80. Связывание данных в MS Excel.
Связывание объектов предполагает хранение данных объекта в исходном файле. Когда вы устанавливаете связь с объектом, то в документ вставляется копия исходных данных, а оригинал остается на месте. При обновлении связи в документ попадают новые считанные с оригинала данные. Поскольку между документом и исходным файлом установлена связь, любые изменения в исходных данных отражаются на их связанной копии в документе. Связанный объект изменяется только путем изменения исходного файла.
Связывание ячеек
Для создания связи с отдельными ячейками или ссылок на них в выражениях можно выполнять соответствующие выделения мышью. При этом можно указывать мышью на ячейки не только в текущей книге, но и в других, где находятся выражения.
1. Откройте книги, ссылки на ячейки которых вам требуются.
2. Выделите ячейку в исходной книге, в которую вы хотите поместить ссылку, и начните ввод выражения. Выражение может включать как несколько членов, так и всего одну ссылку, начинающуюся со знака равенства (=).
3. Перейдите в книгу с необходимыми данными. Выделите ячейку или нужный диапазон.
4. Продолжайте ввод выражения. После того как ввод закончится, нажмите клавишу Enter.
Связывание данных
В документе Excel можно создать ссылку на другой документ, находящийся на жестком диске компьютера или в локальной сети. Документом, на который происходит ссылка, может быть документ Word, таблица Excel, презентация PowerPoint или любой другой документ из пакета Microsoft Office. Связи с другими документами удобно создавать, когда необходимо обращение к дополнительным источникам информации или использование уже имеющихся данных. 1. Откройте рабочий лист, в который нужно вставить объект, и выберите команду Вставка > Объект. В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Из файла.
2. В поле Имя файла введите имя файла или нажмите кнопку (Изменить) и выберите нужный файл из списка.
3. Нажмите кнопку Вставить.
4. Чтобы создать связь между выбранным файлом и документом Excel, установите флажок Связь с файлом.
5. Чтобы внедренные данные отображались в виде значка, установите флажок В виде значка.
6. Нажмите кнопку ОК.
Если флажок Связь с файлом ycтановлен, то в документ будет вставлена ссылка на соответствующее место другого документа. Все обновления, сделанные в исходном документе как в «родном» приложении, так и в приложении Excel, будут автоматически отображаться в документе Excel и исходном документе. Если этот флажок снят, то данные будут импортированы в документ, а их обновление возможно только через приложение Excel.
Связывание с другими приложениями
С помощью технологии OLE можно производить обмен данными между любыми приложениями Windows, которые поддерживают связывание и внедрение объектов. Шаг за шагом
1. Откройте приложение Windows и выделите текст, ячейку, диапазон, значение, графический объект или другие данные, которые нужно связать.
2. Выберите команду Правка > Копировать (или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+C).
3. Перейдите на нужный рабочий лист и выберите место, куда будет вставлен объект.
4. Выберите команду Правка > Специальная вставка.
5. В окне диалога Специальная вставка установите переключатель в положение Связать, в списке Как выберите пункт, соответствующий желаемому типу объекта.
6. Чтобы внедренные данные отображались в виде значка, установите флажок В виде значка. 7. Нажмите кнопку ОК.
81. Впровадження даних в документах MS Excel
Внедрение объектов предполагает хранение оригинала объекта в составе документа, в который он вставлен. Внедренный объект так же, как и при связывании, создается в своем «родном» приложении, но существует только в одном экземпляре, внедренном в другой документ. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните на нем. Он будет изменен при помощи «родного» ему приложения и сохранен в составе сборного документа. Внедрение данных
Внедрение объекта можно производить двумя способами: с помощью специального инструмента, который позволяет создать внедренный объект прямо в среде Excel, или с помощью копирования нужного объекта из родного приложения через буфер обмена. Все внедренные в книгу объекты можно перемещать, изменять их размер и редактировать. (См. также подраздел «Связывание данных» в разделе «Связывание».)
Шаг за шагом
1. Откройте рабочий лист, в который нужно вставить объект, и выберите команду Вставка > Объект . В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Создать новый.
2. В списке Тип объекта укажите, какое приложение нужно использовать для создания объекта.
3. Чтобы внедренные данные отображались в виде значка, установите флажок В виде значка.
4. Нажмите кнопку ОК. На рабочем листе появится окно ввода, а меню и панели инструментов превратятся в соответствующие элементы вызванного приложения.
5. Создайте объект, редактируя поле ввода, а затем щелкните за пределами этого окна. При внедрении объекта на рабочий лист Excel его можно редактировать в его «родном» приложении. Таким образом, при изменениях будут использоваться средства, спецалыю предназначенные для обработки данных выбранного типа.
82.Структуры в MS Excel. Создание структур.
Структура – это режим электронной таблицы, при котором строки или столбцы сгруппированы так, что можно видеть итоги. В структуре возможно подведение итогов, как по всему листу, так и по его выбранному диапазону.
Создание структуры
В меню Данные выберите команду Группа и структура , а затем — Настройки. Снимите флажок в строках под детальными, флажок в столбцах справа от детальных или оба эти флажка. Если требуется задать стили структуры для автоматического применения к новой структуре, установите флажок Автоматические стили.
Примечание. Если при создании структуры не требуется применять автоматические стили, их можно применить после создания структуры.
Решите, как требуется структурировать лист — автоматически или вручную.
Любой лист можно структурировать вручную. Если на листе есть итоговые формулы, ссылающиеся на ячейки в области сведений его можно структурировать автоматически. Все столбцы, содержащие итоговые формулы, должны располагаться слева или справа от области сведений, а все строки, содержащие итоговые формулы — под или над областью сведений. Если вы не знаете, какие на данном листе есть формулы или как они расположены, попробуйте структурировать лист автоматически, а если результат не будет соответствовать желаемому, отмените это действие и выполните структурирование вручную.
Выполните одно из следующих действий.
Структурируйте данные автоматически
Выделите диапазон ячеек, для которых необходимо создать структуру.
Для структурирования листа целиком укажите любую ячейку.
Выберите команду Группа и структура в меню Данные, а затем — Создание структуры.
Структурируйте данные вручную
Выделите строки или столбцы, содержащие сведения.
Строки или столбцы сведений обычно прилегают к строке или столбцу, содержащему итоговые формулы или заголовки. Например, если строка 6 содержит итоговые данные для строк с 3 по 5, выделите строки 3—5. Если строка 8 содержит заголовок, описывающий строки с 9 по 12, выделите строки 9—12.
В меню Данные укажите на пункт Группа и структура , а затем выберите команду Группировать. Рядом с группой на экране появятся знаки структуры.Продолжайте выделение и группировку строк или столбцов сведений и выполнение команды «Группировать» до тех пор, пока не будут созданы все необходимые уровни структуры. Если ранее стили не были применены автоматически, их можно применить в любой момент. Инструкции Выделите ячейки, к которым необходимо применить стили.
В меню Данные укажите на пункт Группа и структура , а затем выберите команду Настройка
.Установите флажок Автоматические стили. Нажмите кнопку Применить стили.
83. Создание и назначение диаграмм в МS Ехcel.
Типы диаграмм. Тип используемой диаграммы выбирается в зависимости от самих данных и от того, каким образом вы хотите их представить: Круговая. Используется для сравнения частей, составляющих целое. Линейчатая. Используется для сравнения величин, изменяющихся во времени. Гистограмма. Похожа на линейчатую диаграмму. Используется для сравнения нескольких наборов данных. График. Используется тогда, когда необходимо проследить изменение некоторого параметра на протяжении определенного периода времени. Точечная. Похожа на график. Используется для сравнения нескольких (часто экспериментальных) наборов данных, которые выводятся в виде точек. С областями. Также похожа на график. Помогает анализировать изменение значений некоторого параметра на каком-то промежутке времени. Большинство вышеуказанных диаграмм могут быть трехмерными. С помощью таких диаграмм удобнее анализировать различные наборы данных. Встроенная диаграмма. Данная диаграмма располагается на том же листе, что и
данные, по которым она построена. Но ее можно вынести на отдельный лист. Встроенная диаграмма используется тогда, когда необходимо расположить рядом таблицу данных и их графическое представление. В Excel 97, по сравнению с предыдущими версиями, добавлено несколько новых типов диаграмм. Специальная терминология. При работе с диаграммами необходимо знать несколько специальных терминов, которые представлены ниже. Диапазон данных. Линии, секторы и столбики соответствуют некоторому диапазону данных в графическом представлении. Например, в линейчатой диаграмме изображен ряд одинаково представленных столбиков, которые соответствуют определенным диапазонам данных. Как правило, все столбики одного диапазона имеют одинаковый цвет заливки. Если вы выводите на диаграмму несколько диапазонов данных, то соответствующие столбики каждого диапазона будут выделяться своим цветом. Предположим, если вы отображаете на диаграмме объемы продажи, соответствующие области 1 и области 2, то вы задаете два диапазона данных свой для каждой области. Часто они соответствуют строкам таблицы. Ряд. Диапазон данных может разделяться на несколько рядов. Так, в примере с объемами продажи в разных областях для каждого диапазона данных можно выделить, скажем, четыре ряда. Каждый из них будет соответствовать четверти периода времени, в течение которого производился учет объема продажи. Диапазоны данных могут состоять из нескольких рядов или только из одного. Обычно каждый ряд соответствует серии данных, занесенных в отдельный столбец, и поэтому часто заголовки рядов совпадают с заголовками столбцов в таблицах. Оси – это шкалы, вдоль которых изменяется диаграмма. В случае двухмерной диаграмме их две: ось х (горизонтальная) и ось у (вертикальная). На оси х располагаются все диапазоны данных и ряды. Если диапазон данных включает несколько рядов, то на оси х размещаются надписи, соответствующие каждому ряду. На оси у отображаются значения столбцов, линий или точек, выраженных в соответствующих единицах измерения. В трехмерной диаграмме ось г направлена вверх, ось у отображает ширину диаграммы, а вдоль оси х указываются значения рядов. Легенда. Помогает различать диапазоны данных на диаграмме. Например, для круговой диаграммы легенда изображается в виде выносок с подписями к каждому ее сектору. Линии сетки. Помогает анализировать значения данных. Так, с помощью горизонтальных линии сетки можно точнее определить величины координат на гистограмме. Создание диаграммы. Вы можете разместить диаграмму на том же листе, что и данные, по которым она построена (встроенная диаграмма), или вынести ее на отдельный лист. При распечатывании встроенная диаграмма располагается на странице рядом с данными. Если вы не вставляете диаграмму на лист с данными, то вам придется распечатать ее отдельно. Но в любом случае диаграмма зависит от данных в таблице, и поэтому, если вы их измените, то диаграмма тоже автоматически изменится. Используя кнопку Мастер диаграмм, расположенную на стандартной панели, вы можете быстро создать необходимую диаграмму. Чтобы воспользоваться услугами Мастера диаграмм, проделайте следующее. 1)Выделите данные, по которым необходимо построить диаграмму. Если вы хотите включить в диаграмму имена групп ячеек (например, Четв.1 и Четв.2) или другие метки, убедитесь в том, что они действительно выделены. 2)Щелкните на кнопке Мастер диаграмм, расположенной на стандартной панели. 3)Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграмм. В списке Тип укажите нужный тип диаграммы, а в окне Вид необходимый ее вид. После этого щелкните на кнопке Далее >. 4)Появится второе диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы, в котором вы можете изменить данные для построения диаграммы. Для этого щелкните на кнопке свертывания поля Диапазон, расположенной в правой его части, а затем укажите новые данные. 5)По умолчанию каждая строка данных воспринимается как новый диапазон. В списке Ряды в: выберите опцию столбцах. В этом случае каждый диапазон данных будет соответствовать значениям в одном столбце, а не в строке. После этого вновь щелкните на кнопке Далее >. 6)В третьем диалоговом окне вы можете выбрать определенные опции для диаграммы (рис. 22.3). Например, чтобы убрать легенду с диаграммы, снимите флажок опции Добавить легенду, а чтобы добавить заголовки диаграммы или подписи значений данных, произведите необходимые установки на соответствующих вкладках. После этого опять щелкните на кнопке Далее >. 7)В последнем диалоговом окне Мастера диаграмм укажите место расположения диаграммы на отдельном листе или на текущем. Указав лист, щелкните на кнопке Готово. На экране отобразится диаграмма, соответствующая вашим данным и произведенным установкам. Перемещение диаграммы и изменение ее размеров. Для того чтобы переместить встроенную диаграмму, установите на ней указатель мыши, нажмите кнопку и перетащите ее в необходимую область. Чтобы изменить размеры диаграммы, сначала выделите ее, а затем перетащите соответствующие маркеры (черные квадратики на ее границах) в нужном направлении. Чтобы изменить высоту и ширину диаграммы, перетащите угловой маркер. Следует заметить, что таким образом невозможно изменить размеры диаграммы, которая располагается на отдельном листе. Быстрое создание диаграмм. Диаграмму можно создать более быстрым способом. Для этого выделите данные, по которым она будет строиться, а затем нажмите <F11>. По умолчанию диаграмма будет изображаться в виде гистограммы и располагаться на отдельном листе. Чтобы изменить тип и расположение диаграммы, вернитесь в окно листа, щелкните на кнопке Мастер диаграмм и произведите необходимые установки. Изменение диаграммы с помощью панели инструментов Диаграммы. Для изменения диаграммы воспользуйтесь кнопками панели Диаграммы. Если данная панель не отображена на экране, откройте меню Вид и выберите в нем пункт Панели инструментов. Затем щелкните на опции Диаграммы. Сохранение диаграмм. Созданная вами диаграмма является частью рабочей книги. Поэтому, чтобы сохранить диаграмму, сохраните всю книгу, в которой она находится. Распечатывание диаграмм. Если диаграмма встроенная, вы можете распечатать ее вместе с таблицей данных на том же листе. Если же необходимо распечатать одну лишь встроенную диаграмму, то сначала выделите ее, а затем откройте меню Файл и выберите в нем опцию Печать. Убедитесь в том, что в области окна Вывести на печать выбрана опция выделенную диаграмму. После этого щелкните на кнопке ОК. Если вы вынесли диаграмму на отдельный лист, то просто распечатайте соответствующий лист рабочей книги.