Данное положение на ОДО «Севский маслодел» нарушается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир должен тщательно проверить правильность его оформления, наличие и подлинность подписей. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, его основные реквизиты записываются в ордер. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте РКО бухгалтерия указывает фамилию, имя, отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к РКО. Далее ордер регистрируется в журнале регистрации РКО, данный документ ведется аналогично журналу регистрации приходных кассовых ордеров. Деньги из кассы выдают также на основании платежных ведомостей при выдаче заработной платы. Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы. Все РКО регистрируются в кассовой книге.
Учет движения денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге. ОДО «Севский маслодел» ведет только одну кассовую книгу. Эта книга прошнурована, опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы, также на последней странице стоит количество страниц, дата начала ведения данной книги. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в финансовый отдел второй отрывной лист кассовой книги в качестве отчета о кассовых операциях за день (с приложениями к нему приходных и расходных кассовых документов). Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ОДО «Севский маслодел».
Приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга ведется ручным способом. В сроки, определенные руководством (один раз в месяц), в соответствии с нормативными актами, в кассе производят инвентаризацию наличности. Результат такой инвентаризации оформляют актом.
ОДО «Севский маслодел» при осуществлении расчетов с другими организациями должен руководствоваться необходимыми нормативными документами, так как Указании ЦБ РФ «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» от 14.11.2001 г. №1050-У, устанавливает предельные размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, для предприятий потребительской кооперации, предприятий торговли и т.д. В настоящий момент предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу на территории РФ установлен в размере 60000 рублей.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ. В 2000 году на территории России был принят новый План счетов, который представляет собой тему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и номера синтетических счетов и субсчетов.
Положение по ведению бухгалтерского учета «Учетная политика» (ПБУ 1/98) предполагает конкретное ведение учета затрат на производство на данном предприятии ОДО «Севский маслодел» На его основании руководитель организации и главный бухгалтер издают Приказ «Об учетной политике», в котором отражается и метод учета.
Что касается учета денежных средств, то особое внимание в учетной политике придается ведению операций, связанных валютой и порядком отражения на счетах бухгалтерского учета курсовых разниц. Так, согласно ПБУ 3/2000 стоимость активов и обязательств организации может быть выражена в иностранной валюте, для отражения в учете и отчетности подлежит пересчету в рубли. Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится по курсу ЦБ РФ для этого вида валюты по отношению к рублю. Пересчет стоимости денежных знаков в кассе ОДО «Севский маслодел» и на счетах в кредитных организациях, выраженной в валюте, может производиться кроме того по мере изменения курсов валюты, контролируемый ЦБ РФ.
Завершающим этапом организации учета является установление отчетности, которая должна давать достоверное и полное представление о финансовом состоянии организации и т.д. Для составления отчетности отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода. При составлении отчетности за отчетный год отчетным годом является календарный год с 01.01. по 31.12 включительно. В отчетности должны быть расширены данные о движении денежных средств в отчетном периоде, характеризуемом наличие и расходование денежных средств в организации.
Отчет о движении денежных средств должен характеризовать изменения в финансовом положении организации в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Датой представления бухгалтерской отчетности считается для ОДО «Севский маслодел» день ее почтового отправления или день фактической передачи ее по принадлежности. Если дата представления бухгалтерской (финансовой) отчетности приходится на нерабочий день, то сроком представления считается первый следующий за ним рабочий день.
Денежные средства ОДО «Севский маслодел» находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д. Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы ОДО «Севский маслодел» При ведении кассовых операций предприятие должно руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением ЦБ РФ от 22 сентября 2003 г. №40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 2003 года №18.
Наличные деньги, принятые от ОДО «Севский маслодел» в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются непосредственно в учреждения банков. В отдельных случаях ОДО «Севский маслодел» имеет право хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства. В таких случаях ОДО «Севский маслодел» необходимо соблюдать следующие условия:
– данные сверхлимитные средства быть предназначены для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;
– срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке;
– указанные сверхлимитные остатки должны быть получены в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в его кассу.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге (форма №КО-4). В обязанность кассира ОДО «Севский маслодел» входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, главного бухгалтера ОДО «Севский маслодел» или лица, его заменяющего.
В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию ОДО «Севский маслодел» в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ОДО «Севский маслодел»
Рабочий план счетов бухгалтерского учета ОДО «Севский маслодел» разработан на основе типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденного Министерством финансов РФ.
Учет денежных средств на предприятии осуществляется: наличных денег – счет 50 «Касса» с ведением кассовой книги (КО-4); безналичные расчеты – счет 51 «Расчетный счет» и субсчет 2 «Чековые книжки» счета 55 «Специальные счета в банках» и счета 57 «Переводы в пути» Чековая книжка выдана директору ОДО «Севский маслодел». Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50, к которому открыты субсчета: 50.1. – касса организации; 50.2 – операционная касса; 50.3 – денежные документы. Однако несмотря на то, что рабочим планом счетов предусмотрено 3 субсчета к счету 50 «Касса», операции ведутся лишь по первому субсчету. На с/счете 1 учитываются наличные денежные средства в кассе организации. По дебету с/счета 50.1 отражается поступление денег в кассу. Поступление денежных средств в кассу ОДО «Севский маслодел» осуществляется: с расчетного счета в банке (заработная плата, пособия, хозяйственные расходы и т.д.); с платежей наличными от клиентов за оформление договоров рекламных, полиграфических и других услуг предоставляемых ОДО «Севский маслодел». При поступлении денежных средств в кассу бухгалтером-кассиром оформляется приходный кассовый ордер, квитанция от которого отдается вносителю денег.