською міжрайонною державною податковою службою було фактично витрачено на 70,1 тис.грн. (26,06%) менше, ніж затверджено бюджетних асигнувань. Згідно даних таблиці 2.5 кошти було зекономлено за рахунок зменшення витрат на оплату праці працівників бюджетних установ на 40 тис.грн. (21,41%). Відповідно, знижуються і нарахування на заробітну плату (які складають 37,5%) на 20 тис.грн. (28,45%). Разом з цим було перевищено затверджений розмір видатків по придбанню предметів постачання і матеріалів на 0,1 тис.грн. та по відрядженню на 0,2 тис.грн. (14,29%).
Таблиця 2.5
Аналіз виконання кошторису ЧМДПІ за 1999 рік
Показники | Затверджено асигнувань | Фактично витрачено | Відхилення | |
| Тис.грн. | % | |||
| 1. Оплата праці працівників бюджетних установ | 186,7 | 146,7 | 40 | -21,43 |
| 2.Нарахування на заробітну плату | 70,3 | 50,3 | 20 | -28,45 |
| 3. Придбання предметів постачання і матеріалів | 0,2 | 0,3 | 0,1 | 50 |
| 4. Видатки на відрядження | 1,4 | 1,6 | 0,2 | 14,29 |
| 5. Оплата послуг з утримання бюджетних установ | 6,8 | - | -6,8 | - |
| 6. Оплата комунальних послуг та енергоносіїв | 3,6 | - | -3,6 | - |
| Всього | 269 | 198,9 | -70,1 | -26,06 |
Щодо 1998 року, то за даними таблиці 2.6 спостерігається перевищення фактично витрачених сум над затвердженим обсягом асигнувань. Так, в сумі фактичних витрат найбільшу питому вагу мають витрати на оплату праці працівників бюджетних установ, норма по яким була перевиконана на 6,7 тис.грн. (3,9%). Відповідно і нарахування на заробітну плату теж збільшились на 3,2 тис.грн. (4,9%). Інші показники незначно вплинули на загальну суму витрат. Хоча видатки на відрядження склали в порівнянні з затвердженим розміром втричі більшу суму, ніж планувалося. Також на 0,1 тис.грн. більше було витрачено на оплату послуг з утримання бюджетних установ та оплату транспортних послуг.
Таблиця 2.6
Аналіз виконання кошторису ЧМДПІ за 1998 рік
Показники | Затверджено асигнувань | Фактично витрачено | Відхилення | |
| Тис.грн. | % | |||
| 1. Оплата праці працівників бюджетних установ | 186,7 | 146,7 | 40 | -21,43 |
| 2.Нарахування на заробітну плату | 70,3 | 50,3 | 20 | -28,45 |
| 3. Придбання предметів постачання і матеріалів | 0,2 | 0,3 | 0,1 | 50 |
| 4. Видатки на відрядження | 1,4 | 1,6 | 0,2 | 14,29 |
| 5. Оплата послуг з утримання бюджетних установ | 6,8 | - | -6,8 | - |
| 6. Оплата комунальних послуг та енергоносіїв | 3,6 | - | -3,6 | - |
| Всього | 269 | 198,9 | -70,1 | -26,06 |
Згідно даних таблиці 2.7 в структурі виконання кошторису за 1998 та 1999 роки найбільшу питому вагу складали витрати на оплату праці працівників бюджетних установ та нарахування на неї. В 1998 році згідно з фактичними даними її обсяг складав 73,2%, а в 1999 році – 73,76%. Відповідно нарахування на заробітну плату за 1997 рік – 6!,4%, за 1998 рік – 50,3%. В 1999 році скоротились видатки на оплату послуг з утримання бюджетних установ та по оплаті комунальних послуг.