- протоколы, приказы руководящих органов аудируемого лица и другие внутренние инструктивные документы;
- акт (накладная) приемки-передачи основных средств — ф. ОС-1;
- акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов — ф. ОС-3;
- акт на списание основных средств — ф. ОС-4;
- акт на списание автотранспортных средств — ф. ОС-4а;
- инвентарная карточка учета основных средств — ф. ОС-6;
- акт о приемке оборудования — ф. ОС-14;
- акт приемки-передачи оборудования в монтаж — ф. ОС-15;
- акт о выявленных дефектах оборудования — ф. ОС-16.
- журналы-ордера №№ 13, 10 и 10/1 — для ведения синтетического учета движения основных средств и их износа, а при использовании компьютерных информационных технологий — машинограммы дебетовых и кредитовых оборотов по сч. 01, 02;
- главная книга;
- баланс (ф. № 1);
- отчет о прибылях и убытках (ф. № 2);
- приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5);
- результаты анализа ФХД аудируемого лица;
- устные высказывания сотрудников аудируемого лица и третьих лиц;
- сопоставление одних документов аудируемого лица с другими, а также сопоставление документов аудируемого лица с документами третьих лиц;
- результаты инвентаризации имущества аудируемого лица;
- результаты проверок внутренними и внешними контролирующими органами.
1.3 Синтетический и аналитический учет основных средств
В соответствии с ПБУ 6/01 в бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию с учетом существенности как минимум следующая информация: о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по основным группам основных средств на начало и конец отчетного года; о движении основных средств в течение отчетного года по основным группам (поступление, выбытие и т.п.). Указанные сведения должны содержаться в приложении к бухгалтерскому балансу (ф. № 5). Кроме того, в пояснительной записке к годовому отчету должна быть раскрыта следующая информация [24, с. 258]:
- о способах оценки объектов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами;
- об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (достройка, дооборудование, реконструкция, частичная ликвидация и переоценка объектов);
- о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);
- об объектах основных средств, стоимость которых не погашается;
- об объектах, предоставленных и полученных по договору аренды;
- о способах начисления амортизационных отчислений по отдельным группам объектов основных средств.
Аналитический учет основных средств. Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки (форма № ОС-6 - инвентарная карточка учета объектов основных средств; форма № ОС-6а - инвентарная карточка группового учета объектов основных средств; форма № ОС-6б - инвентарная книга учета объектов основных средств - для объектов основных средств малых предприятий).
Карточка состоит из семи разделов. В них указывают сведения об объекте на дату передачи (год выпуска, последнего капитального ремонта, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации и остаточной стоимости), данные об объекте на дату принятия к учету (первоначальная стоимость и срок полезного использования) и о переоценках (сроки, коэффициенты пересчета и восстановительная стоимость), сведения о приемке, внутренних перемещениях и выбытии объектов, об изменениях первоначальной стоимости объектов, затратах на ремонт и краткую индивидуальную характеристику объекта. Инвентарные карточки формы № ОС-6 составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Карточки формы № ОС-6а используются для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями. Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов о приеме-передаче, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации. По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) - дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств. В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.
Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществляется на следующих счетах [24, с. 268]:
01 «Основные средства» (активный);
02 «Амортизация основных средств» (пассивный);
91 «Прочие доходы и расходы» (активно-пассивный).
Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду. Стоимость основных средств, поступивших в качестве вклада в уставный капитал, оформляют бухгалтерскими записями:
Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями».
Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»)
Основные средства, приобретенные за плату у других организаций и лиц, а также созданные в самой организации, отражают по дебету счета 01 и кредиту счета 08. Безвозмездно принятые основные средства приходуют по дебету счетов 08 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-2 «Безвозмездные поступления». Стоимость безвозмездно полученных основных средств по мере начисления амортизации по ним списывается с субсчета 98-2 «Безвозмездные поступления» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». Следовательно, по безвозмездно принятым основным средствам составляются следующие бухгалтерские записи:
Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» на первоначальную стоимость
Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» на первоначальную стоимость
Дебет счетов учета затрат (25, 26 и др.) Кредит счета 02 «Амортизация основных средств» ежемесячно на сумму амортизации
Дебет счета 98 «Доходы будущих периодов» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» ежемесячно на сумму амортизации
При выбытии основных средств накопленная амортизация по объекту списывается в уменьшение его первоначальной стоимости. При этом дебетуют счет 02 «Амортизация основных средств» и кредитуют счет 01. При выбытии основных средств вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается со счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». Кроме того, по дебету счета 91 отражают все расходы, связанные с выбытием основных средств, а по кредиту — все поступления, связанные с выбытием основных средств (выручка от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объектов, и др.). Таким образом, на счете 91 формируется финансовый результат от выбытия основных средств. Ежемесячно этот финансовый результат списывается со счета 91 на счёт 99 «Прибыли и убытки» [24, с. 270].
Бухгалтерские записи по списанию основных средств:
Дебет счета 02 «Амортизация основных средств» Кредит счета 01 «Основные средства» на сумму амортизации объекта
Дебет счета 91 Кредит счета 01 на остаточную стоимость объекта
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на расходы по демонтажу объекта
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит других счетов на расходы по демонтажу объекта
Дебет счета 10 «Материалы» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» на стоимость полученных от списания объекта материалов
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит счета 99 «Прибыли и убытки» на сумму прибыли от списания объектов
Дебет счета 99 «Прибыли и убытки» Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму убытка от списания объекта
При продаже основных средств их продажную стоимость отражают по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно остаточную стоимость основных средств списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91, а сумму амортизации по проданным основным средствам - в дебет счета 02 «Амортизация основных средств» и кредит счета 01. В дебет счета 91 списывают также НДС по основным средствам (с кредита счета 68 «Расчеты по налогам и сборам») и расходы по продаже основных средств с кредита счетов 23 «Вспомогательные производства» и др.
При безвозмездной передаче основных средств их остаточную стоимость списывают с кредита счета 01 в дебет счета 91, а сумму амортизации — с кредита счета 01 в дебет счета 02. Расходы по демонтажу, упаковке, транспортировке и др. по безвозмездно передаваемым объектам отражают по дебету счета 91 с кредита соответствующих расчетных и других счетов. Финансовый результат от безвозмездной передачи основных средств списывают со счета 91 на счет 99 «Прибыли и убытки».