Они открываются и ведутся по каждому счету бухгалтерского учета и построены следующим образом:
в верхней части журнала-ордера по каждой хозяйственной операции регистрируются обороты по кредиту счета с указанием корреспондирующих счетов по дебету; в нижней части - в разрезе номеров журналов-ордеров указываются обороты по дебету счета с указанием корреспондирующих счетов и оборотов по кредиту.
Ниже представлены образцы некоторых рекомендуемых журналов-ордеров упрощенной формы и примеры отражения в них хозяйственных операций.
ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 1
по кредиту счета 01 «Основные средства»
| Номер С кредита счета 01 в дебет счетов хозяйственной операции | |||
| операции 02 91 76 83 | |||
| 1009 31000 1014 46 100 | |||
| Всего по кредиту счета 77 100 руб. | |||
| Номер По дебету счета 01 в кредит счетов журнала-ордера | |||
| 03 08 76 83 | |||
| 56 62000 5 109769 | |||
| Всего по дебету счета 171 769 руб. | |||
| ЖУРНАЛ-ОРДЕР №2 по кредиту счета 02 «Износ основных средств» | |||
| Номер Хозяйственной операции | С кредита счета 02 в дебет счетов | ||
| 08 20 25 26 | 83 80 | ||
| 983 | 3135 | ||
| Всего по кредиту счета 3135 руб. | |||
| Номер Журнала- ордера | По дебету счета 02 в кредит счетов | ||
| 01 03 | 83 | ||
| 26 26 | 29000 44000 | ||
Всего по дебету счета 73 000 руб.
Количество журналов - ордеров определяется рабочим планом счетов организации.
Месячные итоговые данные журналов-ордеров переносятся в Главную книгу (ГК), в которой для их записи в каждом счете отведена одна строка.
Счета в Главной книге открыты в последовательном порядке номеров, присвоенных каждому счету в рабочем плане счетов бухгалтерского учета. Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса.
Главная книга и журналы-ордера дают полную, развернутую корреспонденцию счетов по дебету и кредиту каждого синтетического счета.
Значение Главной книги еще и в том, что она позволяет установить по имеющимся в регистре корреспондирующим счетам взаимосвязь между счетами. Эта связь облегчает контроль за правильностью отражения в бухгалтерском учете процесса хозяйственной деятельности предприятия, за соблюдением бухгалтерией установленной Министерством Финансов РФ типовой корреспонденции счетов.
Главным недостатком журнально-ордерной формы учета, на наш взгляд, является ее неэффективность для автоматизации, так как из-за многографности журналов-ордеров и ведомостей визуально не охватывается их объём экраном компьютера и стандартным листом формата А4 при распечатке на принтере.
Применение журнально-ордерной формы учета значительно упрощает технику бухгалтерского учета. При этой форме к минимуму сводится количество регистров аналитического учета, так как ряд журнально-ордерных ведомостей содержит в себе необходимые данные аналитического учета.
Так как регистрация хозяйственных операций в счетах Главной книги производится путем переноса итогов из журналов-ордеров с соблюдением способа двойной записи, то, следовательно, сумма всех итогов по кредиту счетов Главной книги должна быть равна сумме всех итогов по дебету счетов Главной книги. Некоторые бухгалтеры считают, что поэтому отпадает надобность в составлении оборотной ведомости по счетам Главной книги и переносят итоговые данные Главной книги в баланс.
Нам представляется, что при неравенстве актива и пассива в этом случае очень трудно будет найти ошибку. Поэтому для проверки правильности сделанных записей в счетах синтетического учета следует составлять не только оборотную ведомость, а сальдово-оборотную ведомость по счетам синтетического учета
И только потом на основании сальдово-оборотной ведомости, учетных регистров и даже отдельных первичных документов составляют бухгалтерский баланс и другие формы отчетов.
Методология бухгалтерского учета в
малых предприятиях, применяющих упрощенные формы учетных регистров.
Упрощенная форма бухгалтерского учета малым предприятием (МП) может вестись по:
- простой форме бухучета (без использования регистров бухучета имущества МП)
- форме бухучета с использованием регистров бухучета имущества МП.
Простая форма бухгалтерского учета.
Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (в дальнейшем - Книга) по форме № К-1 (см. Приложение 1)
Наряду с Книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками, по подоходному налогу с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8 ( см. Приложение 10).
Книга (форма № К-1) является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.
Книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.
Малое предприятие может вести Книгу в виде ведомости, открывая ее на месяц ( при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме Книги, в которой учет операций ведется весь отчетный год. В этом случае Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии, а также оттиском печати малого предприятия.
Книга открывается записями сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) По каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым они имеются.
Затем в графе 3 «Содержание операций» записывается месяц и в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.
При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе «Сумма», отражаются методом двойной записи одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.
В течение месяца на счете 20 «Основное производство» в графе «Затраты на производство - дебет» собираются затраты на производство продукции (работ, услуг). По завершении месяца данные затраты в сумме, приходящейся на реализованную в течение месяца продукцию (работы, услуги), списываются в дебет счета 90 «Реализация» с отражением соответственно в графах Книги «Затраты на производство - кредит» и «Реализация - дебет», при этом в графе 3 Книги «Содержание операции» делается запись - «Списаны затраты на производство реализованной про-дукции».
Финансовый результат от реализации продукции (работ, услуг) выявляется как разница между оборотом, показанным по графе «Реализация - кредит», и оборотом по графе «Реализация - дебет».
Выявленный результат отражается в Книге отдельной строкой:
в графе 3 делается запись «Финансовый результат за месяц» **
в графах «Сумма», «Реализация - дебет» (если получена прибыль) и «Прибыль и ее использование - кредит» или «Реализация - кредит» (если получен убыток) и «Прибыль и ее использование - дебет» показывается сумма финансового результата за месяц.
По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе 4.
После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число следующего месяца.
Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово-хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений - форма № В-1
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, - форма № В-2
Ведомость учета затрат на производство - форма № 3
Ведомость учета денежных средств и фондов - форма № 4
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-5
Ведомость учета реализации - форма № В-6 (оплата)
Ведомость учета расчетов и прочих операций - форма № В-6
Ведомость учета расчетов с поставщиками - форма № В-7
Ведомость учета оплаты труда - форма № В-8
Ведомость (шахматная) - форма № В-9
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе «Корреспондирующий счет»), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. И обеих ведомостях в графах «Содержание операции» (или характеризующих операцию) делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции, либо пояснения, шифры и др.