На титульном листе расчетно-платежной ведомости указывается общая сумма, подлежащая выплате по данной ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации и бухгалтером. В конце ведомости указываются суммы фактически выплаченной и депонированной заработной платы.
Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций, а именно: расчетного документа, платежного документа, и регистра аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.
Журнал операций расчетов по оплате труда является регистром синтетического учета. К нему прилагаются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, записки-расчеты и др.).
Больничные листки (листки нетрудоспособности) подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года.
Оплата труда работников является, несомненно, одной из наиболее распространенных операций бюджетных учреждений. Поэтому правильное отражение таких операций в бюджетном учете очень важно для построения всей системы учета данной организации.
Основным нормативным документом, определяющим порядок ведения бюджетного учета в администрации, является Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина от 10 февраля 2006г. № 25н.
Основные бухгалтерские записи, производимые в бухгалтерии администрации при начислении заработной платы и других выплат, следующие:
1) Начислена заработная плата штатным сотрудникам:
Дебет счета 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате»
Кредит счета 1 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате».
2) Начислена оплата труда внештатному персоналу (выплаты по договорам оказания услуг):
Дебет счета 1 401 01 226 «Расходы на прочие услуги»
Кредит счета 1 302 09 730 «»Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг»
3) Начислено пособие по временной нетрудоспособности:
- за первые два дня оплаты больничного листа (за счет средств администрации):
Дебет счета 1 401 01 211 «Расходы по заработной плате»
Кредит счета 1 302 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по заработной плате»;
- за счет средств Фонда социального страхования:
Дебет счета 1 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»
Кредит счета 1 302 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда».
4) Начислено выходное пособие:
Дебет счета 1 401 01 262 «Расходы на пособия по социальной помощи населению»
Кредит счета 1 302 16 730 «Увеличение кредиторской задолженности по социальной помощи населению».
5) Удержан из заработной платы налог на доходы физических лиц:
Дебет счета 1 302 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 1 303 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц».
6) Начислен единый социальный налог:
Дебет счета 1 401 01 213 «Расходы на начисления на оплату труда»
Кредит счета 1 303 02 730 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации».
7) Перечислен налог на доходы физических лиц:
Дебет счета 1 303 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»
Кредит счета 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате».
8) Перечислен единый социальный налог:
Дебет счета 1 303 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации»
Кредит счета 1 304 05 213 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по начислениям на оплату труда».
1.4 Бухгалтерский учет удержаний из заработной платы и расчетов по социальному страхованию в организации
В соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работников могут производиться только в случаях, предусмотренных данным Кодексом и иными федеральными законами.
В зависимости от оснований различаются три вида удержаний, производимых из начисленных в пользу физических лиц сумм заработной платы и прочих вознаграждений:
- обязательные;
- по инициативе работодателя;
- по соглашению между работником и бюджетным учреждением - плательщиком дохода.
К обязательным удержаниям относятся:
- налог на доходы физических лиц (регулируется гл. 23 части второй НК РФ);
- алименты;
- административные штрафы и прочие суммы по исполнительным документам в пользу юридических и физических лиц (регулируется Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, принятым Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ, а также Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 119-ФЗ «Об исполнительном производстве»);
Удержания по инициативе работодателя в соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ могут производиться в следующих случаях:
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или в иных случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие
счетных ошибок;
- за причиненный материальный ущерб.
Производимые из выплачиваемых в пользу физических лиц сумм удержания должны оформляться надлежащим образом. То есть они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя (администрации), рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
В первую очередь рассчитываются и производятся обязательные удержания. Их последовательность должна быть в порядке перечисления: налог на доходы физических лиц, алименты, прочие удержания по исполнительным листам согласно календарным датам их поступления в организацию.
Такая очередность удержаний определяется конституционной обязанностью всех граждан платить законодательно установленные налоги, а также приоритетностью удержаний алиментов на содержание несовершеннолетних детей или других недееспособных (ограниченно дееспособных) лиц перед другими видами удержаний.
Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 Налогового кодекса РФ (для налога на доходы физических лиц), а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации администрацией согласно требованиям Закона об исполнительном производстве.
Налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, по которым установлены разные налоговые ставки.
Налогообложению по ставке 13 процентов подлежат доходы, выраженные как в денежной, так и в натуральной формах, а также в виде материальной выгоды.
К доходам в денежной форме относятся суммы выплат по заключенным с физическими лицами трудовым договорам и договорам гражданско-правового характера.
В соответствии с налоговым законодательством не подлежат налогообложению: государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности, пособия по безработице, беременности и родам, иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством, суммы единовременной материальной помощи.
Кроме того, в целях налогообложения совокупный объект налогообложения подлежит уменьшению на сумму налоговых вычетов.
Согласно Налоговому кодексу РФ организация вправе предоставлять своим работникам, получающим от них доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, следующие вычеты:
1) стандартные налоговые вычеты:
- на самого работника в размере 400 рублей за каждый месяц календарного года. При этом налоговый вычет действует до месяца, в котором доход, исчисленный нарастающим итогом с начала года, превысил 20000 рублей;
- на содержание каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, в размере 600 рублей. Налоговый вычет действует до месяца, в котором совокупный доход работника превысил 40 000 рублей.
Стандартный налоговый вычет на содержание детей предоставляется на основании письменного заявления работника с приложением документов, подтверждающих право на получение данного вычета.
2) социальные налоговые вычеты:
- на суммы, уплаченные за свое обучение в образовательных учреждениях, а также за обучение своих детей в возрасте до 24 лет в размере фактически произведенных расходов, но не более 50000 рублей;
- на суммы, уплаченные за услуги по лечению, стоимость медикаментов, при этом общая сумма налогового вычета не может превышать 50000 рублей.
Социальные вычеты предоставляются не администрацией, а налоговыми органами на основании письменного заявления при подаче налоговой декларации по окончании налогового периода.
3) имущественный налоговый вычет в сумме, израсходованной физическим лицом на новое строительство или приобретение на территории
Российской Федерации жилого дома, квартиры, или доли (долей) в них.
На бюджетные учреждения, являющиеся в данном случае налоговыми агентами, возложена обязанность удерживать начисленные суммы налога непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате. При этом удерживаемая сумма не должна превышать 50% начисленных в пользу получателя выплат. Если сумма налога превышает такие пределы, то удержания производятся за счет последующих выплат.
Исчисленные и удержанные суммы налога на доходы физических лиц в соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ должны быть уплачены по принадлежности в доход соответствующего бюджета не позднее: