Совершенствование автоматизированной системы управленческой деятельности (стр. 4 из 10)

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения.

На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

- оценка планируемого состояния объекта управления;

- оценка отклонений от планируемого состояния;

- выявление причин отклонений;

- анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

- Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

- Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

- В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

- Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

- Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Любой офис имеет следующую структуру представленную: секретарем (осуществляет делопроизводство), бухгалтерией, аналитическим отделом и производством (если таковое имеется). На каждом из подразделений ведутся сложные работы, которые, в настоящее время, облегчаются введением автоматизированных информационных технологий.

Программное обеспечение секретаря и аналитика, как правило, в каждом офисе одинаково, и представлено пакетом стандартных программ компании MicrosoftOffice.

Напротив, программы работы производственных рабочих и сотрудников бухгалтерии отличаются разнообразием и могут быть индивидуально разработанными для конкретного офиса.

MicrosoftOffice ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в MicrosoftOffice, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

Microsoft Word — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Таким образом, полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий в компании. Условно можно выделить две группы задач, связанных с использованием технических и программных средств автоматизации:

1. Оснащение рабочих мест управленцев всех уровней современными средствами получения и обработки информации, а также средствами связи.

2. Внедрение на предприятии комплексной информационной системы (КИС). (По материалам <a style="text-decoration:none;color:black;cursor:default" href=http://w%77w%2E%61v%61cco%2Eru>www.avacco.ru</a>)

К техническим средствам автоматизации традиционно относят: персональные компьютеры, локальные компьютерные сети, разнообразную офисную технику (ксероксы, сканеры, принтеры), современные средства связи, включающие мобильную связь, Internet и электронную почту.

2. Анализ автоматизации управленческой деятельности ООО «Загрантур-сервис»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Загрантур-сервис»

Объектом курсовой работы является туристская компания ООО «Загрантур-Сервис» создана в 1992 году.Туристская компания осуществляет свою деятельность на основании Устава (прилож.1).

Для обеспечения деятельности Общества образуется уставный капитал в размере 10000 (десять тысяч) рублей, разделенный на 100 (сто) долей номинальной стоимостью 100 (сто) рублей каждая.

Целью деятельности общества является удовлетворение общественных потребностей, получение прибыли путем производственной, коммерческо-посреднической, а также другой деятельности в соответствии с действующим законодательством и Уставом.

ООО «Загрантур-Сервис» осуществляет законодательно определенную туристическую деятельность, которая указывает на туроператорскую (ставящая своей целью формирование и продвижение туристского продукта к потребителям) и турагентскую (деятельностьпо продаже туристских продуктов, туристские магазины) в соответствии своего Устава:

- производство туристского продукта (производство товаров туристского назначения и оказание услуг туризма);

- реализацию туристского продукта;

- организацию потребления туров и отдельных услуг туризма.[23]

Турфирма «Загрантур-Сервис» предоставляет дополнительные услуги, которые направлены на удовлетворение потребностей туристов в процессе организации туризма. К дополнительным услугам относят:

- проведение мероприятий по туризму;

- предоставление информационных и рекламных материалов;

- оказание консультаций граждан по вопросам организации туризма и безопасности;

- предоставление экскурсионных услуг, не вошедших в перечень основных услуг;

- визовая поддержка;

- страховки;

- трансферт по желанию клиента.

Высшим органом управления Обществом является общее собрание. Собрание считается правомочным, если присутствуют его учредители.

С начала организации фирмы в штатном расписании числилось 2 человека, на данный момент численности персонала увеличилась, в ее состав входят:

- 3 менеджера;

- бухгалтер;

- директор;

- экономист;

- бухгалтер-кассир.

Организационная структура предприятия направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности.

В связи с тем, что на фирме работает маленькое количество работников, организационная структура, однако она имеет линейно- функциональную форму (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Организационная структура ООО «Загрантур-Сервис»

При данном типе структуры управления происходит четкое разделение вертикальных связей на основные – линейные и дополняющие – функциональные, которые носят рекомендательный характер.

Данная структура характеризуется высокой централизацией стратегических решений и децентрализацией операций.

Достоинствами данной организационной структуры является: обеспечение высокой профессиональной специализацией сотрудников; четкость принятия решений и возможность расходовать определенными ресурсами; высшее руководство освобождается от рутиной работы связанной с подготовкой принятия решений; четкое распределение ответственности.

К недостаткам организационной структуры относится то, что она не изменяется, не совершенствуется в соответствии с меняющимися условиями.

Во главе ООО «Загрантур-Сервис» стоит директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности предприятия, без особой на то доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех отечественных предприятиях и организациях. Взаимоотношения Общества с наемными работниками строятся на основе контракта в соответствии с законодательством о труде. В подчинении у директора находятся все и бухгалтер, и экономист, и бухгалтер-кассир и менеджеры.

Фирма постоянно развивается. За сотрудничество с туристическими операторами была награждена дипломами и призами. Фирма не занимается формированием туров (т.е. у нее нет своего транспорта), а лишь использует те туры, которые предоставляет туристический оператор. Фирма также помогает оформлять визы в разные точки мира.

Далее проанализируем работу организации рассмотрим основные экономические и финансовые показатели ООО «Загрантур-Сервис» за последние 3 года.

Экономические показатели ООО «Загрантур-Сервис» за 2008-2009гг. представлены в таблице 2.1 (прилож.2-7).