В таких ситуаціях єдиноможливим правомірним способом одержання необхідних доказів є звернення з клопотанням про витребування потрібних стороні доказів до суду. Суд є носієм владних повноважень і його запити носять загальнообов’язковий характер для всіх підприємств, установ та організацій, юридичних та фізичних осіб.
2. Витребування доказів за клопотанням осіб, які беруть участь у справі, є обов‘язком суду. Проте з власної ініціативи суд витребовувати докази не має права.
Задоволення клопотання про витребування судом доказів є можливим за умови, якщо особа, яка його заявляє доведе:
а) складнощі їх отримання, тобто об’єктивну неможливість одержання та подання доказового матеріалу до суду особисто через обставини, які перешкоджають такому поданню. Ці складнощі можуть мати юридичний або фактичний характер. Складнощі юридичного характеру полягають в тому, що на заваді одержанню та подання доказу є норма закону забороняючого характеру, яка обмежує доступ особи до потрібної доказової інформації. Наприклад, за законом не допускається розголошення відомостей про доходи фізичних осіб; про судимість; інформації, що становить зміст нотраіальної таємниці або таємниці слідства. Наявність цих “складнощів” доказувати суду не потрібно, оскільки вони є очевидними в силу закону.
Фактичні складнощі в одержанні доказів мають місце, коли не зважаючи на вжиті особою заходи, потрібний їй доказ одержати не вдалося. Наприклад, відсутність відповіді на інформаційний запит особи або запит адвоката; необгрунтована відмова надати докази; створення перешкод в одержанні доказів.
Заявляючи клопотання про витребування доказів, особа повинна покликатися на причини, з яких вона сама не може одержати цей доказ;
б) підстави, за яких заявник вважає, що докази знаходиться в іншої особи. Заявник повинен обґрунтувати свою впевненість у тому, що потрібні докази дійсно знаходиться у вказаної особи, покликаючись на фактичні обставини, які це підтверджують або аргументи логічного характеру. Якщо заявник не впевнений, в кого саме із відомих йому осіб знаходяться потрібні йому докази, він може клопотати про витребування доказів одночасно у кількох осіб;
в) належність доказів та допустимість засобів доказування. Заявник повинен обгрунтувати, які саме обставини витрубовуваними доказами можуть бути підтвердженні, а також їх значення для правильного розгляду та вирішення справи (див. додатково коментар до ст. 131 ЦПК).
3. Про витребування доказів суд постановляє ухвалу, яка оформляється як окремий документ. Такого висновку можна дійти з огляду на ч. 4 коментованої статті, в якій зазначено, що “особи, які не мають можливості подати доказ, який вимагає суд, взагалі або у встановлені судом строки, зобов'язані повідомити про це суд із зазначенням причин протягом п'яти днів з дня отримання ухвали”.
Витребування доказів здійснюється шляхом надсилання відповідної ухвали особі, на яку вказує заявник. Ухвала може бути видана на руки зацікавленій особі для вручення адресату.
Докази, які вимагає суд, направляються до суду безпосередньо. Суд може також уповноважити заінтересовану особу, яка бере участь у справі, одержати доказ для представлення його суду. Про це доцільно зазначати безпосередньо в тексті ухвали. Уповноваження заявника можливе лише за його проханням.
4. Докази можуть бути витребуванні від будь-якої особи, незалежно від того, чи беруть вони участь у справі, а також від кількох осіб одночасно.
Особи, які не мають можливості подати доказ, який вимагає суд, взагалі або у встановлені судом строки, зобов'язані повідомити про це суд із зазначенням причин протягом п'яти днів з дня отримання ухвали. Таке повідомлення повинно бути письмовим. Причини неможливості подання доказу, який вимагає суд, повинні бути поважними.
У разі неподання витребовуваних доказів без поважних причин, посадова особа може бути притягнута до відповідальності за умисне невиконання судового рішення. Відповідно до ст. 382 КК України умисне невиконання службовою особою вироку, рішення, ухвали, постанови суду, що набрали законної сили, або перешкоджання їх виконанню - карається штрафом від п'ятисот до однієї тисячі неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням волі на строк до трьох років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.
Фізичні особи можуть бути притягнуті до адміністративної відповідальності з прояв неповаги до суду за ст. 185-3 КпАП України, що передбачає накладення штрафу від шести до дванадцяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або адміністративний арешт на строк до п'ятнадцяти діб.
5. Притягнення винних осіб до відповідальності не звільняє їх від обов'язку подати суду докази. В такому випадку суд може витребовувати докази повторно.
6. За клопотанням сторони суд інформує в судовому засіданні про виконання його вимог щодо витребування доказів. Суд зокрема, зазначає, коли відправлена ухвала про витребування доказів, які докази на її виконання надійшли, а якщо не надійшли, то з яких причин.
7. Задоволення заяви про витребування доказів призводить до відкладення розгляду справи. Тому суду доцільно вирішувати питання про витребування усіх потрібних сторонам доказів в попередньому судовому засіданні. Заяви про витребування доказів, які надійшли до суду після попереднього судового засідання, слід задовільняти лише тоді, коли вони не могли бути подані в попередньому судовому засіданні.
Стаття 138. Повернення оригіналів письмових доказів
1. Оригінали письмових доказів до набрання судовим рішенням законної сили повертаються судом за клопотанням осіб, які їх подали, якщо це можливо без шкоди для розгляду справи. У справі залишається засвідчена суддею копія письмового доказу.
1. Письмові докази подаються, як правило, в оригіналі. Однак особа, яка подала письмовий доказ, вправі звернутися до суду з письмовим клопотанням про його повернення до набрання рішенням законної сили. Повернення оригіналу письмового доказу допускається лише у разі, якщо це не шкодить для розгляду справи. Зокрема, не допускаєтсья повернення оригіналу, якщо сторони оспорюють дійсність письмового документу, або справжність підписів осіб, які його підписали, оскільки може виникнути необхідність призначення судової почеркознавчої ексертизи.
2. Оригінал письмового доказу повертається особі, яка його подала суду, а не автору чи власнику письмового документа.
3. У матеріалах справи обов’язково залишається засвідчена суддею копія письмового доказу. Тому якщо копія не може бути виготовлена з технічних причин, оригінал повинен залишитися у справі.
Копія письмового документу засвідчується суддею, який видає оригінал. При цьому на вільній від тексту частині копії документу робиться відмітка “копія відповідає оригіналу” або “з оригіналом звірено”, яка засвідчується підписом судді. Печаткою суду цей напис не засвідчується.
Особа, яка одержала оригінал документа, повинна розписатись в його одержанні на копії, що залишилася в справі.
Стаття 139. Зберігання речових доказів
1. Речові докази до набрання рішенням законної сили зберігаються у справі або за окремим описом здаються до камери схову речових доказів суду.
2. Речові докази, що не можуть бути доставлені до суду, зберігаються за їх місцезнаходженням за ухвалою суду; вони повинні бути докладно описані та опечатані, а в разі необхідності – сфотографовані.
3. Суд вживає заходів для забезпечення зберігання речових доказів у незмінному стані.
1. Обов’язок зберігання речових доказів у незмінному стані покладено на суд. Дрібні речові докази можуть зберігатися в матеріалах справи. Але якщо збереження речових доказів у справі є неможливим, зокрема, через їх фізичні властивості, кількість, тоді вони здаються за окремим описом до камери схову речових доказів суду.
2. Правила зберігання речових доказів у суді визначаються Тимчасовою інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 17.02.2005 р. №20.
Речові докази, що приєднані до справи судом, належним чином описуються та опечатуються. Упаковка повинна забезпечити збереження речових доказів від псування та пошкодження. Опечатування речових доказів проводиться в присутності судді, у провадженні якого знаходиться справа. Печатка ставиться у такий спосіб, що речові докази не могли бути замінені чи вилучені без її пошкодження.
Для зберігання речових доказів у суді обладнується спеціальне приміщення (сховище) зі стелажами, решітками на вікнах, оббитими металом дверима, охоронною та протипожежною сигналізацією. У разі відсутності такого приміщення виділяється спеціальне сховище (сейф, металева шафа достатнього розміру) (п. 14.2. Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді).
Для роботи з речовими доказами (зберігання, обліку тощо) наказом голови суду призначається працівник апарату суду.
Доступ до приміщення (сховище) для зберігання речових доказів можливий лише в присутності працівника апарату суду, відповідального за роботу з ними. У разі його відсутності доступ до приміщення (сховища) можливий тільки в присутності голови суду, у якого повинен бути дублікат ключа від цього приміщення (сховища). У таких випадках складається акт, у якому відображається, у зв'язку з чим і які саме об'єкти вилучені з приміщення (сховища) або поміщені в ньому. Акт передається працівникові апарату суду, на якого наказом голови суду покладені обов'язки щодо роботи з речовими доказами, для внесення відповідних записів у книгу обліку речових доказів.