Если брать в расчет состав сотрудников, находящихся по адресу: К. Маркса, 19, то его численность составит 30 человек. Исходя из методики расчета численности ДОУ, а именно, что численность ДОУ должна состоять из 10 – 15% от состава сотрудников. Следовательно, служба ДОУ должна состоять из 3 человек:
Секретарь – 1 человек – будет заниматься входящей, исходящей, внутренней документацией, контроль исполнения.
Архивариус – 1 человек – будет принимать документы на хранение, выдавать необходимые справки, и содержать документацию в порядке.
Машинистка – 1 человек – данный человек будет размножать необходимую информацию и при необходимости набирать текст документов.
На данный момент все эти функции выполняет один человек – секретарь. Службу ДОУ необходимо создать для разгрузки секретаря. В настоящее время идет торможение процесса, потому что, выполняя одну функцию, стоит на месте другая, не исключены и ошибки в процессе работы. При создании службы ДОУ работа будет выполняться быстрее, четче, отлаженней, каждый будет выполнять, отвечать за свои функции.
Отсутствует контролирующий отдел, имеющего право проверять правильность оформления документов.
Кроме того, с целью повышения общей документационной грамотности сотрудников руководству организации можно порекомендовать проводить периодические мероприятия по повышению квалификации своих сотрудников, привлекать их к участию в образовательных семинарах, курсах по повышению квалификации, программах дополнительного образования, привлекать специалистов из сторонних организаций с целью обмена опытом.
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» не создается экспертной комиссии для организации и проведения экспертизы ценности документов, выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а, следовательно, контроль за правильностью отнесения документов к различным делам не осуществляется. Проведение экспертизы ценности документов в учреждении должно производиться ежегодно работниками соответствующих структурных подразделений (в которых эти документа были заведены). Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом руководителя организации.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации. До проведения в установленном порядке ЭЦД их уничтожение запрещается.
В последующем рекомендуется составить положение об экспертной комиссии, в котором будут определяться ее функции, права и порядок работы. При разработке положения об экспертной комиссии следует руководствоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссия.
В ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» положение об экспертной комиссии, так же как и инструкцию разрабатывает юрист с помощью секретаря. Нужно взять типовое положение об экспертной комиссии. На основании его составить положение об экспертной комиссии для конкретного учреждения, включив туда то, что подходит для учреждения. (ПРИЛОЖЕНИЕ 16). Для введения положения об экспертной комиссии в действие необходимо издать приказ. (ПРИЛОЖЕНИЕ 17).
Первой главой положения об экспертной комиссии будет – общие положения, куда войдут основные понятия работы комиссии.
Вторая глава положения будет содержать функции экспертной комиссии.
Третья глава будет посвящена организации работы экспертной комиссии.
Организация хранения документов очень важна для предприятий, так как документы служат свидетельством истории деятельности организации на разных этапах развития. Для этого необходимо создать архив по всем санитарно-гигиеническим нормам.
Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов.
В целях адаптации документов к температурно-влажностному режиму хранения документы, перед размещением их в хранилище, необходимо подвергнуть акклиматизации в открытой упаковке при температуре (18±2) °С и относительной влажности воздуха (55x10)%.
Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время. Оптимальным температурно-влажностный режим считаются следующие показатели приборов: температура -17–19С0, относительна! влажность воздуха – 50–55 К. Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми термометрами, относительная влажность воздуха – психрометрами или гигрометрами. Контрольно-измерительные приборы следует монтировать на одном щитке и устанавливать на стеллажах в главных проходах хранилищ вдали от отопительных и вентиляционных систем. В помещении необходимо предусмотреть либо приточно-вытяжную вентиляцию либо предусмотрел возможность кондиционирования воздуха.
Освещение помещений хранилищь осуществляют источникам и искусственного света, закрытыми плафонам с гладкой наружной поверхностью.
Не допускается проникание в помещение архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей.
Предприятие не имеет специального выделенного изолированного помещения для хранения архивных документов, оборудованного надлежащим образом. Документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань» необходимо организовать архив и разместить его в специально приспособленном для хранения документов отдельного помещения. Назначить должностное лицо ответственное за архив, которое организует работу архива и несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач. Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.
Заключение
Специалистами в области документационного обеспечения управления не раз отмечалась важность и насущная необходимость в построении и поддержании эффективной системы информационно-документационного обмена внутри организации. Прозрачность и законность делопроизводственных операций не только упрощает управленческий процесс и позволяет реализовать уставные функции, снижает возможность налоговых рисков, но и формирует положительный имидж организации. В связи с этим можно отметить, что деятельность документоведов, специалистов в области работы с документами по построению юридически значимого документооборота в рамках организации представляется выгодой с нескольких позиций: экономической, управленческой, ретроспективной и др.
Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, устав, справка и другие имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организована по определенным правилам.
Документационное обеспечение необходимо в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и др. факторов.
Автором дипломной работы было проведено исследование, направленное на изучение ключевых этапов работы с документами в ГУ СО «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов городского округа Сызрань». В рамках документации в ГУ СО «Центр…» отсутствовал архив, как самостоятельное структурное подразделение с выделением под хранение помещением.
Отмеченные ошибки в оформлении документов и в организации работы с ними в ГУ СО «Центр…» были проанализированы, автором был предложен ряд мер организационного, технического характера, который будет способствовать, упорядочению документооборота, сокращению количества и повышению качества создаваемых документов, созданию предпосылок для эффективного применения прогрессивных информационно-коммуникационных технологий по сбору, обработке и анализу документированной информации, совершенствованию работы аппарата управления:
1. Составить и ввести в действие инструкцию по делопроизводству.
2. Ввести систему дисциплинарных взысканий за нарушение положений инструкции.
3. В целях поддержания в актуальном состоянии профессиональных знаний, навыков и умений сотрудников, имеющих отношение к процессам документирования и работе с документами, имеющих отношение к процессам документирования и работе с документами, периодически проводить обучающие семинары с привлечением как сторонних специалистов, так и коллег из государственных структур для обмена опытом.
4. Все копии документов на бумажном носителе привести в электронную форму, путем сканирования, составит на них единую справочную базу.
5. Создать экспертную комиссию.
6. Следует ввести службу ДОУ, которая будет самостоятельным подразделением.
7. Создать условия для формирования и работы архива.
8. Ввести политику проведения на регулярной основе проверок знаний локальных нормативных правовых актов организации, инструкций и нормативных документов.