– конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;
Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются знаниями.
9) по степени важности:
– основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);
– вспомогательная облегчает работу с основной;
– желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;
10)по полноте:
– частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;
– комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;
11)по назначению:
– универсальная информация необходима для решения любых проблем;
– функциональная — родственных;
– индивидуализированная - данной конкретной уникальной проблемы;
12)по характеру потребности:
– постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;
– переменная используется в течение короткого срока или один раз;
13)по степени надежности[13]:
– достоверная (уровень достоверности — 80—10 процентов);
– вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;
– ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания);
14) по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной;
15) по степени организованности:
– систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;
– бессистемная;
16) по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).
17) по степени открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:
– открытая (предназначается для всех);
– конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);
– секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации);
18) в соответствии с порядком предоставления[13]:
– по предписанию;
– в установленные сроки;
– по запросу;
– по инициативе отправителя;
19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);
20) по пользователям (внешняя и внутренняя);
21) по видам (нормативная, плановая, фактическая);
22) по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).
Для высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, качественная, внутренняя и внешняя, в зависимости от необходимости принятия решений, позволяющая делать анализ и прогнозы, оценки в разрезе «хорошо - плохо». Для низового звена требуется постоянная узкоспециальная оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в количественной форме. Руководитель должен иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только непосредственных подчиненных[12].
Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.
При этом исходная версия объяснения, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство.
Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80—90 процентов.
Поскольку многие люди склонны считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, руководители организаций на Западе часто применяют их для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить их на свою сторону.
Стремительное нарастание объемов информации во второй половине XX в., связанное с новым этапом НТР и бурным экономическим ростом, привело к информационному кризису. Его признаками стали[12]:
– возникновение избытка сведений по сравнению с возможностью их освоить (удвоение их объема в некоторых областях происходит раз в десять лет);
– рост удельного веса проблемной информации, дающей больше вопросов, чем ответов.
Как следствие:
– увеличивается число повторных решений одних и тех же научно-технических проблем;
– снижается КПД научного труда, так как каждый результат приходится добывать ценой все больших усилий;
– усложняется выбор оптимальных вариантов;
– возрастают трудности управления.
В конечном итоге все это приводит к замедлению развития науки и производства, поэтому возникает потребность в целенаправленном управлении информацией (информационном менеджменте). Оно зародилось в 1960—70-е гг. и решает следующие задачи: создание информационных систем в различных сферах деятельности фирмы; разработку методов организации и контроля процессов получения, обработки и хранения сведений; текущее управление потоками информации.
На практике сложилось несколько подходов к информационному менеджменту, ставящих во главу угла разные факторы[13]:
– экономический - соотношение затрат на получение информации и выгод, связанных с обладанием ею;
– аналитический - потребности в ней;
– организационный - влияние на внутренние процессы;
– системный - взаимосвязь со всеми аспектами деятельности организации как целого.
Всеобщая компьютеризация означала революцию в информационном обслуживании, которая по своей значимости аналогична внедрению в начале XX столетия в производство конвейера.
Таким образом, информация - это особый вид знаний. Это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения. Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость. Управленческая информация делится на три вида: оперативная, контрольная и стратегическая.
Управление представляет собой одну из самых сложных областей человеческой деятельности, где проявляются межличностные отношения индивидов, объединенных производственным процессом. Термин «управление» обозначает совокупность скоординированных мероприятий, направленных на достижение поставленных целей.
Управление – воздействие не только на персонал, но и на технические процессы производства, управлять – это значит озаботить себя подбором и использованием технических, экономических, кадровых и иных условий, которые необходимы для управленческой деятельности. [21]
Современное деловое общество испытывает острую потребность в людях, умеющих ладить друг с другом, предлагать новые идеи, брать на себя руководство другими людьми и вызывать в них энтузиазм, энергию, стремление к созиданию. Искусство общаться с людьми и руководить ими – это результат специальной профессиональной подготовки, и товар, пользующийся повышенным спросом и высоко оцениваемый на рынке профессиональных услуг.
Предприятие, будучи целостной производственно-хозяйственной системой, не может быть представлено как совокупность составляющих ее элементов, естественно взаимосвязанных друг с другом. Количество таких элементов может быть разным.
В качестве элементов или подсистем выделяют техническую, административную (управленческую) и человеческую, или личностно-культурную.[21]
В управлении предприятием выделяют две части [21]:
– управление деятельностью складывается из планирования деятельности, постановки производственных задач, создания системы измерения производимой работы, контроля выполнения заданий;
– управление людьми включает обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового коллектива, кадровую политику, обучение, информирование, мотивацию работников и другие важные составные части работы руководителя.
Информационная система управления – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.
Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. Информационные системы управления позволяют: