Кроме того, руководитель представляет кандидату детальную информацию о своём подразделении, вакантной должности, функциях, которые придётся выполнять кандидату в случае его приёма на работу. Результаты собеседования фиксируются руководителем, использующим для этого стандартную форму.
Выбор кандидата и предложение. На основе анализа результатов собеседования руководитель подразделения (с участием специалиста по кадрам) выбирает кандидата который, по его мнению, наиболее подходит для данной должности. Отдел человеческих ресурсов готовит письмо предложение кандидату, содержащее описание условий его работы – дату начала, название должности, подчинённость, величину заработной платы, режим работы, продолжительность отпуска, предоставляемые организацией льготы и т.д.
Письмо–предложение, подписанное руководителем организации или подразделения, направляется кандидату.
2.4 Проверка персонала во время работы
Мошенничают практически все, только для одних уровень - мелкое воровство, для других - работа на сторону в интересах другой компании. Повсеместно распространено использование телефонных переговоров и автомобильной техники в своих мелкособственнических и корыстных интересах.
Внутрикорпоративному мошенничеству в наибольшей степени подвержены крупные компании и холдинги, имеющие множество разбросанных по стране филиалов. Поиск эффективных мер противодействия этой «болезни» является для фирмы весьма актуальным вопросом.
Средний уровень потерь в розничной торговле от воровства составляет 1¸1,5 процента от оборота. От 70 до 90 % этих потерь приходится на долю воровства со стороны собственного персонала. Причем воруют продавцы и грузчики, кладовщики и менеджеры, администраторы и кассиры, охранники и управляющие - вне зависимости от успешности торговой точки и вида товара.
И дело здесь не только и не столько в культуре бизнеса. Процессы протекают более глубинные, чем это может показаться на первый взгляд. Громадный пласт причин, приводящих к воровству, лежит в области психологии. Нелояльность персонала сама по себе не является причиной. Это следствие сложного узла проблем в управлении фирмой, которое объединяет несколько областей.
Как показывает мировой опыт, латентность совершаемых преступлений на производстве очень высока. Тем не менее, можно свести наносимый ущерб собственными работниками к минимуму, если поощрять работников, которые оказывают помощь при проведении служебных расследований по фактам имущественных преступлений. Ведь обычно практически весь коллектив достаточно хорошо осведомлен обо всех этих негативных проявлениях, однако эти факты не становятся достоянием руководства.
Поэтому первейшая задача - постоянно проводить активную политику пропаганды для убеждения персонала в необходимости оказания помощи в этих вопросах. Такого рода сотрудничество должно поощряться по заранее оговоренной схеме, предусматривающей выплату определенного процента от суммы предотвращенного ущерба, который мог бы быть нанесен фирме. Однако это не исключает проверки персонала, которые могут быть:
регулярные (по заранее определенному графику);
оперативные (носят спонтанный характер, в случае ЧП, разглашения конфиденциальной информации, подозрения в отношении конкретных работников и т.п.).
Проверки могут быть гласными (соблюдение инструкции по сохранности конфиденциальной информации, учет корреспонденции, проведение ревизии) и негласные (в тайне от работника).
Наблюдение позволяет выявить поведение человека на работе и дома во время отдыха, праздников, а также его контакты.
Используя незнакомых для работника людей можно устроить провокацию на предмет разглашения конфиденциальной информации во время совместного употребления алкоголя.
Например можно отправить работника в командировку, но заказать два билета в одном купе, второй билет - для проверяющего, с которым работник незнаком. После командировки будет получена информация, окупающую стоимость билета.
Наиболее простые случаи, когда начинает процветать воровство личных вещей работников фирмы. Здесь в едином порыве все заинтересованы в быстрейшей поимке мелкого воришки. И, как правило, эта проблема быстро решается. Сложнее обстоит дело при воровстве имущества, принадлежащего фирме. Многие по-прежнему олицетворяют имущество фирмы с государственным, а раз так, значит, ничье. Во времена Советского Союза, когда имущественным преступлениям противостояла мощная государственная правоохранительная машина, можно было получить большие сроки заключения в виде наказания вплоть до расстрела.
Психология воровства не исчезла с распадом СССР. Только эти люди продолжают с пользой для себя и с переменным успехом «потрошить» нового собственника. Изменились только возможности в зависимости от места работы. Труднее украсть в банке, однако там уносят домой канцелярские принадлежности. В торговых центрах возможности неизмеримо выше, этому помогает коллективная ответственность, режим самообслуживания и т.д. Для каждого конкретного случая есть свои приемы для противодействия этим негативным процессам. Однако работник всегда на себе должен ощущать пристальный взгляд руководства, а также неотвратимость наказания.
Например, можно поставить в прямую зависимость зарплату и премии охранникам, и не только им, от числа краж. В случае воровства - зарплата уменьшается на сумму украденного, в случае выявления - увеличивается на заранее обговоренный и документально заверенный приказом процент от сбереженного имущества и предотвращенного ущерба. В этом случае охранники и кассиры-продавцы выступят единым фронтом - никто из них не согласится на скрытую форму воровства из их кармана. Обязательно нужно внедрить современные средства охраны - системы видеонаблюдения, телефонный регистратор речевых сообщений, систему управления доступом, магнитные бирки на продаваемые товары и т.д.
Подбор необходимой техники нужно осуществлять исходя из особенностей объекта, в зависимости от степени угроз. Если на объект ограничен доступ, то эффективная система управления контроля доступа с фиксацией времени прихода и ухода, а также система видеонаблюдения снимет проблему краж. Разовые расходы на технику себя многократно оправдают.
Нужно регулярно менять охранников для предотвращения сговора с работниками фирмы на объектах.
Однако нанесение ущерба фирме не ограничивается одними кражами. Практически повсеместно встречаются факты разглашения КТ, оборудование и материалы фирмы используются в личных целях, саботируются указания руководства, а о злоупотреблении алкоголем нет необходимости говорить, зачастую в ход идут наркотики.
Для борьбы с утечкой интеллектуальных продуктов, например, баз данных. Необходимо найти выход на предполагаемого работника через подставное лицо с включенным диктофоном в кармане. Через несколько встреч все будет закончено, так как факт передачи компакт-диска, дискеты будет записан с помощью аудио- и видеоаппаратуры.
Особое внимание необходимо обращать на секретарей и менеджеров по продажам. Особенно опасны секретари всех мастей как люди, через которых проходит вся документация. Это объект, постоянно находящийся в поле зрения ваших конкурентов. Закройте телефонную или телефонные линии секретаря телефонными регистраторами речевых сообщений, и в ближайшую неделю многое станет на свои места. Вы все узнаете о себе и о своей фирме, даже то, о чем сами и не подозревали. Никакого вторжения в частную жизнь в этом случае нет, так как работники обязаны работать в рабочее время, а не проводить его в болтовне со своими родственниками и знакомыми.
Сигналом к проведению данного вида контроля может послужить необъяснимо резкое снижение количества продаж товара.
Один из примеров. Одна уважаемая фирма столкнулась с таким случаем и обратилась за помощью. Под контроль был взят секретарь. Установлено, что из компании ушли ряд специалистов, которые открыли аналогичный бизнес и стали демпинговать на рынке, а секретарь прямо с рабочего места звонил в офис народившихся конкурентов. Благо обращение за помощью было своевременным, все удалось поправить, и фирма отделалась незначительными убытками13.
При ведении любого вида бизнеса необходимо ограничить число лиц, имеющих отношение к товару.
Работник не должен знать больше, чем ему положено знать для исполнения своих обязанностей по занимаемой должности.
Если работник начинает проявлять повышенный интерес к темам, непосредственно его не касающимся, это первый сигнал для особого к нему внимания.
Все факты, связанные с деятельностью по занимаемой должности (появление нового клиента и т.д.), работник обязан документировать путем занесения в базы данных.
Большинство менеджеров, ведущих работу с клиентами, старается вести учет в своих тетрадях, поэтому при увольнении этой категории работников напрочь теряется информация о клиентах, мало того, вчерашний менеджер сам открывает свое собственное дело, переходя вам дорогу.
Поэтому регулярно, не менее двух раз в месяц нужно контролировать полноту и своевременное пополнение клиентской базы. После первой проверки - предупреждение, в случае повторного неисполнения безжалостное расставание с такими помощниками. Нельзя создавать культ незаменимого человека, так как в дальнейшем такие работники, учитывая свою необходимость для фирмы, будут стараться извлекать максимум выгоды, становясь на путь шантажа. У руководителя в этом случае два пути: согласиться с претензиями работника либо предпринять защитные
13 Магура М. Поиск и отбор персонала. – М.: Интел-Синтез, 2003. – 303 с.
меры.
Пристальному вниманию должны быть подвергнуты специалисты, связанные с эксплуатацией компьютеров, и программисты. Для руководителя понимание работы этих специалистов затруднено, поэтому на этом пытаются часто сыграть подчиненные. Формируя заданный уровень квалификации работников, необходимо обеспечить эффективную защиту фирмы от рисков, связанных с этой категорией работников. Взаимоотношения со специалистами в области информационных технологий должны быть жестко регламентированы. Необходимо четко определить должностные обязанности системного администратора. Не загружать его работой не по специальности, тем более без дополнительной оплаты труда.