Карточки лицевых счетов открываются на каждый год: по действующим организациям с начала года, по вновь образованным или переданным из другой налоговой инспекции - с момента их постановки на учет в данной налоговой инспекции.
Исчисление сумм налогов и других обязательных платежей производится самими налогоплательщиками - организациями или органами, выдающими разрешительные документы на право осуществления определенных видов деятельности в порядке и сроки, установленные соответствующими законами Российской Федерации и инструкциями по применению этих законов, утвержденных Госналогслужбой России по согласованию с Минфином России.
Налогоплательщик обязан вести в установленном порядке учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, необходимый для исчисления и уплаты налогов и представлять в налоговый орган по месту учета в установленном порядке справки об авансовых платежах, налоговые расчеты и декларации. Поскольку в соответствии с положениями Налогового кодекса уплата соответствующих налогов производится по каждому месту учета, т.е. месту нахождения организации, месту нахождения ее филиала или представительства, месту нахождения имущества, подлежащего налогообложению, налоговые расчеты должны представляться по каждому месту учета. Налогоплательщик обязан указывать свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе.
Учет начисленных к уплате сумм в лицевых счетах плательщика осуществляется на основании следующих документов:
- справки об авансовых взносах по налогу на прибыль;
- уточненные справки об авансовых взносах по налогу на прибыль;
- налоговые декларации (расчеты) (приложение!) налогоплательщиков о платежах в бюджет, представляемые в установленные законодательством сроки;
- дубликат патента на право применения упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности субъектом малого предпринимательства;
- расчет единого налога с совокупного дохода (валовой выручки) субъекта малого предпринимательства, и расчет по единому налогу с вмененного дохода;
- уточненные декларации (расчеты);
- решения по актам выездных проверок;
- решения по результатам камеральных проверок;
- постановления по делам об административных правонарушениях;
Начисленные к уплате суммы налогов и других платежей отражаются в лицевых счетах плательщиков на основании выше перечисленных документов. На всех документах о начислении платежей указывается дата произведенной записи и ставится подпись лица, производившего эти записи.
Реквизиты на документах, заполняемые налогоплательщиком:
- наименование, идентификационный номер налогоплательщика, реквизиты кредитной организации и расчетный счет налогоплательщика;
- дата составления расчета;
- подписи руководителя и главного бухгалтера организации;
- оттиск печати организации;
Реквизиты, заполняемые налоговым инспектором:
- дата получения расчета налоговой инспекцией;
- отметка инспектора отраслевого отдела о суммах исчисленных к уплате, доплате, уменьшению, с указанием установленного срока уплаты, о суммах исчисленных к возмещению - с указанием бюджета, срока и пункта нормативно- правого акта, на основании которого производится возмещение;
- дата проведения камеральной проверки, представленных расчетов. В решениях по результатам камеральных проверок и решениях о применении к налогоплательщику штрафных санкций за несвоевременное представление налоговых расчетов, реквизиты заполняемые инспектором камеральных проверок:
- дата утверждения решения;
- отметка инспектора отдела камеральных проверок о доначисленных (уменьшенных) суммах платежей с указанием срока уплаты.
Если проводку в лицевые счета начисленных сумм осуществляют отделы камеральных (на основании представленных расчетов) или выездных проверок (на основании актов проверок), руководители госнологинспекций устанавливают приказом по ГНИ ответственность указанных функциональных отделов за своевременность и полноту проведенных начислений. В данном приказе должны быть регламентированы сроки проведения начисленных сумм по отчетам, декларациям, справкам, расчетам к доплате (уменьшению), а также по актам выездных или результатам камеральных проверок, поскольку при несвоевременной проводке в лицевые счета начисленных сумм возникаютнеобоснованные переплата или недоимка, и искажается сальдо расчетов с бюджетом налогоплательщика.
При наличии сети автоматизированной связи между отделами, начисленные и доначисленные суммы налогов (платежей) из функционального отдела передаются в отдел учета и отчетности по сети с выводом на печать.
После разноски начислений по лицевым счетам на налоговом расчете делается отметка, что начисление произведено.
Суммы налогов и платежей, начисленных " к уменьшению" или " к доплате " по текущему и за предыдущие годы на основании уточненных расчетов, представленных самим налогоплательщиком проводятся в лицевых счетах не позднее следующего рабочего дня после получения соответствующего документа.
При этом дата записи должна в обязательном порядке соответствовать дате фактического ввода уточненного расчета в лицевой счет налогоплательщика, датой документа считается дата представления уточненного расчета в госналогинспекцию."Срок уплаты" в лицевом счете по уточненным расчетам "к уменьшению" или "к доплате" проводится датой установленного срока уплаты за соответствующие периоды, по которым вносятся исправления (срок уплаты, установленный для первоначального расчета).
При подсчете общей суммы начисленных к уплате налогов, пеней и налоговых санкций по текущему году, указанные перерасчеты включаются в начисления текущего года. Начисление (сложение) пеней на доначисленную (уменьшенную) сумму производится со следующего за установленным законодательством дня уплаты налога или сбора за соответствующий период (срок уплаты, для первоначального расчета).
Сальдо расчетов с бюджетом по состоянию на 1.01 текущего года изменению не подлежит, а начисленные к уменьшению или к доплате суммы за предыдущие годы, в том числе и по пеням, которые подлежат пересчету по измененным расчетам, проводятся в лицевом счете по дате представления уточненных расчетов в налоговый орган.
В решениях налоговых органов по актам выездных проверок, передаваемых в отдел учета и отчетности для проведения начислений в лицевые счета налогоплательщика, функциональным отделом должны быть указаны доначисленные (уменьшенные) суммы налогов, пеней, налоговые санкции и срок уплаты доначисленных (уменьшенных) сумм.Записи о доначислении (уменьшении) платежей по актам выездных проверок и результатам камеральных проверок производятся не позднее трех рабочих дней с момента их поступления в отделы учета и отчетности. После разноски в лицевые счета доначисленных (уменьшенных) сумм на решении делается отметка о проведенной операции и решения возвращаются в отделы камеральных и документальных проверок.
Документы об уплате зачете или возврате платежей, предоставляемые кредитными организациями, органами федерального казначейства, финансовыми органами и налогоплательщиками (приложение2):
- дополнительное платежное поручение, представленное налогоплательщиком в налоговый орган с отметкой кредитной организации о дате списания средств с расчетного счета налогоплательщика и выписка лицевого счета из банка;
- копии платежных поручений налогоплательщика на перечисление средств в бюджет, полученные из органов федерального казначейства и финансовых органов с отметкой кредитной организации об исполнении платежного поручения налогоплательщика;
- копии квитанций банков об уплате, если налоговые платежи осуществляются наличными денежными средствами через их отделения;
- копии инкассовых распоряжений, выставленных налоговыми органами;
- полноформатные электронные документы, имеющие юридическую силу в случае, если в регионе применяется система электронных платежей;
- мемориальные ордера о частичной уплате;
- почтовые извещения;
-объявление (ордер) об изъятии наличных денежных средств с указанием в реквизите " назначение взноса" наименование налога, срока уплаты, даты и номера об изъятии наличных денег налоговым инспектором;
- исполненные заключения по форме N21 о зачете или возврате платежей;
- документы, подтверждающие проведение различных видов зачетов по федеральному бюджету, доведенные Госналогслужбой России или Минфином России;
- документы о взаимозачетах по бюджету субъекта Российской Федерации;
- уведомления о проведенных зачетах (перерасчетах). У индивидуальных предпринимателей, имеющих идентификационный номер, отражение зачисленных в бюджеты сумм платежей также производится на основании вышеназванных документов.