проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Уровни контроля за документацией
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
• контроль своевременности исполнения поручений и документов;
• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержание;
• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
• контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на вопросы.
Если контроль своевременности исполнения и чтения экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.1
В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:
• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных документов, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;
• обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в том формализованном виде;
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту ею регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.
Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, последовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнений, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.
В левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место для специальной отметки о контроле исполнения, но на практике эту отметку ставят штампом на свободном месте в верхней части документа.
Контрольный массив организуется таким образом, чтобы независимо, является ли документ – внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения (по дням месяца, а также на более длительные сроки исполнения).2
В течение срока исполнения документа профессиональная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фиксируются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Необходимо сказать, что на практике в работе многих предприятий и организаций (в частности, в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань») основное внимание отдается преимущественно текущему и предупредительному контролю. Гораздореже проводится аналитическая работа по исполнительской дисциплине.В основном, анализируются причины срыва срока исполнения какого-либо конкретного документа, решения и задания. Однако нельзя дать полного представления о результатах работы сотрудников, подразделений и всей организации. Только сочетание всех, видов контрольной деятельности обеспечивает эффективность решения самых важных задач, стоящих перед аппаратом управления.
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» есть локальная сеть и хотя все напоминания, справки, отчеты по контролю исполнения можно передавать на компьютер исполнителям или руководителю. К сожалению, сетевые технологии для контроля исполнения документов не используются. Между тем, это позволило бы значительно сократить временные и трудовые затраты на регистрацию и ведение срокового контроля, что, в конечном итоге, позволило бы повысить исполнительскую дисциплину и эффективность управленческой деятельности в целом. 1
3.4 Организация хранения документов
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.1
Номенклатура дел ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» составляется секретарем на основании номенклатур за прошлые года; по сути, осуществляется актуализация («подновление») ранее действовавших номенклатур.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы Центра.
Названиями разделов номенклатуры дел Центра являются названия структурных подразделений.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Центре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Где указывается количество дел.
В графе 4 указывается срок хранения дела.
В графе 5 «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о выделении дел к уничтожению и др.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения, вводится в действие с 1 января следующего года. Утвержденная номенклатура дел является документом постоянного срока хранения.2
Подписывает ее заведующая ОМО – Н.Н. Федорова, но она принимает документы в комнату, которая называется архивом. Номенклатура не утверждается, ходя данное действие должен выполнять директор учреждение.
Номенклатура дел оформляется следующим образом:
В левом углу пишется наименование учреждения, ниже пишется наименование вида документа и на какой год составляется номенклатура.
Ниже указывается дата и регистрационный номер документа, Должно указываться место составления документа, но на практике этого нет.
Таблица выглядит следующим образом:
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения | Примечания |
| 01–01 | Номенклатура дел организации | Пост. | ||
| … | ||||
| 01–06 | Обращения граждан личного характера (предложения, заявления, жалобы) | 5 л. | В случае неоднократного обращения 5 л. после последнего рассмотрения |
Столбцы не пронумерованы.
На мой взгляд, таблицу можно представить в несколько ином виде, а именно (см. рис. 15, с. 88).
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество ед. хранения | Срок хранения и № статей по перечню | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Рис. 15. Шапка номенклатуры дел (Составлено автором)
Столбцы должны быть пронумерованы. В четвертом столбце помимо срока хранения, должно указываться и № статьи по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 1 октября 2010 г. Заметим, что этот Перечень в организации не используется, таким образом, работники руководствуются устаревшей нормативно-правовой базой в области хранения документов.
Одной из самых серьезных проблем является организация хранения документации. Не все руководители организаций правильно понимают роль и значение архивов в нашей жизни. У некоторых руководителей сложилось упрощенное представление о них – всего лишь, как о складе.