Документы, которые подлежат отправке, должны быть отправлены в тот же день.
Движение внутренних документов ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» на стадии подготовки и оформления организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.
Журнал внутренней документации имеет следующий вид:
| № п/п | Наименование документа | Кто подготовил (подписал) | Кому | Получил Ф И.О. роспись и дата |
| №1 В25.03.11 | Служебная запискаПлан закупки канцелярских товаров на март | Арчибасова | Афошиной | Афошина25.03.11 |
| №2В29.03.11 | Договор №03/11 от 23.03.11 | Рябова | Расходовой | Расходова29.03.11 |
В данной журнальной форме содержаться ошибки: столбцы не пронумерованы, первая графа называется «№п/п», а по факту это регистрационной номер и дата документа, т.е. расхождения в наименовании и содержании столбца. Графа наименование документа содержит и наименование документа и краткое содержание документа. Графу «Кто подготовил» следует назвать исполнитель, обязательно должна быть графа о сроке исполнения и ходе исполнения документа.
На мой взгляд, журнал внутренней документации должен выглядеть следующим образом (см. рис. 14, с. 81).
| Дата, регистрационный номер | Краткое содержание | Исполнитель | Срок исполнения | Ход исполнения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Рис. 14. Шапка журнала исходящей документации. (Составлено автором)
Стоит отметить, что все документы, которые поступают или отправляются из ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань», регистрируются в специальных журналах.
Основой построения поисковых систем является регистрация документ – фиксация создания или поступления документов путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей описью всех необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него. Бумажная, журнальная регистрация устарела и нужно заменить ее автоматизированной. Такая смена позволит заниматься регистрацией нескольким людям, что сократит прикладываемые усилия и временные затраты.
В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения. Учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые плановые, отчетные, учебные финансовые. Бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направленные в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных стоятся учет документов, поиск и контроль исполнения.1
Входящие документы – основа всей деятельности организации работы. Ведь в основном работа в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» ведется на основании документов. Например, приказ о предоставлении ежемесячных отчетов, поступивших в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» регистрируется секретарем, затем после согласования с директором направляется к соответствующему исполнителю. В данном случае исполнителем является один из заместителей – Татьяна Сергеевна Гурина. Не исключены случаи, когда исполнителей больше одного. В этом случае, после согласования с руководителем, с приказа снимаются копии, и также направляются исполнителям. После того, как приказ прошел обработку исполнителями, секретарь пишет отчет о выполненной работе над приказом. После того как приказ будет исполнен, его подписывает директор, затем он отдает на регистрацию и отправку секретарю.
Кроме того, в организации, как правило, циркулируют документы, создаваемые в ней и непредназначенные для выхода из нее – потоки внутренней документации.
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» прежде всего, идет работа со следующими видами документов: приказы, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления, акты, справки и т.д.
3.3 Организация контроля исполнения документов
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» за регистрацию входящих документов и правильное составление и оформление исходящих документов несет ответственность секретарь. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. При отсутствии конечной даты исполнения поручения должно быть исполнено в течение одного рабочего дня. Изменение срока, приостановка или отмена исполнения производится должностным лицом, установившим этот срок. Исполнитель должен не позднее, чем за 2 дня до истечения срока обратиться к должностному лицу письменно с мотивированной просьбой об изменении срока исполнения в случае невозможности выполнения мероприятия в срок. Документ считается исполненным после выполнения задания и сообщения результатов заинтересованным лицам или другого документационного подтверждения исполнения документа. На исполненном документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, её расшифровка, дата. Исполненный документ подшивается в дело лицом, ответственным за формирование дела.
Контроль исполнения входящих документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста инвалидов городского округа Сызрань» осуществляется следующим образом: при поступлении документа в организацию, после первичной обработки секретарь регистрирует документы, затем отдает на рассмотрение директору, а директор в свою очередь проставляют визу на документе, в которой указывает действие и срок исполнения, затем он возвращает документы секретарю, то в свою очередь проставляет в журнале учета входящих документов красной ручкой букву «К» и дату, которую определил директор. Такая же пометка ставиться и на документе и ложиться в скоросшиватель, и лежит там до тех пор пока не снимется с контроля.
Затем дата контроля записывается в планинг и сутра в день сдачи документа секретарь звонит или подходит к исполнителю документа, либо сами исполнители подходят и приносят документ. После документ подписывает директор учреждения. Секретарь готовит его к отправке, он ставит регистрационный номер и дату документа и ссылку на регистрационный номер и дату документа, и проставляет номер дела в котором будет храниться документ. После чего документ из скоросшивателя направляется в дело, в котором он будет храниться. Анализа документов или обобщенных данных о состоянии исполнения в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» нет.
Конечно, такая система осуществления контроля является не надежной, так как секретарь может забыть, «замотаться» и не оповестить исполнителя, что влечет за собой к нарушению срока исполнения документа.
Контроль исполнения внутренних документов в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» усложняет отсутствие единой службы ДОУ. Это приводит к возможным нарушениям сроков исполнения и снижению внутренней дисциплины производства. В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» контроль за исполнением и чтением документов ни за одним конкретным специалистом. На практике такой контроль осуществляется лишь директором.
Это является существенным недостатком предприятия и может привести к потере документов и невыполнению обязательных действий.
Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений.
Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.
Различают два вида контрольной деятельности:
– контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
– контроль за сроками исполнения документов.
Контроль по существу поставленных вопросов это задача руководителя учреждения, организации или структурного подразделения.1
Такой контроль могут осуществлять и специалисты, занимающиеся указанными проблемами. Именно руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов. За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации или в крупных учреждениях и на предприятиях руководители структурных подразделений.
Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, для деятельности структурных подразделений, филиалов, и сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.
Контроль за исполнением документов включает в себя несколько этапов:
постановку документов на контроль;