Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения (стр. 18 из 25)
Для наглядности автором дипломного исследования количество учтенных документов общества было представлены в табличной форме (см. рис. 8, с. 76).
| Документы | Количество документов | Всего | |
| подлинники | тираж | ||
| Поступающие | 983 | 2 | 1966 |
| Отправленные | 785 | 2 | 1570 |
| Внутренние | 1077 | - | 1077 |
| Итого | 2845 | - | 4613 |
Рис. 8. Справка об объеме документооборота за 2010 год. (Составлено автором.)
Касаемо технического оснащения хочется сказать следующее, что оборудования нахватает, оно оставляет желать лучшего, а именно:
в учреждении 14 компьютеров, на 22 рабочих места, сюда не включила я бухгалтерию и отдел кадров. 6 лазерных принтеров, 6 телефонов на этаж, 4 ксерокса. Что касается бухгалтерии, она располагается в двух кабинетах, то там следующая расстановка оборудования на 6 рабочих мест 6 компьютеров, 3 принтера лазерных, 2 телефона, 1 ксерокс. В Бухгалтерии установлена программа 1С. В отделе кадров на два работника 2 компьютера, на одном установлена программа 1С версия 7.7, 1 принтер, 1 ксерокс, 1 телефон. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на компьютерах преимущественно, установлена программа WINDOWSXP, а на некоторых WISTA. Не беря в расчет бухгалтерию и отдел кадров. Недостаточная автоматизация рабочих мест остальных сотрудников ведет к торможению рабочих процессов, например, приходится дожидаться очереди, для того чтобы отксерокопировать или распечатать документ; зачастую невозможно своевременно набрать документ на ПК. Нехватка телефонных аппаратов также весьма отрицательно сказывается на офисной работе. Например: миницентры ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» расположены по всему городу. Нередко возникают срочные вопросы (по обслуживанию, вопросы связанные с сотрудниками и т.д.), которые требуют мгновенного оповещения. При этом телефон может быть занят другим сотрудником, дающим др. срочное задание.
В учреждении установлена ISQQIP, однако далеко не на всех ПК и используется исключительно в личных целях.
В учреждении установлена программа «Человек». Она необходима для оформления личного дела, так как при его составлении необходимо вносить данные в документы такие как, работает или нет человек, если пенсионер, то размер пенсии, оказывалась ли Центром какая-либо помощь (материальная, натуральная) и т.д.
3.2 Технология работы с входящими, исходящими, внутренними документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань»
Документооборот в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.)
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» следует выделить три основных документопотока:
– входящие документы;
– исходящие документы;
– внутренние документы.
Документы, поступающие в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращений граждан и др.
Входящие документы регистрируется в журнале и он имеет следующий вид:
| № п/п | № входящего | Дата | Краткое содержание | Кто составил | Кому | Дата решения |
| 1 | 01/011 | 27.01.11 | Акт приемки-сдачи выполненных работ ОАО «Волгателеком» | Гончаров | Гуриной | |
| 2 | 02/011 | 01.02.11 | Приглашение для участие в ярмарке вакансий. УСЗН | Шекунова | Расходовой | До 13.02.11 |
На мой взгляд, это весьма неудобная форма так как для идентификации корреспондента необходимо прочитать краткое содержание, а это уже определенные временные затраты. Номер по порядку ставить, на мой взгляд, не обязательно, так как идентификация и поиск осуществляются не по порядковому номеру, а по дате поступления и регистрационному индексу. Так же можно было включить дату и номер документа корреспондента (исходящие дату и номер). Это позволит в ответных документах указывать дату и номер инициативного (входящего) документа на основе этого регистрационного журнала. Так же, по моему мнению, совсем не обязательно указывать составителя («кто составил») документ.
Предлагается следующая форма (см. рис. 9, с. 78).
| Дата поступления, регистрационный номер | Корреспондент дата и № документа | Краткое содержание | Резолюция | Ход исполнения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Рис. 9. Шапка журнала входящей документации. (Составлено автором.)
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.
Сведения в графу 2 переносят из бланка.
В графу 3 переносят заголовок поступившего документа.
В графу 4 последовательно вносят результат рассмотрения документа, т.е. резолюцию директора.
В графе 5 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он принимал при решении вопроса.
Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов. Например, документ, поступивший в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируется секретарем, кладется в папку для директора, он в свою очередь рассматривает документы, на которых проставляет фамилию того сотрудника, который должен будет заниматься данным документом. После чего директор возвращает документы со своей пометкой секретарю, тот в свою очередь делает пометки в журнале, вписывая у кого, будет, находится документ. Секретарь разносит эти документы. В отсутствие директора выполнение данной процедуры ложится на одного из заместителей. Существенным недостатком является большая загруженность директора Центра.
Исходящие документы регистрируется в журнале. Он имеет следующую форму:
| № п/п | Исходящий номер | дата | Кому, краткое содержание | От кого |
| 1 | 01–01/11 | 22.03.11 | Руководителю УСЗНЗаявка на получение материальной помощи | Селиванова |
| 2 | 01–02/11 | 23.03.11 | Руководителю учебно – курсового комбината по вопросу обучения сотрудников | Расходова |
Данная форма журнала представляется нерациональной. Так, первой графой является № п/п; вместо нее должен быть указан реквизит «Дата и регистрационный номер»; графы с исходящим номером и датой документа целесообразно объединить. Корреспондент и содержание должны указываться в разных графах и, кроме того, должна быть графа об исполнении и направлении в дело.
На практике, на мой взгляд, журнал исходящей документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 10, с. 79).
| Дата, регистрационный номер | Краткое содержание | Исполнитель | Отметка об исполнении и направлении в дело |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Рис. 10. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором.)
Регистрационным номером при журнальной регистрации является порядковый номер записи.
Сведения в графу 2 переносят из реквизита 14. Достаточно указать наименование организации.
В графу 3 переносят заголовок отправленного документа.
В графе 4 указывается номер дела, куда помещается копия отправленного документа.
Одной из важнейших характеристик документооборота является маршрут движения документов. Порядок движения входящего документа представлен в следующей оперограмме (см. рис. 11, с. 79).
| Руководитель | Заместитель руководителя | Секретарь |
| 1 | Получение документа | О |
| 2 | Регистрация документа | О |
| 3 | Проставление резолюции | О |
| 4 | Возврат документа | О |
| 5 | Проставление пометок в журнале | О |
| 6 | Доставка по исполнителям | О |
Рис. 11. Оперограмма входящего документа. (Составлено автором.)
Рис. 12. Движение входящих документов. (Составлено автором)
Что касается исходящих документом, то их жизненный цикл включает следующие этапы:
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование документа.
3. Доработка проекта документа по замечанием.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа директором Центра.
6. Регистрация документа
7. Отправка документа.[1]
В таблице, Оргдиаграмма исходящего документа, показано как проходит изготовление документа.
Ниже представлена оперограмма движения исходящего документа (см. рис. 13, с. 80).
| Руководитель | Заместитель руководителя | Секретарь |
| 1 | Подготовка исполнителем проекта документа. | о |
| 2 | Согласование документа. | о |
| 3 | Доработка проекта документа по замечанием. | о |
| 4 | Повторное визирование документа. | о |
| 5 | Подписание документа директором Центра. | о |
| 6 | Регистрация документа | о |
Рис. 13. Оперограмма исходящих документов. (Составлено автором)