Для обліку речових доказів у суді ведеться журнал обліку речових доказів, який зберігається в особи, відповідальної за роботу з речовими доказами. Ведення журналу обліку речових доказів здійснюється за правилами ведення документів суворої звітності. Кожний аркуш журналу нумерується, журнал прошнуровується і скріплюється гербовою печаткою, а також підписом голови суду.
Усі речові докази, що надходять до суду, реєструються в день їх надходження.
При реєстрації речових доказів у суді їм присвоюється номер (порядковий номер у журналі), у якому вказуються дата надходження, найменування речового доказу, кількість, номер справи, до якої вони долучені. Після реєстрації речового доказу до його упаковки чіпляється бирка, на якій зазначається номер, за яким справа зареєстрована в суді, а також указується номер речового доказу (п.14.9. Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді).
У разі передання справи та речових доказів в інший суд про кожний з таких речових доказів робиться запис у журналі обліку речових доказів. Якщо речові докази не направлялися в суд, а зберігаються в іншому органі, установі, підприємстві чи в особи у журналі обліку речових доказів робиться відповідний запис про їх місцезнаходження.
Після набрання рішенням законної сили речові докази повертаються особам, від яких були одержані, або передаються особам, за якими суд визнав право на ці речові докази.
Про рух речових доказів у справі працівник апарату суду робить відповідні записи в журналі обліку речових доказів.
Використання речових доказів для службових чи інших потреб категорично заборонено (14.9. Тимчасової інструкції з діловодства в місцевому загальному суді).
3. Речові докази, що не можуть бути доставлені до суду, наприклад, такі як будівлі, споруди, транспортні засоби тощо зберігаються за їх місцезнаходженням за ухвалою суду. Ці речові докази передаються на зберігання власнику, його родичам чи іншим особам, а також організаціям, на підтвердження чого вони зобов’язані подати до суду розписку, яка приєднується до матеріалів справи. В цій розписці зазначається, хто несе персональну відповідальність за збереження конкретного речового доказу.
4. Якщо речовий доказ зберігається не в суді, то його необхідно описати та опечатати. Опис речового доказу проводиться шляхом складення протоколу огляду в порядку, передбаченому ст. 140 ЦПК України. Фотографування проводиться при необхідності, а саме тоді, коли потрібно зафіксувати фізичний стан певного об‘єкту, який з часом може змінитися. Фотокартки речового доказу додаються до протоколу огляду і приєднуються до справи.
Стаття 140. Огляд доказів за їх місцезнаходженням
1. Речові та письмові докази, які не можна доставити в суд, оглядаються за їх місцезнаходженням.
2. Про час і місце огляду доказів за їх місцезнаходженням повідомляються особи, які беруть участь у справі. Неявка цих осіб не є перешкодою для проведення огляду.
3. У разі необхідності, в тому числі за клопотанням особи, яка бере участь у справі, для участі в огляді доказів за їх місцезнаходженням можуть бути залучені свідки, перекладачі, експерти, спеціалісти, а також здійснено фотографування, звуко- і відеозапис.
4. Про огляд доказів за їх місцезнаходженням складається протокол, що підписується всіма особами, які беруть участь в огляді. До протоколу додаються разом з описом усі складені або звірені під час огляду на місці плани, креслення, копії документів, а також зроблені під час огляду фотознімки письмових і речових доказів, відеозаписи тощо.
5. Особи, які беруть участь в огляді доказів за їх місцезнаходженням, мають право робити свої зауваження щодо протоколу огляду.
1. Дослідження письмових та речових доків проводиться, як правило, в приміщенні суду. Проте коли ці докази не можуть бути доставлені до суду, вони оглядаються за їх місцезнаходженням. Не можуть бути доставлені до суду, наприклад, нерухоме майно або пошкоджений транспортний засіб, які є речовим доказом, письмові докази, які потребують спеціальних умов зберігання (наприклад, оригінали архівних документів, раритети) тощо.
2. Огляд доказів за їх місцезнаходженням – це процесуальна дія, що спрямована на збирання доказів без застосування примусу, шляхом спостереження та відображення його результатів у відповідному протоколі.
Завданням огляду є обстеження та вивчення предметів, документів тощо. Наприклад, якщо особа, яка проживає в приміщенні заперечує проти проведення огляду письмового чи речового доказу, який знаходиться в квартирі, суд не має права проводити огляд. В такій ситуації він повинен приймати рішення без урахування такого письмового чи речового доказу.
3. У ЦПК 1963р передбачалося проведення огляду доказів за їх місцезнаходженням на стадії підготовки цивільних справ до судового розгляду (відповідно до чинного ЦПК – провадження у справі до судового розгляду) лише у невідкладних випадках (тобто огляд речових доказів, що швидко псуються (ст.ст. 55 та п.9 ст. 143). Огляд на місці речових та письмових доказів проводився судом вже на стадії судового розгляду справи.
ЦПК 2003р. дещо змінив підхід до вирішення цього питання. У коментованій статті чітко визначаються умови, ініціюючі суб’єкти, учасники та порядок здійснення такої процесуальної дії. Більше того, проведення огляду доказів за їх місце знаходженням на стадії провадження у справі до судового розгляду є обов’язком суду, у провадженні якого знаходиться справа, оскільки під час судового розгляду досліджуються лише протоколи огляду письмових та речових доказів (ст.ст. 185, 187 ЦПК).
Покладення на суд обов’язку максимально підготувати справу у стадії до судового розгляду, тобто провести весь комплекс необхідних процесуальних дій, передбачених главою 3 ЦПК, забезпечує можливість швидкого та правильного її розгляду і вирішення, тому такий підхід законодавця до визначення етапу проведення зазначеної процесуальної дії вбачається правильним. Крім того, не останню роль у вирішенні цього питання відіграють процесуальні строки: на стадії провадження у справі до судового розгляду суд має в своєму розпорядженні більше часу, ніж під час судового розгляду справи, оскільки не обмежений жорсткими часовими рамками для проведення процесуальних дій.
4. Про час і місце проведення огляду доказів за їх місцезнаходженням суд повинен повідомити в установленому законом порядку осіб, які беруть участь у справі, проте їх неявка не перешкоджає здійсненню такого огляду.
5. Огляд доказів за їх місцезнаходженням здійснюється судом за участю, осіб, які беруть участь у справі. Під час проведення такого огляду особи, які беруть участь у справі, мають право давати свої пояснення щодо доказів, що оглядаються. Залучення до огляду письмових та речових доказів свідків, перекладачів, експертів, спеціалістів та проведення фотографування, звуко- і відеозапису здійснюється за клопотання особи, яка бере участь у справі або у разі необхідності за ініціативою суду. В необхідних випадках під час огляду письмових чи речових доказів за їх місцезнаходженням суд може ставити питання експерту, перекладачеві, свідків, а також користуватися допомогою спеціаліста.
6. Про проведення огляду доказів за їх місцезнаходженням складається протокол, який містить інформацію про хід огляду, а також зміст пояснень осіб, які беруть участь у справі, та показань експерта, перекладача, спеціаліста чи свідків щодо доказів, які досліджуються. Цей протокол підписується усіма учасниками огляду, до нього також додаються всі складені або звірені плани, креслення, копії документів, а також зроблені під час огляду фотознімки письмових та речових доказів, відеозаписи тощо, які є невід’ємною частиною цього протоколу. Про наявність цих додатків зазначається безпосередньо у тексті протоколу огляду.
7. Якщо особи, які беруть участь в огляді доказів за їх місцезнаходженням не згодні зі змістом протоколу або додатками до нього, вони мають право робити свої зауваження щодо протоколу або його додатків. Ці зауваження оформляються письмово і додаються до протоколу. В тексті протоколу огляду перед підписом особи, яка висловлює зауваження, робиться запис “із заувженнями”. Ці зауваження розглядаються судом у судовому засіданні за участю осіб, які беруть участь у справі.
Протокол огляду письмових та речових доказів за їх місцезнаходженням є об’єктом дослідження на стадії судового розгляду відповідно до правил ст.ст. 185, 187 ЦПК.
У разі необхідності, суд вправі провести огляд доказів за їх місцезнаходженням повторно.
Стаття 141. Огляд речових доказів, що швидко псуються
1. Продукти та інші речові докази, що швидко псуються, негайно оглядаються судом з повідомленням про призначений огляд осіб, які беруть участь у справі. Неявка цих осіб не перешкоджає огляду речових доказів.
2. У разі необхідності, в тому числі за клопотанням особи, яка бере участь у справі, для участі в огляді продуктів та інших речових доказів, що швидко псуються, може бути залучено свідків, перекладачів, експертів, спеціалістів, а також здійснено фотографування і відеозапис.
3. Огляд продуктів та інших речових доказів, що швидко псуються, за їх місцезнаходженням здійснюється у порядку, встановленому статтею 140 цього Кодексу.
4. Після огляду ці речові докази повертаються особам, від яких вони були одержані.
1. Коментована стаття передбачає спеціальні правила щодо огляду продуктів та інших речових доказів, що швидко псуються. Особливістю цієї процесуальної дії є її терміновий характер: вона повинна бути проведена судом негайно. Необхідність проведення негайного огляду зумовлюється особливими властивостями речових доказів.
2. На відміну від ЦПК 1963 р., який передбачав крім можливості повернення речових доказів, що швидко псуються особам, від яких вони були одержані, ще й можливість їх передачі підприємствам, установам чи організаціям, що можуть їх використати за призначенням (ст. 55), ЦПК 2003 р. такої альтернативи не передбачає. Речові докази після їх огляду повертаються особам, від яких вони були одержані.