Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации в том случае, если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской, коммерческой тайне.
Нотариально свидетельствовать копию или выписку можно только с документа, имеющего юридическое значение, т.е. документа, затрагивающего права, обязанности или законные интересы граждан и юридических лиц. Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом или будут существовать.
Юридическое значение документа не зависит от того, затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже прекратили существование. В связи с этим нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по причине утраты ими правового значения (например, с договора, доверенности, утративших силу), поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может потребоваться гражданину для подтверждения имевшихся у него прав в какой-то период времени.
Документ имеет юридическое значение и в том случае, если сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.
Как уже говорилось, нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Допускается ли снятие копий с документов, имеющих факсимильную подпись?
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п.2 ст.160 ГК РФ лишь при совершении сделок. Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В этой связи, например, Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе. [26]
Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина, как и копии паспорта гражданина Российской Федерации и других документов, удостоверяющих личность, возможно. Статья 77 Основ не содержит каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий определенных видов документов. Что же касается процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа (паспорта иностранного гражданина), то оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии этого документа и подлинности подписи переводчика на его переводе на русский язык. При этом нельзя подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания.
Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.
Нотариальное Свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел Российской Федерации соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть удостоверены иным способом - посредством апостиля, отменяющего требование легализации.
Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме:
"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет". Далее указываются регистрационный номер согласно реестру для регистрации нотариальных действий, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса.
Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом изготовлена сама копия свидетельствуемого документа: ксерокопирование, фотокопирование, переписывание от руки.
Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не ксерокопированием заменяется штампом "подпись" и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.
Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае, если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствованию копии с этого документа, как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.
При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, не запрещает ли закон свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Нотариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.
Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка "подпись", вместо печати - "печать" с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии, в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируются регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), приводится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.
Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркиваются, как и обратная сторона листа.
Статья 78 Основ законодательства о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином.
Данное нотариальное действие производится при соблюдении требований, установленных ст.77 Основ законодательства о нотариате для документов: они должны иметь юридическое значение, необходимые реквизиты: наименование, дату, подпись и печать; его содержание должно соответствовать закону. Кроме того, согласно ст.78 Основ законодательства о нотариате подлинность подписи гражданина на документе при отсутствии печати должна быть засвидетельствована компетентными должностными лицами соответствующей организации либо нотариусом.
Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы: поручения, доверенности, заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для подтверждения действительного волеизъявления лица на выдачу данного документа. Форма конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствовании копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.
Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо.
Во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации. [27]
Во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина. [28]