Для реєстрації запиту користувачу необхідно подати про себе такі відомості: ім'я, сайт, e-mail, ICQ (номер реєстрації в Міжнародній службі спілкування в реальному часі) i текст повідомлення – запиту.
Кожний запит (разом із відповіддю) автоматично отримує свій номер. Запити користувачів протягом місяця в 2007 році. (Див. додаток №7)
У 2006 році до сектору надійшло 4233 запитань.
Кількість запитів по місяцях розподілялася так:
Лютий – 270 Червень – 184 Жовтень – 469
Березень – 630 Липень – 124 Листопад – 291
Квітень – 936 Серпень – 180 Грудень – 228
Травень – 442 Вересень – 479
З наведених даних видно, що пік звернень користувачів до віртуальної довідки припадає на період підготовки молоді до сесії – березень, квітень і травень. Більшість цих запитів пов'язана з виконанням навчальних завдань: рефератів, курсових та дипломних робіт. А саме до цього часу належать терміни здачі дипломних робіт у навчальних закладах, що спонукає студента та учнів пришвидшити їх виконання. Менше запитів в літній період – червень, липень, серпень. (124–180 звернень в місяць). Серед джерел пошуку, що обираються бібліографами РДОБ, переважають електронні ресурси даної бібліотеки (електронні каталоги, картотека статей), електронні бази даних. Вони дають можливість відповісти на питання про наявність тих чи інших документів у бібліотеці (адресні запити), виконати тематичну довідку (підбір літератури з певної теми). Майже не виконуються запити з використанням бібліографічних посібників. Кількість відповідей підготовлених з використанням pecypciв Інтернету перевищує відповіді з використанням каталогу бібліотеки. Відповідно за 2006 рік з допомогою Інтернету виконано 1800 довідок i каталогу – 936. Для забезпечення найбільш повного задоволення потреб користувачів часто поєднується підбір джерел інформації pecypcів Інтернету i каталогу РДОБ. Таких довідок в 2006 році виконано – 1028. При цьому явно переважають тематичні i адресні довідки. Всі запитання і відповіді на них зберігаються у вигляді доступного для будь-якого користувача «архіві довідок», що дає можливість перед тим як задавати питання, здійснити в ньому пошук.
Переважають запити в яких читачі просять повні тексти документів з мережі Інтернет.
Аналіз виконаних запитів засвідчив, що до цієї послуги найчастіше звертаються під час наукових досліджень, впровадженні нових технологій. При пошуку інформації для науковців переглядаються сайти університетських бібліотек, зокрема їx електронні каталоги, електронні бібліотеки. Таким чином були підготовлені довідки з питань трудового права, захисту прав людини, методики викладання мистецтва, мовознавства та ін. Проте пошук інформації в мережі Інтернет з питань впровадження нових технологічних розробок, конкретних виробництв не завжди дає позитивну відповідь. Значна кількість веб-сайтів надає доступ до своїх ресурсів платно, або обмежується лише рекламною інформацією.
Результати пошуку подаються у відповідях у вигляді адрес сайтів з потрібною фактографічною або повнотекстовою інформацією. Надаються такі види відповідей (довідок): бібліографічні (адресні, тематичні, уточнюючі) та фактографічні, в окремих випадках консультації. Вид відповіді, як правило, визначається видом запиту. Так тематичний бібліографічний запит задовольняється тематичною бібліографічною довідкою (списки літератури чи веб-сайтів за темою), або бібліографічною консультацією (переліком джерел пошуку інформації, посиланням на сайти). На фактографічний запит дається фактографічна довідка або консультація.
За тематикою виконаних через «Віртуальну довідку» запитів переважають економічні та гуманітарні теми, частина запитів має краєзнавчий характер, зростає кількість запитів користувачів пов’язаних з їх захопленнями, хобі. Серед найбільш змістовних і таких що потребували розширеного пошуку довідки: «Судовий процес над Василем Стусом», «Біографія президента Чехії Вацлова Гавала.» Однотипними є звернення молоді за рефератами з мережі Інтернет. Це дало підставу відрегулювати умови, за якими читач самостійно звертається до Веб ресурсів за вказаними адресами.
Проведений аналіз діяльності служби «Віртуальної довідки» в РДОБ дає можливість стверджувати, що цей вид інформаційних послуг бібліотеки належить до найбільш перспективних і потребує подальшого розвитку та вдосконалення. Вивчення потребують питання, входження РДОБ до корпорації «Віртуальна довідка України».
Проведене вивчення діяльності Рівненської державної обласної бібліотеки, як центру регіональної інформації дає можливість зробити висновки:
Рівненська обласна державна бібліотека – головна книгозбірня регіону, інформаційний, довідково-бібліографічний, культурно-просвітницький центр розміщена в новому просторому, сучасному приміщенні, що забезпечує комфортне обслуговування користувачів. РДОБ має розгалужену структуру, яка постійно вдосконалюється. За 62 роки, з часу заснування, активного розвитку вона набуває в 90 роках – період незалежності України. Відбувається перехід на нові форми господарювання, початок впровадження нових комп’ютерних технологій, створення електронних баз даних, надання користувачам безкоштовного доступу до мережі Інтернет. На початку 21 століття це одна з найпотужніших і найсучасніших, комп’ютеризованих бібліотек регіону. Формується нова структура бібліотеки як центру регіональної інформації.
В 2003 р. в РДОБ – створено відділ «Регіональний інформаційний центр» в якому виділено сектори:
· сектор акумуляції та створення інформаційних ресурсів,
корпоративної аналітико – синтетичної обробки документів;
· сектор реалізації Програми «Регіональний інформаційний портал» та Web-сайту бібліотеки;
· сектор краєзнавчої літератури та бібліографії;
· сектор інформаційних послуг та консультування;
· сектор технологічного забезпечення.
Відділ проводить велику роботу по створенню та акумуляції електронних ресурсів
Сформовані РІЦ електронні каталоги надають оперативний доступ до ресурсів книгозбірні, забезпечують якісне задоволення інформаційних потреб користувачів.
Аналітико-синтетична обробка періодичних видань на основі корпоративної взаємодії дає можливість скоротити фінансові затрати, трудові і матеріальні ресурси. Сформовані членами корпорації (РДОБ, центральні районні, міські бібліотеки, бібліотеки інших відомств) та виставлені на веб – сервері РДОБ електронні каталоги надають цілодобовий необмежений доступ віддаленим користувачам до регіональних довідково-бібліографічних ресурсів. Використання АБІС ІРБІС при формуванні електронних каталогів дозволяє значно скоротити час на всі процеси обробки документів, здійснювати оперативний пошук інформації в різних БД. Сектор акумуляції та створення інформаційних ресурсів приступив до формування електронної бібліотеки (повні тексти журналів та книг).
Великі можливості доступу користувачів до регіональних інформаційних ресурсів надає інформаційний Портал «Рівненщина». Портал (лат.porta – вхід, ворота) забезпечує через мережу Інтернет структурований доступ до інформації як місцевого, так і глобального значення, а також вдосконалює пошукові механізми посередників, створює рівні можливості для регіональних органів влади, недержавних організацій, закладів культури та освіти, бізнесових структур у презентуванні себе перед місцевими, національними та міжнародними спільнотами.
Портал відіграє важливу роль серед засобів взаємодії з місцевими органами влади, забезпечує доступ до інформації місцевих адміністрацій, а також загальнодержавного рівня, в таких галузях, як охорона здоров’я, освіта, соціальне забезпечення, система пільг та субсидій, оподаткування, працевлаштування, право тощо
Організований на порталі «Форум» дає можливість користувачам обговорювати найрізноманітніші питання життєдіяльності, спілкуватися з депутатами, що сприяє залученню громадськості до участі в демократичних процесах.
Важливим інструментарієм інформаційного комплексу бібліотеки є Веб – сайт, який популяризує ресурси книгозбірні в мережі Інтернет, надає доступ віддаленим користувачам до електронних каталогів, електронних повнотекстових баз даних, неопублікованих документів, які створюють працівники бібліотеки. Приємний інтерфейс, зручна навігація дають можливість оперативно здійснювати пошук інформації як на сайті, так і в бібліотеках регіону, Хостинг для яких надає РДОБ, інших пошукових системах
Цінність для вивчення історії краю, збереження традицій і культури складають краєзнавчі інформаційні ресурси, рідкісні видання 19-початку 20 століття про історичну Волинь. РДОБ виступає центром з питань краєзнавства, акумулюючи всю інформацію про край на традиційних та електронних носіях. Спільно з державними обласними бібліотеками Житомирської, Волинської, Хмельницької, Тернопільської РДОБ реалізує проект Консорціум «Історична Волинь,» метою якого є створення в мережі Інтернет ББД про історичну Волинь, БД повнотекстових документів.
За останнє десятиріччя в РДОБ виробилася система підготовки бібліографічних посібників: науково-допоміжні бібліографічні посібники, універсальні поточні покажчики літератури про край – «Новини краєзнавчої літератури,» рекомендаційні краєзнавчі посібники «Календар знаменних i пам'ятних дат Рівненщини,» бібліографічні посібники із серії «Дослідники Рівненського краю» та з серії «Славетні земляки».
Одним з головних напрямків діяльності бібліотеки як регіонального інформаційного центру є інформаційно-бібліографічне обслуговування користувачів та консультування. Працівники РІЦ виступають посередниками, навігаторами у пошуку та відборі інформації не лише РДОБ, але й інформації представленої в мережі Інтернет. Успіхом у віддалених користувачів користується віртуальна довідково-інформаційна служба «Віртуальна довідка» Аналіз її використання дає підставу стверджувати, що цей вид інформаційних послуг бібліотеки належить до найбільш перспективних і потребує подальшого розвитку та вдосконалення.