Суміщення однією особою функцій секретаря, адміністратора та архіваріуса не дозволяється.
4. Мікрофони, мікшер та звукова плата комплексу звукозапису повинні давати змогу вести звукозапис за характеристиками не нижче за: частотний діапазон - не вужче 70...5000 Гц; нерівномірність АЧХ в області робочих частот - не нижче +- 3 дБ; частота дискретизації - не нижче 11025 Гц; динамічний діапазон - 55 дБ...+ 3 дБ; розрядність АЦП - 16 біт.
Допускається використання таких алгоритмів компресії цифрового потоку: IMA IDPCM; m-Law; A-Law; MPEG Layer 3 (1:4).
Комплекс звукозапису повинен бути опломбований виробником комплексу чи організацією, яка обслуговує комплекс.
5. Для технічного фіксування судового процесу застосовуються комплекси звукозапису двох типів: персональний комп'ютер зі спеціальним обладнанням і програмним забезпеченням та цифровий магнітофон "Тритон".
6. Технічне фіксування судового засідання здійснює секретар.
Секретар перед початком роботи зобов'язаний:
- перевірити комплекс звукозапису на відсутність ознак втручання в його конструкцію, цілісність пломб;
- уключити комплекс звукозапису, зареєструватись у системі;
- перевірити годинник та календар комплексу звукозапису на предмет відповідності поточним даті та часу;
- перевірити наявність вільного місця на внутрішньому носії комплексу звукозапису;
- перевірити працездатність пристроїв, провести тестування для перевірки того, що складові комплексу звукозапису (мікрофони, мікшер тощо) працюють нормально та запис іде правильно.
Операція тестування здійснюється у такій послідовності:
- ініціювати режим тестового запису;
- у примітці до помітки початку запису вказати "Тестовий запис";
- виголосити речення "Тестовий запис засідання від " (дата) " у справі номер ... ";
- говорити за порядком у кожний мікрофон речення "Тестування мікрофона № ...";
- зупинити режим тестового запису;
- прослухати тестовий запис і перевірити рівень запису звуку.
Тестовий запис зберігається разом з фонограмою судового засідання.
У разі виявлення ознак втручання, порушення цілісності пломб, непрацездатності комплексу звукозапису секретар зобов'язаний терміново повідомити адміністратора та суддю про такі обставини.
Дані про результати перевірки (прізвище, ім'я, по батькові секретаря, інвентарний номер комплексу звукозапису, дата та час за показниками перевірки комплексу звукозапису, відомості про вільне місце, "комплекс звукозапису працездатний"), що вносяться до журналу судового засідання та звіт секретаря встановленої форми.
На диску, на який проводиться збереження оригіналу фонограми, повинно бути не менше 100 Мб вільного місця (на 5 годин звукозапису) при одноканальному запису. Кількість контрольованого вільного місця збільшується пропорційно кількості каналів, за якими ведеться звукозапис.
У разі неможливості налагодження коректної роботи комплексу звукозапису секретар зобов'язаний повідомити про це суддю.
6. Технічне фіксування судового процесу починається з моменту відкриття судового засідання. Протягом судового засідання секретар повинен вести журнал за допомогою спеціальної програми звукозапису. У разі застосування цифрового магнітофона "Тритон" журнал ведеться іншими способами.
Під час звукозапису секретар здійснює поточний контроль якості запису шляхом прослуховування через навушники, контроль рівня запису в спеціальній області в програмі звукозапису та контроль працездатності комплексу звукозапису шляхом спостереження за його станом.
У разі необхідності секретар звертається до суду з проханням зобов'язати учасників засідання говорити голосніше.
У разі виявлення ознак непрацездатності обладнання комплексу звукозапису секретар доповідає голові про неможливість подальшого фіксування судового процесу.
Після закінчення судового засідання секретар:
- зберігає журнал (у разі використання спеціальної програми звукозапису);
- підписує журнал, передає для долучення до справи;
- створює архівну та робочу копії фонограми.
Архівна копія повинна здаватися архіваріусу до кінця робочого дня. Робоча копія зберігається разом зі справою.
Секретар не повинен залишати комплекс звукозапису, у якому він зареєструвався, без нагляду, передавати іншим особам пароль та (або) електронний ключ, допускати інших осіб до роботи з комплексом.
Перед тим, як залишити комплекс звукозапису, необхідно його заблокувати або вийти з відповідної програми та завершити сеанс роботи з операційною системою "Windows".
Оригінал фонограми записується на комплекс звукозапису залу судового засідання, зберігається тимчасово на комп'ютері чи пристрої, з якого безпосередньо робилося фіксування, та не може бути стертим, доки не відбулося створення архівної та робочої копій.
7. Примірники фонограм записуються у вигляді архівної та робочої копії на окремі компакт-диски.
Архівна копія фонограми - запис на відповідному носії комплексу звукозапису, що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання в архіві. Архівна копія використовується для створення робочих копій у разі їх недостатності, пошкодження або знищення та вирішення спірних питань. Конверт диска з архівною копією повинен мати помітку "Архівна копія".
Робоча копія фонограми - запис на відповідному носії комплексу звукозапису або на комп'ютері архіваріуса. Робоча копія призначена для поточної роботи, наприклад, для створення копій для сторін процесу, прослуховування суддями та сторонами процесу тощо.
Для кожної судової справи виділяються два компакт-диски: один - для архівної копії, другий-для робочої копії. На ці диски записуються всі фонограми судових засідань у справі. У разі, якщо фонограми засідань не вміщуються на один компакт-диск, виділяються додаткові компакт-диски.
Перед початком судового засідання секретар повинен:
- отримати в архіваріуса нові компакт-диски для архівної та робочої копій або компакт-диск з архівною копією попереднього засідання у цій справі, про що робиться запис у журналі обліку видачі компакт-дисків. Робоча копія для запису береться зі справи;
- унести до журналу серійний номер диска з архівною копією.
Після закінчення засідання секретар повинен:
- здійснити запис фонограми на компакт-диски;
- створити архівну та робочу копії;
- перевірити якість запису архівної копії;
- архівну копію передати архіваріусу;
- робочу копію долучити до судової справи;
- вилучити фонограму з комплексу звукозапису.
Після запису архівної копії секретар або архіваріус здійснює перевірку якості запису шляхом вибіркового прослуховування. Компакт-диск пакується у конверт. У разі позитивного результату перевірки конверт диска маркується. До маркування конверта компакт-диска входять такі відомості: номер судової справи; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; підпис секретаря; примітка.
Після запису архівної копії створюється робоча копія. Конверт робочої копії маркується згідно з пунктом 6.25 та разом з робочою копією фонограми долучається до справи.
Після створення архівної копії секретарем оригінал фонограми вилучається з комплексу звукозапису залу судового засідання.
За потреби, якщо є заявки від осіб, які беруть участь у справі, архіваріус створює копії фонограми для зазначених осіб.
Дані щодо створення та видачі робочих копій фонограм особам, які беруть участь у справі, записуються у спеціальний (електронний, якщо використовується "Діловодство суду") журнал обліку видачі робочих копій фонограм сторонам у справі. У разі ведення електронного журналу в кінці дня журнал роздруковується, підписується архіваріусом електронного архіву та начальником архіву (канцелярії) і підшивається в папку.
Установлена така форма журналу обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання: дата, час видачі; серійний номер компакт-диска; дата судового засідання; номер судової справи; прізвище, ім'я, по батькові особи, яка отримала компакт-диск; підпис особи, яка отримала компакт-диск; прізвище, ім'я, по батькові працівника суду, який видав компакт-диск; підпис працівника суду, який видав компакт-диск; примітка.
8.Архівні копії зберігаються в архіві разом з упаковкою, в якій вони надійшли до архіву. У разі потреби у зіставленні даних з архівною копією в архіві виготовляється робоча копія, що видається для використання за межами архіву, або зіставлення проводиться в архіві.
У разі вилучення архівної копії з архіву її тимчасово замінюють робочою копією.
У разі виявлення під час перевірки зниження якості зчитування даних виготовляється дублікат, який зберігається разом з архівною копією і замінює її лише під час виготовлення робочих копій.
Архівні копії знищуються разом зі справою після закінчення терміну зберігання справи.
Робоча копія зберігається в спеціальному конверті разом зі справою.
9. У суді повинно бути обладнано робоче місце для прослуховування фонограм судових засідань особами, які беруть участь у справі. Робоче місце повинно складатися з комп'ютера зі звуковою картою, навушниками, пристроєм CD-R (у разі використання цифрових магнітофонів "Тритон" - пристроєм CD-RW) та спеціальної програми, що за реквізитами засідання дає змогу прослухати фонограму засідання.
Для ознайомлення осіб, які беруть участь у справі, з даними технічного фіксування може використовуватись комп'ютер архіваріуса. Для ознайомлення осіб, що беруть участь у справі, повинна використовуватись лише робоча копія фонограми.
Ознайомлення здійснює працівник апарату суду.
10. Компакт-диск із фонограмою, записаний за допомогою системи "Оберіг", під операційною системою "Windows XP" не потребує спеціальної підготовки. Саме такі комплекси поставляються до місцевих загальних судів. Після встановлення компакт-диска в дисковод автоматично запуститься спеціальна програма, за допомогою якої можливо прослухати фонограму.