Області і їхні елементи записуються у встановленій послідовності.
В описі застосовуються умовні розділові знаки. Для розмежування областей використовується крапка і тире (.–). Кожному елементу опису усередині області передує свій умовний розділовий знак.
.– крапка і тире
. крапка
, кома
: двокрапка
; крапка і кома
/ коса риска
// дві косих риски
( ) круглі дужки
[ ] квадратні дужки
+ знак плюс
= знак рівності
Розділові знаки не зв'язані з нормами мови, тому після розділового знака перше слово елемента пишеться з великої букви.
У залежності від об'єкта БО може бути монографічним, зведеним чи аналітичної. Монографічний опис складають на однотомне видання, окремий том (випуск), багатотомне чи серіальне видання; складається з однієї частини. Зведений опис складають на багатотомне чи серіальне видання, воно складається, як правило, із двох чи більше частин. Аналітичний опис – опис складової частини видання.
Монографічний БО (опис книги) складається з заголовка й областей опису:
Заголовок опису; область заголовка і даних про відповідальних; область видання; область вихідних даних; область кількісної характеристики; область серії; область приміток; область Міжнародного стандартного номера книги (ІСБН), ціни і тиражу.
Зведений БО (опис серіального видання) складається з загальної частини і специфікації.
Загальна частина: область заголовка і даних про відповідальних; область нумерації; область видання; область вихідних даних; область приміток; область Міжнародного стандартного номера серіального видання (ІССН), ціни і тиражу.
Специфікація: основна, порядкова одиниця, її наступні розподіли; особистий заголовок номера; дані про відповідальних; рік видання.
Аналітичний опис складається з двох частин і містить дані, що характеризують складову частину чи книги, чи серіального видання (окремий частину, статтю і т.д.), а також дані про видання, у якому вона опублікована.
Бібліографічні описи, що включаються в каталоги, підрозділяються на основні і допоміжні.
Основний опис
Петрянов И.В., Трифонов Д.Н. Великий закон: Для сред. і ст. шк. віку. – 2-е вид. – М.: Педагогіка, 1984. – 128с.: іл. – (Б-чка Дит. Енциклопедія. Учені – школяреві).
Додатковий опис
Трифонов Д.Н., соавт. Петрянов И.В., Трифонов Д.Н. Великий закон. – 2-і изд. – М., 1984.
Складання бібліографічних описів1
Суворо кажучи, на аналітичному підетапі в більшості випадків бібліографічний опис не складається, а уточнюється, оскільки опис багатьох документів запозичено з основних і додаткових бібліографічних джерел. Укладач обов'язково повинний звірити їх з оригіналом. Жоден, навіть саме авторитетне джерело, не гарантує не неточності. Крім того, бібліографічний опис, узятий зі старих джерел, не відповідає сучасним вимогам. Нарешті, помилки може допустити сам укладач у ході перегляду джерел. Уперше складаються бібліографічні описи на частини, що виявляються за допомогою суцільного перегляду журналів, збірників і інших видань.
Бібліографічний опис повинний відповідати ГОСТУ 7.1-84 «Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання».
3.2 Реферат
Реферат являє собою короткий виклад змісту документа (його частини) з основними фактичними даними і висновками, необхідними для первісного ознайомлення з документом і визначення доцільності звертання до нього. Реферати класифікуються по цільовому призначенню (загальні і спеціалізовані); глибині згортання інформації (інформативний реферат, реферативна анотація, розширений реферат); форми представлення (анкетні чи позиційні реферати, табличні реферати, реферати телеграфного стилю, схематичні реферати); методи викладу інформації в рефераті (реферат-екстракт, перефразований реферат, синтезований реферат); способи підготовки (ручний, автоматизованої); кількості охоплених рефератом джерел (монографічний, зведений); авторському виконанню (автореферат; реферат, складений іншою людиною – референтом).
Процес реферування включає виконання наступних операцій: читання вихідного тексту, його аналіз, вибір інформативних фрагментів, їхнє узагальнення, створення нового тексту (реферату). Читання вихідного тексту підрозділяється на ознайомлювальне, вивчаюче і реферативне. Воно переслідує задачу визначити тематику документа, розібратися й осмислити його зміст. Під час реферативного аналізу текст документа розбивається на окремі фрагменти. завданням автора реферату є вилучення інформації з потрібним ступенем повноти з кожного фрагмента. Потім ця інформація вивчається, виявляється найбільш коштовна і визначається спосіб її представлення відповідно до цільового призначення реферату. Процедуру реферативного аналізу полегшує використання спеціальних формалізованих схем (анкетне і виборче реферування). Перехід до формалізованого представлення реферативної інформації порозумівається прагненням зменшити суб'єктивізм референта, підвищити якість і полегшити сприйняття тексту реферату, зробити його джерелом індексування в механізованій і автоматизованій інформаційно-пошуковій системах.
При анкетному реферуванні широко використовуються спеціально розроблені в інформатиці детальні схеми (анкети) універсального і галузевого характеру як посібник для вибору потрібної інформації в тексті документа. Задання референта полягає в тім, щоб знайти відповіді на питання анкети. Реферування зводиться до заповнення відповідних позицій анкети і побудові вторинного документа – реферату – за твердим планом (алгоритму).
При виборчому реферуванні головна увага приділяється типу і функціональному призначенню (жанру) реферованого документа. Виявлені в ході реферативного аналізу зведення викладаються в тексті реферату у формі переказу. Найпростіший методичний прийом викладу – екстрагування, коли з тексту документа референт цілком переносить у реферат фрази, пропозиції. При перефразовуванні реферат має лише частковий текстуальний збіг з вихідним текстом, при інтерпретації зміст може бути розкритий на основі узагальненого представлення про нього.
Такі загальні представлення про реферат як один з видів бібліографічної характеристики.
Результати розглянутих вище аналітичних операцій бібліографування поєднує бібліографічний запис – основний елемент бібліографічного посібника. Тому процес складання бібліографічних записів являє собою перехід від аналітичного до синтетичного підетапу бібліографування. У залежності від теми, цільових і читацьких установок, жанрових, видових і інших особливостей посібника, що складається, структура бібліографічного запису може варіюватися.
Приведені вище зразки анотацій разом з бібліографічним опис являють собою типові приклади бібліографічних записів.
Правильне оформлення бібліографічного запису має важливе значення. Кожен її елемент (бібліографічний опис, чи анотація реферат і ін.) міститься з нового рядка. У друкованих покажчиках опису й анотації доцільно набирати різними шрифтами. Самі записи відокремлюються один від одного пробілами.
3.3 Анотація
Анотація – коротка характеристика документа, його чи частини групи документів з погляду призначення, змісту, форми й інших особливостей – у першу чергу необхідна в рекомендаційних бібліографічних посібниках, а також у тих науково-допоміжних покажчиках, у яких відсутній який-небудь інший спосіб розкриття змісту включених документів, оскільки вони розташовані по формальній ознаці: по алфавіту чи авторах назв, у хронологічному чи назад хронологічному порядку, по мовах і т.д.
Характер, зміст, обсяг анотації залежать від виду, читацького і цільового призначення, структури підготовлюваного посібника, тематики документів що анотуються, а також від кваліфікації укладачів. Укладачам варто уникати запозичень готових анотацій з інших посібників, анотованої картки, оскільки в них, зміст анотацій був продиктований іншими цілями. Крім того, у кожному конкретному бібліографічному посібнику анотації повинні бути витримані у визначеному ключі (дотримані сформульовані в проспекті методичні вимоги, забезпечена однаковість у розкритті змісту документів і т.д.).
Анотація покликана доповнити заголовок, якщо вона недостатньо інформативна. У ній можуть бути приведені такі дані: згадування про нові факти, явища, експерименти, методи, викладені у частині; про час, до якого відносяться описувані події; про наявність таблиць, графіків і інших додатків.
Анотації диференціюються по самих різних ознаках. Найбільш загальна класифікація анотацій здійснюється по функціональному призначенню і по способі характеристики документів що анотуються.
По функціональному призначенню анотації поділяються на довідкові і рекомендаційні.
Довідкова анотація уточнює заголовок частини і повідомляє додаткові (переважно фактичні) дані про автора, а також про форму, зміст, жанр, призначенні й інших особливостях документа, відсутні в бібліографічному описі.
Довідкові анотації повинні бути гранично короткими. Виконуючи уточнюючі стосовно бібліографічного опису функції, вони не вимагають розгорнутої характеристики аннотуючого документа. Довідкові анотації особливо широко застосовуються в науково-допоміжних бібліографічних покажчиках. У рекомендаційних посібниках вони використовуються в основному при описі довідкової, учбово-методичної літератури, бібліографічних посібників, положень, інструкцій і інших подібних документів.
Рекомендаційна анотація характеризує й оцінює документ, виходячи їхніх потреб, рівня підготовки, віку й інших особливостей тієї групи читачів, який адресований даний бібліографічний посібник. Рекомендаційна анотація покликана активно пропагувати кращу літературу, впливаючи не тільки на логічне, але і на емоційно сприйняття читача. Рекомендаційна анотація повинна надавати діючу допомогу у вивченні літератури, сприяти правильній організації систематичного, цілеспрямованого читання. Тому в цих анотаціях значне місце займають педагогічні елементи, різного роду методичні ради і рекомендації.