После выдачи кассирам под отчет необходимой суммы наличных денег, заведующий кассой обязан проверить наличие оставшейся в операционной кассе суммы наличных денег и убедиться, что ее остаток, с учетом выданных сумм, соответствует данным книги учета наличных денег операционной кассы и других ценностей в национальной валюте (Приложение 48) по счету на начало дня.
В книге учета бланков строгой отчетности вносят ту документацию, которая, согласно стандартам НБ РК и АФН РК, являются таковыми (Приложение 49).
Акт принятия кассиром монет для выкупа НБ РК или высшим подразделением банка (головным банком) выписывается в момент совершения выкупа монет в подразделении банка (Приложение 50).
Банкноты и монеты, пересчитанные, сформированные и упакованные кассиром вечерней кассы соответственно в пачки и мешки, приходные кассовые документы, кассовый журнал и печать по окончании операций вечерней кассы хранятся в сейфе. Сейф закрывается кассиром и контролером и сдается под охрану и под расписку лицам, имеющим допуск к открытию, закрытию и опечатыванию кладовых, несгораемых сейфов и других денежных хранилищ в контрольном журнале лиц, допускаемых к открытию, закрытию и опечатыванию кладовых, несгораемых сейфов и других денежных хранилищ (Приложение 51).
Банкноты и платежные документы в иностранной валюте, вызывающие сомнение в их платежности, могут приниматься от клиентов на инкассо. В этом случае клиент заполняет заявление (Приложение 52), в котором указывает наименование валюты (платежного документа), количество и номера банкнот и реквизиты платежных документов, их достоинство, общую сумму и кем и когда были выданы платежные документы.
Работник бухгалтерии (бухгалтер-кассир) проверяет правильность заполнения заявления, выписывает внебалансовый приходный ордер и квитанцию и передает их в кассу. Приняв от клиента банкноты (платежные документы), вызывающие сомнение в их платежности, кассир выдает клиенту квитанцию, заверенную его подписью и печатью (Приложение 53, 54).
Перед отправкой наличных денег (платежных документов) в иностранной валюте, принятых на инкассо в банк-корреспондент, составляются описи в двух экземплярах, один из которых высылается банку-корреспонденту, другой остается в банке. Описи составляются в соответствии с требованиями банков-корреспондентов.
По получению от банков-корреспондентов результатов о принятых на инкассо банкнот (платежных документов) банк высылает клиенту извещение (Приложение 55).
Все тарифы для физических и юридических лиц по открытию, ведению счета клиента, кассовых операций, услуг по конвертации, по операциям с чеками, сейфовым операциям, по внутрибанковским переводам, а также тарифы комиссионного вознаграждения банка на услуги, оказываемые физическим и юридическим лицам в розничных центрах, центрах банковского обслуживании описаны в Приложении 56.
В процессе расчетно-кассового обслуживания клиентов и совершения платежей банки вступают между собой во взаимные отношения, которые получили название корреспондентские.
Существует 2 варианта межбанковских расчетов с помощью корреспондентских счетов:
- Децентрализованный – основан на корреспондентских отношениях коммерческих банков друг с другом.
- Централизованные - расчеты между банками проводятся через из корреспондентские счета, открываемые в Национальном банке РК.
Система платежей – процедуры обмена и форматы сообщений описаны в Приложении 57, утвержденные РГП «Казахстанский центр межбанковских расчетов Национального банка РК».
В основу централизованных межбанковских расчетов положено применение корреспондентских счетов.
Корреспондентский счет – это своеобразный «расчетный счет банка», открываемый в Национальном банке. Назначение корсчета в том, что на нем хранятся собственные средства, а также отражаются операции по кредитно-расчетному обслуживанию клиентуры коммерческого банка. К операциям, проводимые по корсчету относятся:
- перечисление и изыскание денежных средств клиентов банка.
- Расчеты предприятий – клиентов банка с бюджетом, пенсионными фондами и другими органами.
- Прием и выдача клиентами наличных денег, в том числе на заработную плату
- Межбанковские займы и депозиты, ценные бумаги и кассовые операции с Национальным банком.
- Процентные поступления за предоставленные кредиты и другие доходы от клиентов.
- Выплата процентов по депозитам
- Уплата налогов в бюджет
- Расходы на содержание аппарата банка.
Участники децентрализованных отношений – банки корреспонденты, связанные между собой системой межбанковских депозитов. На основании обмена письмами с образцами подписей должностных лиц, определения телеграфного ключа банки – корреспонденты открывают корреспондентские счета друг другу, по которым будут производиться взаимные расчеты.
Данные операции в Филиале АО «АТФ Банка» в городе Семей осуществляются операционным отделом и кассовым узлом банка.
Для приема и сбора денежной выручки у клиентов и подразделений банка, доставки наличных денег и других ценностей клиентам и подразделениям банка, сопровождения клиентов и работников банка с наличными деньгами и другими ценностями, перевозки, хранения и сдачи наличных денег и других ценностей, банки создают службы инкассации, на основании выданной уполномоченным органом или Национальным Банком лицензии, либо заключают договор с другими банками, имеющими собственную службу инкассации или организациями, осуществляющими деятельность по инкассации. Служба инкассации создается в форме самостоятельного подразделения банка, либо в составе подразделений кассовых операций или безопасности банка, а также в составе службы специальной связи Национального оператора почты.
Для выполнения операций по подкреплению или инкассации наличных денег банкоматов, письменным инкассовым распоряжением руководителя банка назначается группа соответствующих работников, в обязанности которых входит обслуживание банкоматов с разделением между ними функциональных обязанностей (Приложение 58). Выполнение функциональных обязанностей назначенных работников должно быть регламентировано соответствующими внутренними положениями банков.
Количественный состав службы инкассации определяется штатным расписанием в зависимости от объема и сложности выполнения операций по доставке и инкассации наличных денег и других ценностей, а виды выполняемых службой инкассации работ и операций, указываются в ежедневных нарядах-распоряжениях (Приложение 59).
Техническим обслуживанием банкомата занимаются соответствующие служащие или на договорных условиях работники обслуживающих организаций. Замену секретного кода замка банкомата осуществляют работники службы банковской безопасности или специально назначенный сотрудник банка, осуществляющий операции по загрузке банкомата.
Для осуществления доступа к банкомату назначенных работников, за ними закрепляются индивидуальные персональные карточки доступа (Приложение 60).
После загрузки кассет банкомата заведующий кассой оформляет инкассатору маршрутный лист (Приложение 61) и регистрирует в книге учета операций по загрузке и разгрузки банкоматов (Приложение 62) с указанием номера, местонахождения банкомата, номеров кассет, которые подлежат изъятию из банкомата и доставке в кассу банка, номеров кассет, которые должны быть вставлены в банкомат, и представляет информацию, необходимую для инициализации работы банкомата.
Список клиентов банка, выручка которых должна собираться инкассаторами, а также список банков и филиалов, с которыми проводятся операции по подкреплению операционных касс наличными деньгами, ведется в службе инкассации. На каждого клиента ежемесячно составляется явочная карточка (Приложение 63) с присвоением ей номера, за которым клиент банка зарегистрирован в списке.
Руководитель службы инкассации (дежурный инкассатор) перед выездом бригады инкассаторов на маршрут к объектам инкассации выдает под расписку в журнале для учета явочных карточек, сумок, печатей и доверенностей на сбор денежной выручки (Приложение 64):
1) Инкассатору - сборщику:
- доверенность (Приложение 65);
- явочные карточки;
- печать службы инкассации с обозначением номера маршрута;
- служебное удостоверение.
2) Старшему бригады:
- порожние сумки;
- средства связи;
- служебное удостоверение.
О количестве выданных явочных карточек и порожних сумок руководитель службы инкассации (дежурный инкассатор) составляет и передает в вечернюю кассу или кассу пересчета справку о выданных инкассаторами сумках (мешках), явочных карточках (Приложение 66, 67, 68).