3.2. Характеристика автоматизированной системы управления гостиницей «Эдельвейс»
Комплексная система управления гостиницей «Эдельвейс» начала создаваться 9 лет назад по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса.
Эдельвейс - современный программный продукт, основанный на технологии «клиент-сервер». Вся информация, вводимая пользователями в систему, хранится в централизованной базе данных под управлением СУБД Sybase Adaptive Server Anywhere. Именно сервер баз данных Sybase обеспечивает хранение, обработку и защиту данных, с которыми работают пользователи Эдельвейс.
Эффективность использования комплексной системы управления гостиницей «Эдельвейс» представлена в таблице 3.1.
Таблица 3.1.
Эффективность использования комплексной системы управления гостиницей «Эдельвейс»
| Функциональное назначение | Количество и наименование рабочего места, устанавливаемое оборудование |
| Доступ ко всем разделам системы в режиме просмотра, возможность печати всех видов отчетов и статистических данных позволяют проводить всесторонний анализ бизнеса, выявлять тенденции и закономерности его развития, понимать положение гостиницы по отношению к другим гостиницам и индустрии в целом, определять приоритеты при принятии управленческих решений. | Рабочее место «Управляющий отеля» - персональный компьютер |
| Возможность быстрого доступа и сбора информации по всем системам гостиницы, своевременное реагирование на изменившуюся ситуацию в отеле, координирование лательности предприятия как единого комплекса. | Рабочее место «Заместитель директора» - персональный компьютер |
| Контроль персонала службы приема и размещения; ладение информацией о загрузке отеля; ведение контрактов с крупными заказчиками; выделение квот. | Рабочее место «Администратор службы размещения» - персональный компьютер |
| Индивидуальные и групповые резервирования номеров, регистрация, поселение и выписка гостей (процедуры check-in, check-out), ведение информации о предстоящих заездах и выездах, о наличии мест в гостинице, о состоянии счетов гостей, текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами), информация приема и отправки сообщений для клиентов. | Рабочее место «Портье» - персональный компьютер |
Продолжение таблицы 3.1
| Расчет с гостями по предоставленным видам услуг. | Рабочее место «Портье-кассир» -персональный компьютер и фискальный регистратор |
| Учет дополнительных услуг, оказываемых на этаже; расчет с гостями за предоставленные услуги; контроль за статусом номеров (грязный/убран/готов к заселению), ведение графика уборок. | Рабочее место «Старшая горничная» -персональный компьютер |
| Ведение и контроль платежей гостей, компаний-дебиторов. | Рабочее место «Бухгалтер» -персональный компьютер |
| Анализ функционирования гостиницы исходя из полученных статистических данных о доходности и загрузке номерного фонда. Формирование ценовой политики гостиницы. Планирование и определение приоритетных направлений работы. | Рабочее место «Экономист» -персональный компьютер |
| Сбор и анализ информации по каждому гостю и организации, статистика по сегментам рынка, источникам бронирования, ведение договоров с компаниями, реализация маркетинговой политики отеля, выработка стратегии по привлечению новых клиентов и поддержанию существующих. | Рабочее место «Менеджер по маркетингу и ведению договоров» - персональный компьютер |
| Контроль за состоянием номерного фонда гостиницы, постановка номеров на ремонт, аренда помещений, ведение информации и отслеживание выполнения работ инженерно-эксплутационных служб. | Рабочее место «Начальник службы эксплуатации номерного фонда» -персональный компьютер |
| Осуществление контроля над службами гостиницы; ведение / информации о доступе гостей комплекса к различным зонам объекта. | Рабочее место «Начальник службы безопасности»- персональный компьютер |
| Техническая поддержка программы, конфигурация, архивирование. | Рабочее место «Инженер АСУ Эдельвейс» - персональный компьютер |
Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями.
Функциональность системы Модуль «План». Программа имеет графический модуль для отображения состояния и работы с номерным фондом - переработанный вариант знакомой многим «шах-матки». Здесь даже малоопытные пользователи могут быстро научиться бронировать номера нужной категории и оценивать загрузку. Опытным же работникам программа дает почти неограниченные возможности в работе с номерным фондом при удовлетворении запросов самых взыскательных гостей.
При работе в модуле «План» пользователь имеет возможность просматривать информацию в трех представлениях. В виде электронной «шахматки» (рис. 1, приложение 1), в виде привычных и легко сортируемых списков гостей (рис. 2, приложение 2) и в виде статистики движения номерного фонда (рис. 3 приложение 3). Использование таких возможностей по отображению информации позволяет автоматизировать практически все каждодневные операции сотрудников - от рядовых работников службы размещения до руководителей.
Приведем список функций, которые реализованы в модуле «План» АСУ «Эдельвейс»:
- учет наличия номеров по каждому типу/категории на необходимый срок;
- оформление брони с указанием сведений по гостю и условий проживания;
- автоматическое присвоение номера брони;
- учет количества взрослых/детей при оформлении брони;
- автоматическое указание лица, производящего заявку;
- указание организации гостя, оформление карточки компании (внесение информации об организации, от которой прибывает гость, в том числе с использованием данных, ранее сохраненных в архиве);
- указание адресной информации гостя;
- указание метода гарантирования данной брони;
- учет внесения авансового платежа;
- автоматическая подстановка тарифа по умолчанию для данного типа номеров с возможностью ручной коррекции;
- выбор тарифа проживания;
- возможность установления разных тарифов на каждый день предполагаемого проживания;
- возможность скрывать назначения платежей при распечатке счета гостя;
- возможность печати предварительного счета;
- указание паспортных данных гостя;
- возможность отправки подтверждения на бронь (факс, e-mail);
- указание VIP статуса гостя;
- маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя;
- введение дополнительной информации по гостю;
- введение контактной информации гостя включая факс и e-mail;
- введение сообщений, оставленных для гостя при бронировании;
- указание турагенства, пославшего заявку (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);
- указание группы гостей в случае групповой брони;
- указание организации-плательщика (поиск данных в архиве или оформление новой карточки);
- возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей;
- возможность бронирования номеров по местам (с различными сроками проживания гостей);
- возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете;
- возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля;
- учет специальных пожеланий гостя (возможность планирования предоставления услуг по расписанию);
- ведение до шести счетов на одного гостя;
- оформление перенаправления начислений на группу, других гостей, организацию или дополнительные счета данного гостя;
- контроль правильности введения параметров кредитной карты;
- возможность внесения запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты;
- хранение информации о дополнительных услугах, предоставляемых отелем по желанию гостя;
- использование пакетов услуг;
- возможность копирования оформленной брони для быстрого бронирования;
- указание причины отмены брони при ее отмене;
- возможность индивидуальной настройки обязательных полей;
- автоматический контроль за заполнением обязательных полей;
- автоматическое проставление номера счета гостя;
- учет статуса номера убран/не убран/готов к заселению;
- возможность быстрого изменения статуса номера.
При регистрации и поселении гостей в АСУ «Эдельвейс» реализованы следующие функции:
- поселение по брони и без брони;
- возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони;
- при поселении без брони - ввод полной информации по данному гостю;
- учет пожеланий гостя и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты;
- учет статуса номера (готов/не готов к поселению, свободен/занят);
- контроль за передачей сообщений, оставленных для данного гостя;
- учет поселения других гостей в этот же номер при совместной оплате;
- учет поселения других гостей в этот же номер при раздельной оплате;
- учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам;