Обеспеченность оргтехникой слабая, требуется приобрести как минимум 2 компьютера, так как вести бухгалтерский учет без компьютера не эффективно, а руководитель без компьютера как без рук.
2.3.Аналш структуры рабочего времени руководителей и специалистов, выявление причин его потерь.
Руководители и специалисты располагают определенным фондом рабочего времени в течение дня. Продолжительность рабочего дня руководителя строго не лимитирована, но все же ограничена и необходимо спланировать свою работу таким образом, чтобы рабочий день не растянулся на 14-15 часов.
Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности.
Руководитель должен тщательным образом планировать свой рабочий день. Для этого лучше всего подходят графики работы. В таких графиках сразу отводиться определенное время в течение дня на выполнение каких-либо повторяющихся действий. Например: проведение совещаний в 9°° продолжительностью 15 минут, прием посетителей с 13°° до 14°° и т.д. Оставляется резерв времени на непредвиденные ситуации. Соблюдение графика не является строго обязательным, но помогает рационально спланировать рабочее время. Руководитель должен постоянно контролировать, как выполнены запланированные задачи, а также делать анализ использования рабочего времени и узнать, не теряется ли оно по одним и тем же причинам. В результате руководитель лучше узнает самого себя, в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач и сможет не просто работать, а достигать высоких результатов.
Рассмотрим таблицу10 и сравним фактический удельный вес управленческих функций с нормативным.
Таблица 10 - Удельный вес функций управления.
| Функции управления | Фактический удельный вес функций | Нормативный удельный вес функций | Относи- тельное отклонение |
| Планирование | 0,07 | 0,14 | 50 |
| Организация | 0,18 | 0,13 | 138 |
| Регулирование | 0,22 | 0,30 | 73 |
| Подбор, воспитание и | 0,01 | 0,08 | 12,5 |
| расстановка кадров | |||
| Распорядительство | 0,38 | 0,28 | 135 |
| Учет и контроль | 0,14 | 0,07 | 200 |
Председатель СПК «Енганаевский» наибольший удельный вес своего рабочего времени тратит на функцию распорядительства, которая охватывает виды деятельности, относящиеся к постановке задач перед подчиненными и проверке их деятельности. Основными организационными элементами данной функции являются методика постановки задач, отдача распоряжений, проверка исполнения, работа с людьми и др. Относительное отклонение от норматива составило 135%. Удельный вес функции регулирования снизился по сравнению с нормативом на 27%. Функция организация является третьей по величине удельного веса и составляет 0,18, что на 38% больше от нормативного.
Рабочий день у руководителя начинается по разному в зависимости от сезона. В своем кабинете он находится до обеда, затем уезжает неизвестно куда. Вначале рабочего дня он отдает распоряжение всем специалистам, проверяет их результаты прошедшего дня. После чего рассматривает входящие и исходящие документы.
Телефон — важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.
Все телефонные звонки должны проходить через секретаря, который перенправляет звонки в то или иное подразделение и переключает на руководителя, если звонки предназначены для него. Это позволит сэкономить время руководителя. Час его рабочего времени уходит на прием посетителей. Специалисты бухгалтерской службы практически сидят без работы, и через каждые десять минут пьют чай. Тоже самое происходит и со специалистами других подразделений.
Глава 3. Разработка предложений по улучшению организации труда
руководителей и специалистов.
3.1. Планирование рабочего дня и недели.
Одним из важных моментов рационализации затрат управленческого труда является его нормирование.
Нормирование рабочего времени характеризует одну из сторон отношений людей в процессе производства и приобретает с прогрессом производства все большее значение. Нормы затрат рабочего времени работников управления должны совпадать с общественно необходимыми затратами труда и, как таковые, служить одним из инструментов сознательного осуществления закона экономии времени, повышения научного уровня планирования во всех сферах общественного труда.
Таблица 11 - Структура фонда рабочего времени руководителей хозяйства по функциям управления.
| Функция управления | Средние затраты времени за рабочую неделю, ч | Удельный вес функций | ||||
| весной | летом | осенью | зимой | За год | ||
| Планирование Организация Регулирование Подбор, воспитание и расстановка кадров Распорядительство Учет и контроль ИТОГО | 4,0 21,5 18,0 2,5 39,0 8,5 93,5 | 1,5 20,0 22,5 4,5 33,0 6,5 88,0 | 3,5 23,0 18,5 2,0 35,0 13,0 95,0 | 14,0 10,5 17,5 3,5 23,0 8,0 76,5 | 5,7 18,8 19,1 3,1 32,5 9,0 88,2 | 0,07 0,21 0,23 0,03 0,36 0,10 1,00 |
Планирование рабочей недели у руководителей должно осуществляться на основе данных таблицы 11.
Рабочее время специалистов включает затраты его на выполнение административных, технологических, экономических, и хозяйственных функций. Такая классификация затрат рабочего времени принята с целью приближения и унификации методик исследований фактически однородного труда инженерно-технических работников промышленности и специалистов сельского хозяйства.
Исследования показывают, что наибольший эффект получен в хозяйствах, где у специалистов время на выполнение отдельных функций распределено следующим образом: у агрономов - на административные функции - 10%; технологические- 55, экономические - 25 и хозяйственные - 10%; у экономистов соответственно -10,15,10,15%; у зооинженеров - 5,60,15%; инженеров -15,50,20,15%.
Агрономы, к примеру, должны уделять планированию 8 - 10% рабочего времени, разработке агротехнических мероприятий - до 20 - 25%, внедрению научных достижений в производство - до 10-12, работе над специальной литературой - до 10%.
Зооинженеры: племенной и лечебно - профилактической работе -25-30, разработке зооинженерных мероприятий-20-25; работе над специальной литературой - 10; планированию 10-12%; инженеры: эксплуатации МТП - 25-30, ремонту мобильных и стационарных установок - 10-15%; эксплуатации и оборудованию животноводческих ферм - 20-25; материально-техническому обеспечению -10-12, организационным вопросам использования техники - 8-10%.
3.2.Улучшение информационного обеспечения руководителей и специалистов.
В современных условиях укрепляется связь между сельскохозяйственными предприятиями и их партнерами по АПК, что в свою очередь вызывает рост объема информации и необходимость ее качественной переработки. Основными недостатками в организации информационного обеспечения руководителей и специалистов сельскохозяйственных предприятий и объединений являются следующие: несвоевременность получения и передачи необходимой информации; многочисленность различной документированной и недокументированной информации; дублирование; неграмотное оформление документов; низкая квалификация работников аппарата управления в вопросах делопроизводства, неумение многих из них грамотно составлять документы; слабая механизация работ по обработке различной информации и др.
Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.
Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.