Документ печатается на бумаге белого цвета.
Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.
Так как правила внутреннего трудового распорядка является приложением к коллективному договору, то в правом углу указывается следующие «ПРИЛОЖЕНИЕ 2», данное оформление является неверным, так как здесь отсутствует символ №, наименование распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Ниже в правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. В конце стоит двоеточие. Дальше указывается должность (она начинается со строчной буквы) и наименование учреждения, но наименование учреждения указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись и расшифровка подписи. Ниже отведено место для написания даты, но это место не заполнено. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, оттиск которой проставлен на подписи, это затрудняют прочтение как одного, так и другого юридически значимого реквизита. Левый угол предназначен для грифа согласования оформляется следующим образом: пишется прописными буквами «СОГЛАСОВАНО:», ставится двоеточие. Ниже указывается должность и наименование учреждения, наименование учреждения, роспись, расшифровка подписи и дата оформлено по подобию как описано в грифе утверждения правил внутреннего трудового распорядка.
Ниже указывается наименование вида документа. Первая буква прописная, далее идут строчные.
Правила содержат несколько разделов:
1. порядок приема, перевода и увольнения работников;
2. основные обязанности работников;
3. основные обязанности Администрации;
4. рабочее время и его использование;
5. поощрения за успехи в работе;
6. ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
Первый раздел Правил регламентирован в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами порядка приема, перевода и увольнения работников. В этом разделе говорится о том, что работники реализуют свое право на труд на основании личного заявления и трудового договора с ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».1
В четвертом разделе говорится о рабочем времени и его использовании. Здесь не указана работа в выходные и нерабочие праздничные дни, ничего несказанно о ненормированном рабочем времени. Привлечение работников к работе в выходные дни происходит без письменного соглашения работника. За это ему дается отгул.
Шестой пункт посвящен ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Нарушение трудовой дисциплины, то есть неисполнение или ненадлежащие исполнение по вине работника обязанностей, возложенных на него Правилами внутреннего трудового распорядка.2
За нарушение трудовой дисциплины администрация учреждения применяет следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение.3
До применения взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должны быть затребованы объяснения в письменной форме. В случае отказа работника дать объяснения составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
В коллективном договоре листы не пронумерованы. Главы сливаются с основным текстом, так как напечатаны одинаковым размером шрифта, не выровнены по центру. На мой взгляд можно было так же выделить полужирным начертанием наименования глав.
Текст Правил находится в отделе кадров.
Должностные инструкции – локальный организационно-правовой документ, определяющий основные функции, должностные обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции по определенной должности.
Должностная инструкция не является обязательным документом, однако должностные инструкции призваны помочь работникам лучше ориентироваться в своих должностных обязанностях и представляют работодателю право требовать от работника исполнения своих должностных обязанностей, должностные обязанности работника можно включить в условия трудового договора, однако при большой текучести кадров эта процедура может стать трудоемкой.
Не требуется составление должностной инструкции на каждого работника, а если работники занимают одинаковые должности, но выполняют разовую работу, должности необходимо переименовать либо составить именные должностные инструкции.
Разрабатывая должностные инструкции, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих в котором содержится перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Характеристики должностей содержат три раздела:
· «должностные обязанности» – приводится перечень функций, которые выполняются по данной должности;
· «должен знать» – указываются требования о наличии обязательных знаний и навыков, необходимых для выполнения трудовой функции;
· «требования к квалификации» – излагаются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, стажу работы.
Должностная инструкция может содержать следующие разделы:
· «Общие положения» – включает наименование должности в соответствии со штатным расписанием, отнесение ее к определенной категории (специалист, технический исполнитель) и содержит основные сведения о ней»;
– название структурного подразделения;
– подчиненность работника;
– порядок назначения и освобождения от должности;
– порядок замещения должности в период отсутствия работника.
· «Задачи и функции» включает формулировку основного назначения должности и перечисляет действия, которые должен выполнять работник;
· «Обязанности» – устанавливает порядок исполнения работником своих должностных обязанностей;
· «Права» – определяет права, предоставляемые работнику для реализации возложенных на него обязанностей. И порядок осуществления этих прав;
· «Ответственность» – определяет ответственность работника за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных на него обязанностей;
· «Взаимоотношения» – фиксирует внутриорганизационные связи и контакты, возникающие при выполнении работником своих обязанностей.
Должностные инструкции в организации ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» (ПРИЛОЖЕНИЕ 5) составлены не на всех социальных работников. Отсутствие этих документов для отдельных должностей является серьезным недостатком организации документирования и прямым нарушением норм трудового законодательства. Для ознакомления с должностной инструкцией составляется ведомость для социальных работников. При приеме на работу заведующий отделением знакомит нового работника с должностной инструкцией, после чего он расписывается в ведомости и ставится дата. В данной организации отдел кадров эту работу не выполняет. Отсутствие визы ознакомления – обязательного реквизита должностной инструкции – является серьезной ошибкой, снижающей правовое значение документа. В некоторых случаях это может стать причиной трудовых конфликтов и судебных споров.
Рассмотрим оформление этого вида документа на примере должностной инструкции специалиста ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань».
Должностная инструкция специалиста по социальной работе ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» оформлена на стандартном листе бумаги формата А4.
Поля отклонены от стандарта ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» правое на 5 мм, верхнее на 5 мм, нижнее на10 мм.
В правом углу находится гриф утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ:» пропечатано заглавными буквами. Ошибкой является размещение двоеточия после этого слова. Это слово выровнено по правому краю листа. Далее указаны должность и наименование учреждения; заметим, что наименование организации указано неверно. Уставом ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» предусмотрено полное наименование учреждения: государственное учреждение Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» и краткое ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» здесь написано «ГУ Самарской области «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов г. о. Сызрань»». Под наименованием учреждения располагается роспись, под росписью – расшифровка подписи. Ниже проставляется дата. Она оформлена неверно, так как здесь предусмотрен словесно-цифровой способ оформления, т.е. вместо положенного «марта» пишется «03» и год прописывается с буквой «г.» на конце. Гриф утверждения заверен гербовой печатью, которая проставлена на должности и затрагивает собственноручную подпись, не затрудняя, впрочем, ее восприятие. Размещение печати на грифе утверждения является ошибкой, нарушением норм документирования, поскольку печать должна удостоверять другой реквизит – подпись. Кроме того, в должностных инструкциях реквизит «печать» не предусмотрен.